Applicare un blocco ai messaggi di Google Chat e della versione classica di Hangouts

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery di Google Workspace, puoi utilizzare i blocchi per conservare i messaggi di Chat e della versione classica di Hangouts a tempo indeterminato e adempiere così a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco ad account individuali o a tutti gli account di un'unità organizzativa. I blocchi hanno la priorità sulle regole di conservazione, quindi i dati soggetti a blocco sono protetti dalle regole standard per la governance delle informazioni che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se un utente soggetto a blocco elimina i messaggi, questi vengono rimossi dalla sua visualizzazione, ma restano disponibili per Vault. Fintanto che il blocco sarà in vigore, i dati saranno esportabili e disponibili per la ricerca.

Se l'amministratore di Google Workspace elimina un account utente nella Console di amministrazione, i suoi dati non sono più disponibili in Vault e non possono essere ripristinati. Puoi sottoporre a blocco o conservare i dati di un utente solo se quest'ultimo ha sia la licenza di Google Workspace sia quella di Vault. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Per ulteriori informazioni sui blocchi, consulta le domande frequenti.

Informazioni importanti sui blocchi per Chat e per la versione classica di Hangouts

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Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi solo se la cronologia è attiva

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali con risposte in thread (conversazioni). Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti, ai messaggi di gruppo e alle stanze virtuali con conversazioni non in thread solo quando la cronologia è attiva.

Un amministratore di Google Workspace può stabilire se la cronologia è attiva o meno oppure può consentire agli utenti di decidere.

Bloccare i messaggi negli spazi di Chat

A differenza delle regole di conservazione di Chat, i blocchi possono essere applicati solo a singoli account o unità organizzative. I blocchi non possono essere impostati esclusivamente per gli spazi di Chat. Tuttavia, puoi includere i messaggi negli spazi di Chat associati agli account soggetti a blocco selezionando una casella quando crei il blocco.

Casella non selezionata (impostazione predefinita) Casella selezionata
  • Messaggi diretti in Chat e nella versione classica di Hangouts
  • Messaggi nelle chat di gruppo di Chat creati prima dell'inizio di dicembre 2020
  • Conversazioni di gruppo nella versione classica di Hangouts

Tutti i messaggi quando la casella non è selezionata, più determinati messaggi* negli spazi seguenti:

  • Stanze virtuali con conversazioni in thread (stanze virtuali con messaggi organizzati in conversazioni)
  • Stanze virtuali con conversazioni non in thread
  • Le chat di gruppo di Chat create dopo l'inizio di dicembre 2020. Nota: se la tua organizzazione utilizza ancora la versione classica di Hangouts, questi messaggi vengono sincronizzati con la versione classica di Hangouts e saranno inclusi nei blocchi per impostazione predefinita fino alla disattivazione della versione classica di Hangouts.

*I messaggi negli spazi di Chat che Vault include in un blocco dipendono dal tipo di spazio di Chat:

  • Stanze virtuali con conversazioni in thread: Vault blocca una conversazione se un utente soggetto a un blocco ha inviato almeno un messaggio e la stanza virtuale è stata creata da un membro della tua organizzazione. Le conversazioni in cui l'utente non era un partecipante attivo non sono coperte dal blocco, anche se l'utente potrebbe aver visualizzato i messaggi.
  • Stanze virtuali con conversazioni non in thread: Vault blocca tutti i messaggi se un utente soggetto a blocco era membro della stanza virtuale, anche se non ha inviato alcun messaggio. Se tutti gli utenti soggetti a blocco lasciano una stanza virtuale, vengono inclusi nel blocco solo i messaggi inviati prima dell'uscita dalla stanza virtuale dell'ultimo utente soggetto al blocco.
  • Chat di gruppo in Chat create dopo l'inizio di dicembre 2020: Vault blocca i messaggi se un utente soggetto a blocco era membro della chat di gruppo, anche se non ha inviato alcun messaggio. Se tutti gli utenti soggetti a blocco lasciano una chat di gruppo, vengono inclusi nel blocco solo i messaggi inviati prima dell'uscita dalla chat dell'ultimo utente soggetto al blocco.
  • Spazi di Chat esterni: i blocchi non vengono applicati ai messaggi inviati negli spazi di Chat di proprietà di un'altra organizzazione.

