В проектах предоставления электронных документов Google Workspace вы можете использовать запреты на удаление, чтобы неограниченно долго хранить сообщения Chat для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет можно установить для всех или отдельных аккаунтов в организационном подразделении. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления информацией.
Если пользователь, на которого распространяется такой запрет, удалит сообщения, они не будут ему видны, но по-прежнему будут доступны в Сейфе. Пока действует запрет, эти сообщения можно найти и экспортировать.
Если администратор Google Workspace удаляет аккаунт пользователя в консоли администратора, данные этого пользователя исчезают из Сейфа без возможности восстановления. Сохранить данные или запретить их удаление можно только в том случае, если у пользователя есть лицензии как на Google Workspace, так и на Сейф. Подробнее о том, как хранить данные бывших сотрудников организации…
Чтобы узнать больше, прочитайте ответы на часто задаваемые вопросы.
Важная информация о запретах на удаление данных Chat
Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие сообщения Chat поддерживаются в Сейфе.
Правила можно настроить для:
- сообщений и прикрепленных к ним файлам, отправленных в Google Chat при включенной истории чата;
- сообщений внешних пользователей в прямых переписках с сотрудниками вашей организации;
- сообщений внешних пользователей в групповых переписках и чат-группах вашей организации.
Правила нельзя настроить для:
- сообщений, отправленных при отключенной истории чата;
- связанных файлов;
- сообщений во внешних чат-группах Google Chat;
- сообщений, прочитанных в режиме предварительного просмотра;
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
В отличие от правил хранения для Chat, запрет на удаление можно применять только к отдельным аккаунтам или организационным подразделениям. Его нельзя применить к чат-группам Google Chat. Однако вы можете включить в запрет сообщения в чат-группах Google Chat, куда входят аккаунты, для которых вы создаете запрет, установив соответствующий флажок.
| Флажок снят (по умолчанию) | Флажок установлен |
|---|---|
|
Запрет распространяется на следующие сообщения:
Сейф применяет запрет на удаление ко всем сообщениям прямой и групповой переписки, отправленным пользователю, для которого действует запрет, даже если он не отвечал на них или отправителем был внешний пользователь. |
Запрет распространяется на все те же сообщения, что и когда флажок снят, плюс сообщения в следующих чат-группах:
Сейф применяет запрет на удаление ко всем сообщениям в чат-группе Google Chat, если пользователь, для которого действует этот запрет, был участником этой чат-группы, даже если он не отправил ни одного сообщения. Если все пользователи с запретом на удаление данных покинут чат-группу Google Chat, запрет будет распространяться только на те сообщения, которые были отправлены до того, как из чата вышел последний из них. Если пользователь, для которого действует запрет, позже снова присоединится к чат-группе, запрет будет распространяться на все сообщения, включая те, которые были отправлены, пока этот пользователь не был участником чат-группы. Примечание. Запреты на удаление не применяются к сообщениям, отправленным в чат-комнаты Google Chat других организаций. |
Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому сообщению. При этом у него сохраняется возможность восстановить его позже. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие сообщения в Сейфе.
Как установить запрет на удаление сообщений Chat
- Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
- Нажмите Дела.
- Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте дело:
- Нажмите Создать папку.
- Введите название и, при необходимости, описание папки.
- Нажмите Создать.
- Нажмите Запрет удаления
Создать.
- Укажите уникальное название для запрета.
- Нажмите Выберите сервис
Chat.
- Нажмите Продолжить.
- Укажите, на что будет распространяться запрет:
- Выбранные аккаунты. Укажите адреса электронной почты аккаунтов или групп.
- Организационное подразделение. Выберите нужное подразделение.
Обратите внимание, что выбирать организационное подразделение верхнего уровня не рекомендуется, так как в этом случае вы не сможете удалять аккаунты Google Workspace из организации. Подробнее о последствиях…
-
Выберите, будет ли распространяться запрет на удаление сообщений чат-комнат Google Chat.
-
Нажмите Продолжить.
- Нажмите Создать.
Как изменить запрет на удаление сообщений Chat
Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Chat) и типа области действия (аккаунты или организационное подразделение).
- Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
- Нажмите Дела и выберите то дело, которое содержит запрет.
- Чтобы изменить аккаунты или организационные подразделения, на которые распространяется запрет на удаление:
- Нажмите Область действия.
- Добавьте или удалите аккаунты или измените организационное подразделение.
Примечание. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот.
Если вы удалите все аккаунты, появится запрос на удаление запрета.
- Нажмите Продолжить.
- Чтобы изменить режим применения запрета к сообщениям чат-комнат Google Chat:
- Нажмите Область действия.
- Выберите
Включить обсуждения в чат-комнатах Google Chat.
- Нажмите Сохранить.