Google Chat-Nachrichten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds Google Chat-Nachrichten zeitlich unbeschränkt aufbewahren und so rechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds haben Vorrang vor Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wenn ein Nutzer, der auf „Hold“ gesetzt ist, Nachrichten löscht, werden diese aus der Ansicht des Nutzers entfernt. In Vault sind sie jedoch weiterhin verfügbar. Solange der Hold besteht, können Sie alle Nachrichten suchen und exportieren.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator das Konto eines Nutzers in der Admin-Konsole löscht, sind dessen Daten nicht mehr in Vault verfügbar und können auch nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Daten eines Nutzers auf „Hold“ setzen oder aufbewahren möchten, muss dieser Nutzer sowohl eine Google Workspace- als auch eine Vault-Lizenz haben. Weitere Informationen zur Aufbewahrung von Nutzerdaten

Weitere Informationen finden Sie in der Einführung in Holds in Google Vault.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator die Vault-Lizenz eines Nutzers entfernt, sind die Daten des Nutzers in Vault nicht mehr geschützt und können gelöscht werden. Daten, die zum Löschen markiert wurden, können sofort dauerhaft gelöscht und nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen

Wichtige Informationen zu Google Chat-Holds

Bevor Sie Holds verhängen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich anzusehen, welche Google Chat-Nachrichten in Vault unterstützt werden.

Alle maximieren  |  Alle minimieren

Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?

Aufbewahrt:

  • Nachrichten und Anhänge in Chat, die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden
  • Direktnachrichten (DN) von externen Nutzern an Ihre Nutzer
  • Nachrichten, die von externen Nutzern in den Gruppennachrichten und -bereichen Ihrer Organisation gesendet wurden

Nicht abgedeckt:

  • Nachrichten, die mit deaktiviertem Verlauf gesendet wurden
  • Verknüpfte Dateien
  • Nachrichten in externen Chatbereichen
  • In der Vorschau angezeigte Nachrichten

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.

Nachrichten in Chatbereichen auf „Hold“ setzen

Anders als Aufbewahrungsregeln für Google Chat können Holds nur auf einzelne Konten oder Organisationseinheiten angewendet werden. Holds können nicht allein auf Chatbereiche angewendet werden. Sie können aber Nachrichten in Chatbereichen einbeziehen, die mit den auf „Hold“ gesetzten Konten verknüpft sind. Dafür klicken Sie beim Erstellen des Holds das entsprechende Kästchen an.

Kästchen nicht angeklickt (Standardeinstellung) Kästchen angeklickt

Folgende Nachrichten werden auf „Hold“ gesetzt:

  • Direktnachrichten im Chat
  • Nachrichten in Google Chat-Gruppenunterhaltungen, die vor Anfang Dezember 2020 erstellt wurden

An einen auf „Hold“ gesetzten Nutzer gesendete Direktnachrichten und Gruppennachrichten werden in Vault aufbewahrt, auch wenn der Nutzer nicht antwortet oder der Absender ein externer Nutzer ist.

Alle in der linken Spalte aufgelisteten Nachrichten sowie Nachrichten in den folgenden Gruppenbereichen werden auf „Hold“ gesetzt:

  • Gruppenbereiche mit Unterhaltungsthreads (Gruppenbereiche mit Nachrichten in Unterhaltungen)
  • Gruppenbereiche ohne Unterhaltungsthreads

In Vault werden alle Nachrichten in einem Chatbereich aufbewahrt, wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer Mitglied war, auch wenn er keine Nachrichten gesendet hat. Wenn alle Nutzer, für die ein Hold vorliegt, einen Chatbereich verlassen, werden nur die Nachrichten im Hold berücksichtigt, die vor Ausscheiden des letzten auf „Hold“ gesetzten Nutzers gesendet wurden. Wenn ein auf „Hold“ gesetzter Nutzer später wieder dem Chatbereich beitritt, werden alle Nachrichten in den Hold einbezogen, einschließlich der Nachrichten, die gesendet wurden, als kein Nutzer auf „Hold“ gesetzt war.

Hinweis: Holds gelten nicht für Nachrichten in Chatbereichen, die zu einer anderen Organisation gehören.

Gelöschte Nachrichten, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.

Wenn eine Nachricht, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf die Nachricht zugreifen. Die Nachricht wird jedoch nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie die Nachricht in Vault suchen, als Vorschau ansehen und exportieren.

Nachrichten in Google Chat auf „Hold“ setzen

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
  3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Holds Erstellen.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Chat.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
    • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

      Hinweis: Wir empfehlen dringend, nicht die oberste Organisationseinheit auszuwählen. Sie können dann keine Google Workspace-Konten aus Ihrer Organisation löschen. Weitere Informationen

  9. Wählen Sie aus, ob der Hold Nachrichten in Chatbereichen enthalten soll.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Klicken Sie auf Erstellen.

Holds für Google Chat-Nachrichten bearbeiten

Sie können einige Kriterien für den Hold ändern, aber nicht den Dienst (Google Chat zu einem anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

    3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. So ändern Sie die Einstellung, ob der Hold für Nachrichten in Chatbereichen gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Klicken Sie auf „Unterhaltungen in Chatbereichen einschließen“.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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