Aplicar retenciones a mensajes de Google Chat

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente mensajes de Chat mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación. De este modo, los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobernanza de la información estándar para impedir que esas reglas los purguen.

Si un usuario sujeto a una retención elimina mensajes, dejará de verlos. Sin embargo, seguirán estando disponibles en Vault. Mientras la retención esté activa, podrás buscar y exportar todos los mensajes.

Si tu administrador de Google Workspace elimina la cuenta de un usuario en la consola de administración, los datos de ese usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no se podrán restaurar. Si quieres conservar los datos de un usuario, este debe tener asignadas licencias de Google Workspace y de Vault. Consulta cómo conservar datos de usuarios.

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre retenciones.

Si tu administrador de Google Workspace le quita a un usuario su licencia compatible con Vault, las retenciones de Vault ya no podrán evitar que se eliminen los datos del usuario. Los datos que se marquen para eliminarse pueden purgarse de inmediato y no se pueden restaurar. Más información sobre cómo conservar datos de usuarios

Información importante sobre las retenciones de Chat

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los mensajes de Chat admitidos en Vault.

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Qué datos se pueden retener

Pueden conservarse:

  • Mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, enviados con el historial activado en Chat
  • Mensajes directos enviados por usuarios externos a tus usuarios
  • Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes de grupo y los espacios de tu organización

No pueden conservarse:

  • Mensajes enviados con el historial desactivado
  • Archivos enlazados
  • Mensajes de espacios de Chat externos
  • Mensajes de vista previa

Más información sobre servicios y tipos de datos admitidos

Retener mensajes en espacios de Chat

A diferencia de las reglas de conservación de Chat, las retenciones solo se pueden aplicar a cuentas o unidades organizativas concretas. Las retenciones no se pueden establecer exclusivamente en espacios de Chat. Sin embargo, puedes incluir mensajes de los espacios de Chat de los que sean miembros las cuentas con retenciones marcando una casilla cuando crees la retención.

Casilla desmarcada (opción predeterminada) Casilla marcada

Se retienen los siguientes mensajes:

  • MDs en Chat
  • Mensajes en conversaciones de grupo de Chat que se hayan creado antes de principios de diciembre del 2020

Vault conserva los MDs y los mensajes de grupo que se envían a un usuario con una retención, aunque el usuario no haya respondido o el remitente sea un usuario externo.

Se retienen todos los mensajes que se retienen cuando la casilla está desmarcada, además de los mensajes de los siguientes espacios:

  • Espacios organizados en conversaciones (espacios que tienen mensajes en conversaciones)
  • Espacios no organizados en conversaciones

Vault conserva todos los mensajes de un espacio de Chat si un usuario sujeto a una retención era miembro de ese espacio, aunque el usuario no haya enviado ningún mensaje. Si todos los usuarios sujetos a una retención abandonan un espacio de Chat, solo se incluirán en la retención los mensajes enviados antes de que el último usuario sujeto a una retención dejara el espacio. Si un usuario con una retención vuelve a unirse al espacio más tarde, todos los mensajes, incluidos los que se hayan enviado cuando ningún usuario con retenciones era miembro, se incluirán en la retención.

Nota: Las retenciones no se aplican a los mensajes enviados en espacios de Chat que pertenezcan a otra organización.

Los mensajes eliminados sujetos a una retención siempre se pueden ver en Vault, pero no son visibles para los usuarios

Si un usuario o una regla de conservación eliminan un mensaje sujeto a una retención, ese usuario ya no podrá verlo, pero el mensaje no se purga. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes usar Vault para buscar mensajes, previsualizarlos y exportarlos.

Aplicar retenciones a mensajes de Chat

  1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos.
  3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en RetencionesCrear.
  5. Da un nombre único a la retención.
  6. Haz clic en Elegir servicioy luego Chat.
  7. Haz clic en Continuar.
  8. Selecciona el alcance de la retención:
    • Cuentas concretas: indica una o varias direcciones de correo de cuentas o de grupos.
    • Unidad organizativa: selecciona una unidad organizativa.

      Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior, ya que no podrás eliminar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización si lo haces. Más información

  9. Elige si quieres que la retención incluya los mensajes de los espacios de Chat.

  10. Haz clic en Continuar.

  11. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de mensajes de Chat

Puedes modificar algunos parámetros de retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Chat a otro servicio) ni el tipo de permiso (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).

  1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
  3. Para cambiar las cuentas o unidades organizativas que están sujetas a la retención, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Alcance.
    2. Añade o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.

      Nota: No se pueden añadir cuentas a las retenciones que afectan a una unidad organizativa, ni unidades organizativas a las retenciones que cubren cuentas concretas.

      Si quitas todas las cuentas de una retención, se te pedirá que la elimines.

    3. Haz clic en Continuar.
  4. Para cambiar si la retención se aplica a los mensajes de los espacios de Chat, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Alcance.
    2. Haz clic en Incluir conversaciones de espacios de Chat .
  5. Haz clic en Guardar.

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