將 Hangouts Chat 訊息設為訴訟保留狀態

為遵循法規或履行保存義務,您可以設定訴訟保留狀態,無限期保存資料。

如果設有訴訟保留的帳戶遭到使用者刪除資料,即便資料會從使用者的檢視畫面中移除,相關資料仍會留存在保管箱中。只要訴訟保留設定還在,您就可以搜尋和匯出該資料。

如果您的 G Suite 管理員在管理控制台刪除某位使用者的帳戶,則所有人都無法在保管箱中存取該使用者的資料,也無法復原這些資料。如果您想要保留使用者的資料,或將其設為訴訟保留,該使用者必須同時擁有 G Suite 和保管箱授權。進一步瞭解保管箱授權

如要進一步瞭解訴訟保留功能,請參閱訴訟保留常見問題

有關 Hangouts Chat 與訴訟保留功能的重要資訊

須開啟記錄功能才能為即時訊息套用保留規則和訴訟保留

保留規則和訴訟保留一律會套用至聊天室,但只有在記錄功能已開啟的情況下才會套用至即時訊息。G Suite 管理員可以控制是否開啟記錄功能,也可以交由使用者自行決定。

只有處於訴訟保留狀態的使用者曾傳送訊息的聊天室對話會獲得保存

當您為使用者套用訴訟保留狀態時,保管箱只會保留該使用者傳送過至少一則訊息的對話。 如果使用者並未實際參與某個聊天室的對話,即使他曾經瀏覽過相關訊息,保管箱也不會將這些對話納入訴訟保留範圍。
不過,凡是處於訴訟保留狀態的使用者所收到的即時訊息,都一律會列入訴訟保留,無論使用者是否給予回覆。

您無法將整個聊天室設為訴訟保留項目

Hangouts Chat 中的聊天室無法限制只讓個別機構單位的使用者參與對話,也就是說,您網域中的使用者可以收到任何聊天室的邀請。 如果在聊天室中傳送訊息的使用者並無任何人處於訴訟保留狀態,保管箱就不會保留該聊天室的對話。
使用者可以查看處於訴訟保留狀態的訊息

在您建立訴訟保留後,使用者仍可查看已納入訴訟保留的訊息,即使保留規則已從使用者的檢視畫面中移除訊息也一樣。

將 Hangouts Chat 訊息設為訴訟保留狀態

  1. 建立或開啟要包含訴訟保留的案件
  2. 按一下 [建立訴訟保留]
  3. 輸入訴訟保留的專屬名稱。
  4. 選擇訴訟保留的類型:[Hangouts Chat]
  5. 點選向下箭頭,選擇將訴訟保留的範圍設為個別帳戶或整個機構單位:
    • 帳戶:輸入一或多個要設定帳戶訴訟保留的電子郵件地址。
    • 機構:從下拉式清單中選擇機構單位。
  6. (選用) 勾選對應的方塊,將聊天室對話納入訴訟保留適用範圍。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立訴訟保留。

修改 Hangouts Chat 現有訴訟保留的設定

您可以變更訴訟保留的部分條件,但無法變更資料類型。

  1. 開啟包含訴訟保留的案件。
  2. 按一下訴訟保留,然後按一下 [編輯訴訟保留]
  3. 修改下列任一條件:
    • 帳戶:新增或移除帳戶或機構單位。您無法在套用到機構單位的訴訟保留中新增帳戶,也無法在套用到個別帳戶的訴訟保留中新增機構單位。此外,如果您移除所有使用者,系統會提示您刪除訴訟保留。
    • 一併包括聊天室中的相關對話:您可以視需求變更這項設定,選擇納入或排除聊天室對話。
  4. 按一下 [儲存]

 

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