I messaggi diretti e la maggior parte dei messaggi di gruppo inviati a un utente soggetto a blocco vengono trattenuti nel blocco anche se l'utente non risponde o se è un utente esterno.

I messaggi sottoposti a blocco sono sempre visibili per gli utenti di Vault che dispongono dei privilegi di accesso necessari

Quando un messaggio sottoposto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi. Tuttavia, un utente con i privilegi appropriati può utilizzare Vault per cercare, visualizzare ed esportare il messaggio.

I file allegati direttamente ai messaggi di Chat sono soggetti ai blocchi di Chat

Quando un utente condivide un file archiviato su Drive, ad esempio un documento, un foglio o un PDF, Chat inserisce un link anziché allegare una copia del file al messaggio. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso quando applichi un blocco ai messaggi di Chat. Per bloccare questi dati, applica un blocco su Drive.

Gli altri tipi di file allegati direttamente a un messaggio di Chat, come PDF, IMG e DOCX, sono soggetti ai blocchi di Chat.

Applicare un blocco ai messaggi di Chat e della versione classica di Hangouts

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

  1. Accedi a https://vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche.
  3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.
  4. Fai clic su BlocchiCrea.
  5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
  6. Fai clic su Scegli il servizioe poi Chat.
  7. Fai clic su Continua.
  8. Seleziona l'ambito del blocco:
    • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.
    • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.
  9. Scegli se vuoi che il blocco includa i messaggi negli spazi di Chat.

  10. Fai clic su Continua.

  11. Fai clic su Crea.

Modificare un blocco sui messaggi di Chat e della versione classica di Hangouts

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Puoi modificare alcuni parametri del blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Chat con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

  1. Accedi a https://vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
  3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dal blocco:
    1. Fai clic su Ambito.
    2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota: non puoi aggiungere account a un blocco applicato a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative a un blocco applicato ad account specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

    3. Fai clic su Continua.
  4. Per modificare l'impostazione del blocco per i messaggi negli spazi di Chat:
    1. Fai clic su Ambito.
    2. Fai clic su ""Includi conversazioni negli spazi di Chat.
  5. Fai clic su Salva.

Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Applicare blocchi per Chat e per la versione classica di Hangouts su ediscovery.google.com

Applicare un blocco a Chat e alla versione classica di Hangouts

  1. Crea o apri la pratica che conterrà il blocco.
  2. Fai clic su Crea blocco.
  3. Inserisci un nome univoco per il blocco. 
  4. Scegli il tipo di blocco:  Chat.
  5. Utilizza la Freccia giù per applicare il blocco ad account individuali o a un'intera unità organizzativa:
    • Account: inserisci uno o più indirizzi email per gli account sottoposti alla misura di blocco.
    • Organizzazione: scegli un'unità organizzativa dal menu a discesa.
  6. (Facoltativo) Seleziona la casella per includere le conversazioni degli spazi di Chat. Per maggiori dettagli, esamina come vengono conservati i messaggi negli spazi di Chat
  7. Fai clic su Salva per creare il blocco.

Modificare un blocco esistente per Chat e per la versione classica di Hangouts

È possibile modificare alcuni dei criteri di un blocco, ma non è consentito modificare il tipo di dati a cui è applicato.

  1. Apri la pratica che contiene il blocco.
  2. Fai clic sul blocco e seleziona Modifica blocco.
  3. Modifica uno o più dei seguenti criteri:
    • Account: aggiungi o rimuovi account o unità organizzative. Non puoi aggiungere account a un blocco applicato a un'unità organizzativa, né aggiungere unità organizzative a un blocco applicato a singoli account. Se rimuovi tutti gli utenti, ti verrà chiesto di eliminare il blocco. 
    • Includi anche le conversazioni associate presenti negli spazi di Chat: modifica questa impostazione nel modo opportuno per includere o escludere i messaggi degli spazi di Chat. Per maggiori dettagli, esamina come vengono conservati i messaggi negli spazi di Chat.
  4. Fai clic su Salva.
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