Aplicar retenciones a mensajes de Google Chat

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente mensajes de Chat mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación. De este modo, los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobernanza de la información estándar para impedir que esas reglas los purguen.

Si un usuario sujeto a una retención elimina mensajes, dejará de verlos. Sin embargo, seguirán estando disponibles en Vault. Mientras la retención esté activa, podrás buscar y exportar todos los mensajes.

Si tu administrador de Google Workspace elimina la cuenta de un usuario en la consola de administración, los datos de ese usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no se podrán restaurar. Si quieres conservar los datos de un usuario, este debe tener asignadas licencias de Google Workspace y de Vault. Consulta cómo conservar datos de usuarios.

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre retenciones.

Información importante sobre las retenciones de Chat

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los mensajes de Chat admitidos en Vault.

Aplicar retenciones a mensajes de Chat

1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos.
3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.
4. Haz clic en RetencionesCrear.
5. Da un nombre único a la retención.
6. Haz clic en Elegir servicio Chat.
7. Haz clic en Continuar.
8. Selecciona el alcance de la retención:
   • Cuentas concretas: indica una o varias direcciones de correo de cuentas o de grupos.
   • Unidad organizativa: selecciona una unidad organizativa.

     Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior, ya que no podrás eliminar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización si lo haces. Más información

9. Elige si quieres que la retención incluya los mensajes de los espacios de Chat.

10. Haz clic en Continuar.

11. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de mensajes de Chat

Puedes modificar algunos parámetros de retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Chat a otro servicio) ni el tipo de permiso (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).

1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
3. Para cambiar las cuentas o unidades organizativas que están sujetas a la retención, sigue estos pasos:
   1. Haz clic en Alcance.
   2. Añade o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.

      Nota: No se pueden añadir cuentas a las retenciones que afectan a una unidad organizativa, ni unidades organizativas a las retenciones que cubren cuentas concretas.

      Si quitas todas las cuentas de una retención, se te pedirá que la elimines.

   3. Haz clic en Continuar.
4. Para cambiar si la retención se aplica a los mensajes de los espacios de Chat, sigue estos pasos:
   1. Haz clic en Alcance.
   2. Haz clic en Incluir conversaciones de espacios de Chat .
5. Haz clic en Guardar.