Applicare l'archiviazione a fini legali ai messaggi di Google Chat

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare i messaggi di Chat a tempo indeterminato e adempiere così a obbligazioni legali o di conservazione. Puoi applicare un blocco ad account individuali o a tutti gli account di un'unità organizzativa. L'archiviazione a fini legali ha la priorità sulle regole di conservazione, quindi i dati soggetti ad archiviazione a fini legali sono protetti dalle regole standard per la governance delle informazioni che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali elimina i messaggi, questi vengono rimossi dalla sua visualizzazione, ma restano disponibili per Vault. Fintanto che l'archiviazione a fini legali sarà in vigore, tutti i messaggi saranno esportabili e disponibili per la ricerca.

Se l'amministratore di Google Workspace elimina l'account di un utente nella Console di amministrazione, i suoi dati non sono più disponibili in Vault e non possono essere ripristinati. Puoi sottoporre ad archiviazione a fini legali o conservare i dati di un utente solo se quest'ultimo ha sia la licenza di Google Workspace sia quella di Vault. Scopri di più su come conservare i dati degli utenti.

Per saperne di più sull'archiviazione a fini legali, consulta le relative domande frequenti.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza utente che supporta Vault, le conservazioni di Vault non proteggono più i dati dell'utente dall'eliminazione. I dati contrassegnati per l'eliminazione possono essere eliminati in via definitiva immediatamente e non possono essere ripristinati. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti sull'archiviazione a fini legali applicata a Chat

Prima di impostare l'archiviazione a fini legali, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Chat supportati in Vault.

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Dati che possono essere sottoposti ad archiviazione a fini legali

Inclusi:

• Messaggi e relativi allegati inviati quando la cronologia è attivata, in Chat
• Messaggi diretti inviati da utenti esterni ai tuoi utenti
• Messaggi inviati da utenti esterni nei messaggi di gruppo e negli spazi della tua organizzazione

Non inclusi:

• Messaggi inviati quando la cronologia è disattivata
• File collegati
• Messaggi in spazi di Chat esterni
• Messaggi in anteprima

Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

Sottoporre i messaggi ad archiviazione a fini legali negli spazi di Chat

A differenza delle regole di conservazione di Chat, l'archiviazione a fini legali può essere applicata solo a singoli account o unità organizzative. L'archiviazione a fini legali non può essere impostata esclusivamente per gli spazi di Chat. Tuttavia, puoi includere i messaggi negli spazi di Chat di cui gli account sottoposti ad archiviazione a fini legali sono membri selezionando una casella quando crei l'archiviazione a fini legali.

Casella non selezionata (impostazione predefinita)

Casella selezionata

Sottopone ad archiviazione a fini legali i seguenti messaggi: Messaggi diretti in Chat Messaggi nelle conversazioni di gruppo di Chat creati prima dell'inizio di dicembre 2020 Vault conserva i messaggi diretti e i messaggi di gruppo inviati a un utente soggetto ad archiviazione a fini legali, anche se l'utente non risponde o se il mittente è un utente esterno.

Sottopone ad archiviazione a fini legali tutti i messaggi inclusi quando la casella non è selezionata, oltre ai messaggi negli spazi seguenti: Spazi con conversazioni in thread (spazi con messaggi organizzati in conversazioni) Spazi con conversazioni non in thread Vault conserva tutti i messaggi in uno spazio di Chat se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali ne era membro, anche se non ha inviato alcun messaggio. Se tutti gli utenti soggetti ad archiviazione a fini legali lasciano uno spazio di Chat, vengono inclusi nell'archiviazione a fini legali solo i messaggi inviati prima dell'uscita dalla chat dell'ultimo utente soggetto ad archiviazione a fini legali. Se un utente soggetto ad archiviazione a fini legali rientra nello spazio in un secondo momento, tutti i messaggi, inclusi quelli inviati quando nessun utente soggetto ad archiviazione a fini legali ne era membro, vengono inclusi nell'archiviazione a fini legali. Nota: l'archiviazione a fini legali non si applica ai messaggi inviati negli spazi di Chat di proprietà di un'altra organizzazione.

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi ma il messaggio non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare l'anteprima ed esportare il messaggio con Vault.

Applicare l'archiviazione a fini legali ai messaggi di Chat

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche.
3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.
4. Fai clic su ConservazioniCrea.
5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
6. Fai clic su Scegli il servizio Chat.
7. Fai clic su Continua.
8. Seleziona l'ambito dell'archiviazione a fini legali:
   • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.
   • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

     Nota: consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello. Non potrai eliminare alcun account Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più

9. Scegli se vuoi che il blocco includa i messaggi negli spazi di Chat.

10. Fai clic su Continua.

11. Fai clic su Create (Crea).

Modificare l'archiviazione a fini legali applicata ai messaggi di Chat

Puoi modificare alcuni parametri del blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Chat con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene la conservazione.
3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dalla conservazione:
   1. Fai clic su Ambito.
   2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota: non puoi aggiungere account all'archiviazione a fini legali applicata a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative all'archiviazione a fini legali applicata ad account specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

   3. Fai clic su Continua.
4. Per modificare l'impostazione del blocco per i messaggi negli spazi di Chat:
   1. Fai clic su Ambito.
   2. Fai clic su Includi conversazioni negli spazi di Chat.
5. Fai clic su Salva.