Definir guarda de documentos para as mensagens do Google Chat

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar a guarda de documentos para pesquisar itens no Chat por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas individuais ou a todas as contas de uma unidade organizacional. Como as guardas de documentos substituem as regras de retenção, os dados em uma guarda são protegidos das regras de governança da informação padrão, que poderiam limpá-los.

Se um usuário em guarda excluir as mensagens, elas serão removidas da visualização dele. No entanto, as mensagens vão continuar disponíveis no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar todas as mensagens.

Se o administrador do Google Workspace excluir uma conta de usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não vão poder ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do Google Workspace e do Vault. Saiba mais sobre preservar dados dos usuários.

Saiba mais nas perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Se o administrador do Google Workspace remover a licença do Vault de um usuário, a guarda de documentos não vai mais impedir a exclusão dos dados do usuário. Os dados marcados para exclusão podem ser limpos imediatamente, e não é possível restaurar esses dados.Saiba mais em Preservar dados dos usuários.

Informações importantes sobre as guardas de documentos do Chat

Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Começar a usar guardas de documentos no Google Vault e Mensagens do Google Chat suportadas pelo Vault.

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Dados que podem ser guardados

Cobertos:

• Mensagens e anexos enviados com o histórico ativado no Chat
• Mensagens diretas enviadas por usuários externos para seus usuários
• Mensagens enviadas por usuários externos nas mensagens em grupo e nos espaços da sua organização

Não cobertos:

• Mensagens enviadas com o histórico desativado
• Arquivos vinculados
• Mensagens em espaços externos do Chat
• Mensagens visualizadas

Consulte mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

Guardar mensagens dos espaços do Chat

Diferente do que acontece com as regras de retenção do Chat, a guarda de documentos só pode ser aplicada em contas individuais ou unidades organizacionais. Além disso, ela não pode ser definida apenas para espaços do Chat. No entanto, você pode incluir mensagens dos espaços do Chat que contam com a participação das contas em guarda de documentos. Para fazer isso, é só marcar uma caixa ao criar a guarda.

Caixa desmarcada (padrão)

Caixa marcada

Contém as seguintes mensagens: Mensagens diretas no Chat Mensagens nas conversas em grupo do Chat criadas antes de dezembro de 2020 O Vault mantém as mensagens diretas e em grupo enviadas a um usuário em guarda de documentos, mesmo que essa pessoa não responda ou que o remetente seja um usuário externo.

Mantém todas as mensagens quando a caixa está desmarcada, e também as mensagens nos seguintes espaços: Espaços com conversas agrupadas (espaços com mensagens em conversas) Espaços com conversas desagrupadas O Vault preserva todas as mensagens em um espaço do Chat se um usuário em guarda de documentos for um participante, mesmo que essa pessoa não tenha enviado nenhuma mensagem. Se todos os usuários em guarda de documentos saírem do espaço do Chat, apenas as mensagens enviadas antes da saída do último participante vão ser incluídas na guarda. Se um usuário em guarda voltar a participar do espaço depois, todas as mensagens, inclusive as enviadas quando nenhum usuário em guarda era participante, vão ser incluídas. Observação: as guardas de documentos não são aplicáveis às mensagens enviadas nos espaços do Chat de outra organização.

As mensagens excluídas em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis no Vault, mas não ficam visíveis para os usuários

Quando uma mensagem em uma guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar essa mensagem, mas ela não é limpa. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar a mensagem.

Definir guarda de documentos nas mensagens do Chat

1. Faça login em https://vault.google.com.
2. Clique em Casos.
3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
   1. Clique em Criar caso.
   2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
   3. Clique em Criar.
4. Clique em Guardas de documentosCriar.
5. Digite um nome exclusivo para a guarda.
6. Clique em Escolher serviço Chat.
7. Clique em Continuar.
8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
   • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
   • Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.

     Observação: recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal, já que não é possível excluir as contas do Google Workspace da sua organização nela. Saiba mais

9. Escolha se a guarda de documentos deve incluir mensagens nos espaços do Chat.

10. Clique em Continuar.

11. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Chat

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, mudar do Chat para outro) ou o tipo de escopo (como mudar contas para uma unidade organizacional).

1. Faça login em https://vault.google.com.
2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
3. Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
   1. Clique em Escopo.
   2. Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.

      Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.

      Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.

   3. Clique em Continuar.
4. Para alterar se a guarda de documentos é aplicável a mensagens em espaços do Chat:
   1. Clique em Escopo.
   2. Clique em Incluir conversas em espaços do Chat.
5. Clique em Salvar.