Nachrichten aus Google Chat und dem klassischen Hangouts auf „Hold“ setzen

Bei E-Discovery-Projekten für Google Workspace können Sie Nachrichten aus Google Chat und dem klassischen Hangouts mithilfe von Holds zeitlich unbegrenzt aufbewahren, beispielsweise um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wenn ein Nutzer, der auf „Hold“ gesetzt ist, Nachrichten löscht, werden diese aus seiner Ansicht entfernt, sind aber in Vault weiterhin verfügbar. Solange der Hold besteht, können Sie alle Nachrichten suchen und exportieren.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator das Konto eines Nutzers in der Admin-Konsole löscht, sind dessen Daten nicht mehr in Vault verfügbar und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Daten eines Nutzers auf „Hold“ setzen oder aufbewahren möchten, muss er sowohl eine Google Workspace- als auch eine Vault-Lizenz haben. Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zu Holds.

Wichtige Informationen zu Google Chat und zum klassischen Hangouts

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Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Nachrichten mit aktiviertem Verlauf.

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatrooms mit Antwortthreads (Unterhaltungen). Für Direktnachrichten, Gruppennachrichten und Chatrooms, ohne Unterhaltungsthread gelten sie jedoch nur, wenn der Verlauf aktiviert ist.

Ein Google Workspace-Administrator kann festlegen, ob er das Chatprotokoll für Nutzer aktivieren oder deaktivieren möchte. Alternativ können die Nutzer das festlegen.

Nachrichten in Chatbereichen auf „Hold“ setzen

Anders als Aufbewahrungsregeln für Google Chat können Holds nur auf einzelne Konten oder Organisationseinheiten angewendet werden, nicht auf Chatbereiche. Sie können aber auch Nachrichten in Chatbereichen einbeziehen, die mit den auf „Hold“ gesetzten Konten verknüpft sind. Dafür klicken Sie beim Erstellen des Holds das entsprechende Kästchen an.

Kästchen nicht angeklickt (Standardeinstellung) Kästchen angeklickt
  • DNs in Google Chat und im klassischen Hangouts
  • Nachrichten in Google Chat-Gruppenchats, die vor Anfang Dezember 2020 erstellt wurden
  • Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts

Alle Nachrichten, wenn das Kästchen nicht angeklickt ist, sowie bestimmte Nachrichten* in folgenden Bereichen:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads (Chatrooms mit Nachrichten in mehreren Unterhaltungen)
  • Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads
  • Gruppenchats in Google Chat, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden. Hinweis: Wenn Ihre Organisation noch das klassische Hangouts verwendet, werden diese Nachrichten mit dem klassischen Hangouts synchronisiert und sind standardmäßig so lange in Holds eingeschlossen, bis das klassische Hangouts eingestellt wird.

* Welche Nachrichten in Chatbereichen in einem Hold enthalten sind, hängt von der Art des Chatbereichs ab:

  • Chatrooms mit Unterhaltungsthreads: Eine Unterhaltung wird in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer mindestens eine Nachricht gesendet hat und der Chatroom von einer Person in Ihrer Organisation erstellt wurde. Unterhaltungen, an denen der Nutzer nicht aktiv teilgenommen hat, sind darin nicht inbegriffen. Das gilt auch dann, wenn dieser Nutzer sich möglicherweise Nachrichten angesehen hat.
  • Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads: Alle Nachrichten werden in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer Mitglied des Chatrooms war. Das gilt auch dann, wenn er keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle Nutzer, für die ein Hold vorliegt, einen Chatroom verlassen, werden nur die Nachrichten im Hold berücksichtigt, die vor Ausscheiden des letzten auf „Hold“ gesetzten Nutzers gesendet wurden.
  • Gruppenchats in Google Chat, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden: Nachrichten werden in Vault aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer Mitglied des Gruppenchats war. Das gilt auch dann, wenn er keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle Nutzer, für die ein Hold vorliegt, einen Gruppenchat verlassen, werden nur die Nachrichten im Hold berücksichtigt, die vor Ausscheiden des letzten auf „Hold“ gesetzten Nutzers gesendet wurden.
  • Externe Chatbereiche: Holds gelten nicht für Nachrichten in Chatbereichen, die zu einer anderen Organisation gehören.

