Spärra Google Chat-meddelanden

Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace-data kan du använda spärrar för att lagra Gmail-meddelanden på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina standardregler för informationsstyrning som annars kan rensa den.

Om en spärrad användare raderar meddelanden tas meddelandena bort från användarens vy. Meddelandena är dock fortfarande tillgängliga i Arkiv. Så länge spärren gäller kan du söka efter och exportera alla meddelanden.

Om Google Workspace-administratören raderar ett användarkonto i administratörskonsolen är användarens data inte längre tillgänglig i Arkiv och kan inte återställas. Om du vill spärra eller lagra en användares data måste användaren ha licenser för både Google Workspace och Arkiv. Läs mer om att Lagra data för användare.

Mer information om spärrar finns i Vanliga frågor om spärrar.

Om Google Workspace-administratören tar bort en användares Arkiv-stödjande licens skyddas inte längre användarens data från radering i Arkiv. Data som är märkt för radering kan raderas permanent och kan inte återställas.Läs mer om att Bevara data för användare.

Viktig information om Chat-spärrar

Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv samt informationen om Chat-meddelanden som stöds i Arkiv.

Utöka alla  |  Komprimera alla

Vilken data kan spärras?

Omfattas:

• Meddelanden och bilagor som skickas med historiken på i Chat
• DM som skickas av externa användare till dina användare
• Meddelanden som skickas av externa användare i organisationens gruppmeddelanden och rum

Följande omfattas inte:

• Meddelanden som skickas med historiken av
• Länkade filer
• Meddelanden i externa chattrum
• Förhandsgranskade meddelanden

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds

Spärra meddelanden i Chat

Till skillnad från lagringsregler för Chat kan spärrar enbart placeras på enskilda konton eller organisationsenheter. Spärrar kan inte ställas in enbart för chattrum. Du kan dock inkludera meddelanden i chattrum som de spärrade kontona är medlemmar i genom att markera en ruta när du skapar spärren.

Rutan är avmarkerad (standard)

Rutan är markerad

Spärrar följande meddelanden: DM i Chat Meddelanden i gruppkonversationer i Chat som har skapats före början av december 2020 I Arkiv lagras direktmeddelanden och gruppmeddelanden som skickas till en spärrad användare, även om användaren inte svarar eller om avsändaren är en extern användare.

Spärrar alla meddelanden när rutan är avmarkerad, samt meddelanden i följande rum: Rum med separata diskussioner (rum där meddelandena är indelade i konversationer) Rum utan separata diskussioner I Arkiv lagras alla meddelanden i ett chattrum om en spärrad användare har varit medlem, även om hen inte har skickat några meddelanden. Om alla spärrade användare lämnar ett chattrum är det endast de meddelanden som skickades innan den sista spärrade medlemmen lämnade rummet som inkluderas i spärren. Om en spärrad användare återansluter till rummet senare inkluderas alla meddelanden, inklusive meddelanden som skickades när ingen spärrad användare var medlem, i spärren. Obs! Spärrar tillämpas inte på meddelanden som skickas i chattrum som ägs av en annan organisation.

Spärrade meddelanden som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare

När ett meddelande som är spärrat tas bort av en användare eller en lagringsregel kan användaren inte få åtkomst till meddelandet längre men meddelandet raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera meddelandet i Arkiv.

Spärra Chat-meddelanden

1. Logga in på https://vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden.
3. Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
   1. Klicka på Skapa ärende.
   2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
   3. Klicka på Skapa.
4. Klicka på SpärrarSkapa.
5. Ange ett unikt namn på spärren.
6. Klicka på Välj tjänst Chat.
7. Klicka på Fortsätt.
8. Välj omfattning för spärren:
   • Vissa konton – ange e-postadressen till minst ett konto eller minst en grupp.
   • Organisationsenhet – välj en organisationsenhet.

     Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer organisationsenheten på den högsta nivån. Du kan inte radera några Google Workspace-konton från organisationen. Läs mer

9. Välj om du vill att spärren ska innehålla meddelanden i Chat-utrymmen.

10. Klicka på Fortsätt.

11. Klicka på Skapa.

Redigera en spärr för Chat-meddelanden

Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänst (från Chat till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel från konton till en organisationsenhet).

1. Logga in på https://vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.
3. Så här ändrar du vilka konton eller organisationsenheter som omfattas av spärren:
   1. Klicka på Omfattning.
   2. Lägg till eller ta bort konton eller ändra organisationsenheten.

      Obs! Det går inte att lägga till konton i en spärr som gäller en organisationsenhet eller lägga till organisationsenheter i en spärr som gäller enskilda konton.

      Om du tar bort alla användare uppmanas du att radera spärren.

   3. Klicka på Fortsätt.
4. Så här ändrar du om spärren gäller meddelanden i chattrum:
   1. Klicka på Omfattning.
   2. Klicka på Inkludera konversationer i chattrum.
5. Klicka på Spara.