Placer des messages Google Chat sous obligation de conservation

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver des messages Chat indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des comptes individuels ou à tous les comptes d'une unité organisationnelle. Les obligations de conservation prévalent sur les règles de conservation, de sorte que les données conservées sont protégées contre les règles habituelles de gouvernance des informations qui prévoiraient la suppression définitive de ces données.

Si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une obligation de conservation supprime des messages, ces messages sont supprimés de la vue de l'utilisateur. Toutefois, les messages restent disponibles dans Vault. Tant que l'obligation de conservation reste en vigueur, vous pouvez rechercher et exporter tous les messages.

Si votre administrateur Google Workspace supprime le compte d'un utilisateur dans la console d'administration, les données de cet utilisateur ne sont plus disponibles dans Vault et ne peuvent pas être restaurées. Si vous souhaitez préserver ou conserver les données d'un utilisateur, il doit posséder les à la fois une licence Google Workspace et une licence Vault. En savoir plus sur la conservation des données des utilisateurs

Pour en savoir plus, consultez les questions fréquentes sur les obligations de conservation.

Si votre administrateur Google Workspace supprime la licence compatible avec Vault d'un utilisateur, Vault ne protège plus les données de l'utilisateur contre la suppression. Les données marquées pour être supprimées peuvent être immédiatement supprimées et ne peuvent pas être restaurées. En savoir plus sur la conservation des données des utilisateurs

Informations importantes concernant les obligations de conservation pour Chat

Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons de lire Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et de consulter les messages Chat disponibles dans Vault.

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Quelles données peuvent être conservées ?

Compris :

• Messages et pièces jointes envoyés avec historique activé dans Chat
• MP envoyés à vos utilisateurs par des utilisateurs externes
• Messages envoyés par des utilisateurs externes dans les messages de groupe et les espaces de votre organisation

Non compris :

• Messages envoyés lorsque l'historique est désactivé
• Fichiers associés
• Messages des espaces Chat externes
• Messages prévisualisés

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Obligation de conservation des messages des espaces Chat

Contrairement aux règles de conservation Chat, les obligations de conservation ne s'appliquent qu'à des comptes individuels ou à des unités organisationnelles. Elles ne peuvent pas porter exclusivement sur des espaces Chat. Vous pouvez toutefois inclure les messages des espaces Chat associés aux comptes soumis à une obligation de conservation en cochant une case lorsque vous créez l'obligation.

Case non cochée (par défaut)

Case cochée

Conserve les messages suivants : MP dans Chat Messages de conversations de groupe Chat créées avant début décembre 2020 Vault conserve les MP et les messages de groupe envoyés à un utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation, même si l'utilisateur ne répond pas ou si l'expéditeur est un utilisateur externe.

Conserve tous les messages lorsque la case est décochée, ainsi que les messages des espaces suivants : Espaces avec fils de discussion (espaces contenant des messages dans des conversations) Espaces sans fils de discussion Vault conserve tous les messages d'un espace Chat si un utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation en était membre, même s'il n'en a envoyé aucun. Si tous les utilisateurs faisant l'objet d'une obligation de conservation quittent un espace Chat, seuls sont conservés les messages envoyés avant le départ du dernier de ces utilisateurs. Si un utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation rejoint l'espace ultérieurement, tous les messages, y compris ceux envoyés lorsqu'aucun utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation n'en était membre, sont inclus dans l'obligation de conservation. Remarque : Les obligations de conservation ne s'appliquent pas aux messages envoyés dans les espaces Chat appartenant à une autre organisation.

Les messages sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs

Lorsqu'un message sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur ou par une règle de conservation, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le message n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher, prévisualiser et exporter le message à l'aide de Vault.

Conserver des messages Chat

1. Connectez-vous à https://vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges.
3. Si le litige existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
   1. Cliquez sur Créer un litige.
   2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
   3. Cliquez sur Créer.
4. Cliquez sur Obligations de conservationCréer.
5. Saisissez le nom de l'obligation de conservation.
6. Cliquez sur Sélectionner un service Chat.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :
   • Comptes spécifiques : saisissez l'adresse e-mail d'un ou plusieurs comptes.
   • Unité organisationnelle : sélectionnez une unité organisationnelle.

     Remarque : Nous recommandons fortement de ne pas sélectionner l'unité organisationnelle racine, car vous ne pourrez supprimer aucun compte Google Workspace de votre organisation. En savoir plus

9. Indiquez si l'obligation de conservation doit inclure les messages figurant dans les salons Chat.

10. Cliquez sur Continuer.

11. Cliquez sur Créer.

Modifier une obligation de conservation pour des messages Chat

Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez changer ni de service (choisir un autre service que Chat), ni de portée (par exemple, passer de comptes individuels à une unité organisationnelle).

1. Connectez-vous à https://vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges, puis sur le litige contenant l'obligation de conservation.
3. Pour modifier les comptes ou les unités organisationnelles sujets à l'obligation de conservation :
   1. Cliquez sur Portée.
   2. Ajoutez ou supprimez des comptes, ou changez d'unité organisationnelle.

      Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de comptes spécifiques dans une obligation de conservation appliquée à une unité organisationnelle. L'inverse n'est pas autorisé non plus.

      Si vous supprimez tous les comptes, il vous sera demandé de supprimer l'obligation de conservation.

   3. Cliquez sur Continuer.
4. Pour appliquer une obligation de conservation aux messages figurant dans des salons Chat, procédez comme suit :
   1. Cliquez sur Portée.
   2. Cliquez sur Inclure les conversations des salons Chat.
5. Cliquez sur Enregistrer.