Direktnachrichten und die meisten Gruppennachrichten, die an einen auf „Hold“ gesetzten Nutzer gesendet werden, werden weiterhin aufbewahrt, auch wenn der Nutzer nicht antwortet oder der Absender ein externer Nutzer ist.

Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind für Vault-Nutzer mit Zugriffsberechtigungen immer sichtbar

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf diese Nachricht zugreifen. Ein Vault-Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann jedoch in Vault nach der Nachricht suchen und diese aufrufen. Der Vault-Nutzer kann die Nachricht auch mit Vault exportieren.

Dateien, die direkt an Chatnachrichten angehängt wurden, unterliegen den Holds für Google Chat.

Wenn ein Nutzer eine in Google Drive gespeicherte Datei freigibt, z. B. ein Dokument, eine Tabelle oder ein PDF, wird in Google Chat ein Link eingefügt, anstatt eine Kopie der Datei an die Nachricht anzuhängen. Da die Originaldatei in Google Drive gespeichert ist, unterliegt sie keinen Holds, die Sie für Google Chat-Nachrichten verhängen. Richten Sie einen Hold für Google Drive ein, damit die Dateien aufbewahrt werden.

Andere Dateitypen, die direkt an eine Nachricht in Chat angehängt werden, z. B. PDF, IMG oder DOCX, werden von Google Chat-Holds abgedeckt.

Nachrichten aus Google Chat und dem klassischen Hangouts auf „Hold“ setzen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
  3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Holds  Erstellen.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Chat.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
    • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
  9. Wählen Sie aus, ob der Hold Nachrichten in Chatbereichen enthalten soll.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Klicken Sie auf Erstellen.

Holds für Nachrichten in Google Chat und im klassischen Hangouts bearbeiten

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

Sie können einige Kriterien für den Hold ändern, aber nicht den Dienst (Google Chat zu einem anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

    3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. So ändern Sie die Einstellung, ob der Hold für Nachrichten in Chatbereichen gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Klicken Sie auf "" „Unterhaltungen in Chatbereichen einschließen“.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Das klassische Vault verwenden

Klicken Sie unten, um die Schritte für das klassische Vault (ediscovery.google.com) zu öffnen. Anleitung für das neue Vault

Holds für Google Chat und das klassische Hangouts unter ediscovery.google.com einrichten.

Google Chat und klassisches Hangouts auf „Hold“ setzen

  1. Erstellen oder öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthalten soll.
  2. Klicken Sie auf Hold erstellen.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein. 
  4. Wählen Sie die Art des Holds aus: Chat
  5. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um den Hold entweder auf einzelne Konten oder auf eine gesamte Organisationseinheit anzuwenden:
    • Konten: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für die Konten ein, auf die der Hold angewendet werden soll.
    • Organisation: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus der Drop-down-Liste aus.
  6. Optional: Klicken Sie das Kästchen an, um Unterhaltungen aus Chatbereichen einzuschließen. Weitere Informationen zur Aufbewahrung von Nachrichten in Chatbereichen 
  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Hold zu erstellen.

Holds für Google Chat und das klassische Hangouts bearbeiten

Sie können zwar einige Kriterien eines Holds ändern, jedoch nicht den Datentyp.

  1. Öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  2. Klicken Sie zuerst auf den Hold und dann auf Hold bearbeiten.
  3. Ändern Sie eines der folgenden Kriterien:
    • Konten: Fügen Sie Konten oder Organisationseinheiten hinzu oder entfernen Sie sie. Sie können einem Hold, der für eine Organisationseinheit gilt, keine Konten hinzufügen und einem Hold, der für einzelne Konten gilt, keine Organisationseinheiten. Wenn Sie alle Nutzer entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen. 
    • Verknüpfte Unterhaltungen in Chatbereichen einschließen: Ändern Sie die Einstellung wie gewünscht, je nachdem, ob Nachrichten in Chatbereichen berücksichtigt werden sollen oder nicht. Weitere Informationen zur Aufbewahrung von Nachrichten in Chatbereichen
  4. Klicken Sie auf Speichern.
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