كجزء من مشاريع جمع الأدلة الإلكترونية للبيانات على Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ برسائل Chat إلى ما لا نهاية لتلبية الالتزامات القانونية والالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على حسابات فردية أو على كل الحسابات في وحدة تنظيمية. تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حيث تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة المعلومات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا، إذا لم يتم تجميدها.
إذا حذف مستخدم خاضع لعملية تجميد بيانات الرسائل، ستتم إزالة الرسائل من الملف الشخصي للمستخدم. ومع ذلك، ستظل الرسائل متاحة لأداة Vault. وطالما ظلت عملية تجميد البيانات قائمة، يمكنك البحث في كل الرسائل وتصديرها.
في حال حذف مشرف Google Workspace لحساب مستخدم في "وحدة تحكُّم المشرف"، لن تعد بيانات هذا المستخدم متاحة في أداة Vault ولا يمكن استعادتها. وفي حال كنت تريد تجميد بيانات مستخدم أو الاحتفاظ بها، يجب أن يكون لدى هذا المستخدم ترخيص Google Workspace وترخيص أداة Vault. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن الاحتفاظ ببيانات المستخدمين.
لمزيد من المعلومات حول عمليات تجميد البيانات، يُرجى الاطِّلاع على الأسئلة الشائعة لعمليات تجميد البيانات.
معلومات مهمة عن عمليات تجميد البيانات في Chat
قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة مقالة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault والاطّلاع على رسائل Chat المتوافقة مع أداة Vault.
البيانات المشمولة:
- الرسائل ومرفقاتها المُرسَلة مع تفعيل السجلّ في Chat
- الرسائل المباشرة التي أرسلها المستخدمون الخارجيون إلى المستخدمين
- الرسائل التي أرسلها المستخدمون الخارجيون ضمن الرسائل الجماعية والمساحات في مؤسستك
البيانات غير المشمولة:
- الرسائل المُرسَلة في حال إيقاف السجلّ
- الملفات المرتبطة
- الرسائل في مساحات Chat الخارجية
- الرسائل التي تمت معاينتها
للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة.
على عكس قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Chat، لا يمكنك تطبيق عمليات تجميد البيانات إلا على الحسابات الفردية أو الوحدات التنظيمية. ولا يمكن تطبيق تجميد البيانات على مساحات Chat محدّدة. ومع ذلك، يمكنك تضمين الرسائل في مساحات Chat التي تكون الحسابات المرتبطة عضوًا فيها من خلال وضع علامة في مربّع عند إنشاء عملية تجميد البيانات.
| تمت إزالة العلامة من المربّع (الإعداد التلقائي) | تم وضع علامة في المربّع |
|---|---|
|
يحتوي على الرسائل التالية:
تحتفظ أداة Vault بالرسائل المباشرة والرسائل الجماعية المُرسَلة إلى مستخدم خاضع لعملية تجميد البيانات حتى في حال عدم رد المستخدم أو إذا كان المُرسِل مستخدمًا خارجيًا. |
يحتفظ بجميع الرسائل عند إزالة العلامة من المربّع، بالإضافة إلى الرسائل في المساحات التالية:
تحتفظ أداة Vault بجميع الرسائل في مساحة Chat إذا كان المستخدم الخاضع لعملية تجميد البيانات عضوًا، حتى إذا لم يُرسل أي رسائل. إذا غادر جميع المستخدمين الخاضعين لعملية تجميد البيانات مساحة Chat، لا تشمل عملية تجميد البيانات إلا الرسائل المُرسَلة قبل مغادرة آخر مستخدم خاضع لعملية تجميد البيانات. وإذا أعاد مستخدم مُعلَّق الانضمام إلى المساحة لاحقًا، سيتم تضمين جميع الرسائل، بما في ذلك الرسائل التي تم إرسالها عندما لم يكن أي مستخدم خاضعًا لعملية تجميد البيانات عضوًا في عملية تجميد البيانات. ملاحظة: لا تنطبق عمليات تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في مساحات Chat التي تمتلكها مؤسسة أخرى. |
عند حذف مستخدم لرسالة خاضعة لعملية تجميد بيانات أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم الوصول إلى الرسالة بعد ذلك، ولكن لا تتم إزالة الرسالة نهائيًا. بصفتك مشرفًا في Vault يمتلك الامتيازات المناسبة، لا يزال بإمكانك البحث عن الرسالة ومعاينتها وتصديرها في Vault.
تجميد رسائل Chat
- سجِّل الدخول إلى https://vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية.
- إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. أمّا في حال عدم توفُّرها، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
- انقر على إنشاء مسألة قانونية.
- أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
- انقر على إنشاء.
- انقر على عمليات تجميد البيانات
إنشاء.
- أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.
- انقر على اختيار الخدمة
Chat.
- انقر على متابعة.
- اختَر نطاق تجميد البيانات:
- حسابات مُحدَّدة: أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر أو عناوين بريد إلكتروني لمجموعة.
- وحدة تنظيمية: اختَر وحدة تنظيمية.
ملاحظة: ننصحك بعدم اختيار الوحدة التنظيمية العليا. لن تتمكّن من حذف أي حسابات على Google Workspace من مؤسستك. مزيد من المعلومات
-
اختَر ما إذا كنت تريد أن تشمل عملية تجميد البيانات الرسائل في مساحات Chat.
-
انقر على متابعة.
- انقر على إنشاء.
تعديل عملية تجميد بيانات في رسائل Chat
يمكنك تغيير بعض معلَمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (مثل من Chat إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (مثل من الحسابات إلى وحدة تنظيمية).
- سجِّل الدخول إلى https://vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.
- لتغيير الحسابات أو الوحدات التنظيمية التي تشملها عملية تجميد البيانات:
- انقر على النطاق.
- يمكنك إضافة حسابات أو إزالتها أو تغيير الوحدة التنظيمية.
ملاحظة: لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية تجميد بيانات تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية إلى عملية تجميد بيانات تشمل حسابات مُحدَّدة.
إذا أزلت جميع الحسابات، سيُطلَب منك حذف عملية تجميد البيانات.
- انقر على متابعة.
- لتغيير ما إذا كانت عملية تجميد البيانات تسري على الرسائل في مساحات Chat:
- انقر على النطاق.
- انقر على
تضمين المحادثات في مساحات Chat.
- انقر على حفظ.