為遵循法規要求或履行保存義務，貴機構的 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案可以使用訴訟保留功能，無限期保存 Chat 郵件。您可以將訴訟保留設定套用至個人帳戶或機構單位中的所有帳戶。訴訟保留會覆寫資料保留規則，因此處於訴訟保留狀態的資料不會受到標準資訊管理規則影響，也不會遭到清除。
如果處於訴訟保留狀態的使用者刪除訊息，該訊息會從使用者的檢視畫面中移除，但仍會留存在保管箱中。只要訴訟保留設定還在，您就可以搜尋及匯出所有訊息。
如果 Google Workspace 管理員在管理控制台中刪除了特定使用者的帳戶，保管箱便不會再保存該使用者的資料，這些資料也無法還原。如果您想要保存某位使用者的資料或者對這些資料套用訴訟保留，就必須同時授予該使用者 Google Workspace 授權和保管箱授權。進一步瞭解如何保留使用者的資料。
如要進一步瞭解訴訟保留功能，請參閱訴訟保留常見問題。
Chat 訴訟保留重要資訊
建議您先參閱「開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能」和「保管箱支援的 Chat 訊息」，再著手設定訴訟保留。
在保留範圍內：
- Chat 開啟記錄功能後傳送的訊息和附件
- 外部使用者傳給機構使用者的即時訊息
- 外部使用者在機構群組訊息和聊天室中傳送的訊息
不在保留範圍內：
- 關閉對話記錄功能後傳送的訊息
- 連結的檔案
- 外部 Chat 聊天室中的訊息
- 預覽的訊息
詳情請參閱「支援的服務和資料類型」。
有別於 Chat 資料保留規則，訴訟保留只能套用到個人帳戶或機構單位，無法只套用至 Chat 聊天室。不過，您可以在建立訴訟保留時勾選方塊，將訴訟保留帳戶所屬 Chat 聊天室中的訊息納入保留範圍。
| 未勾選方塊 (預設) | 勾選方塊 |
|---|---|
|
保留下列訊息：
只要收到即時訊息和群組訊息的使用者處於訴訟保留狀態，無論該使用者是否回覆，或者傳送者是否為外部使用者，保管箱一律會保留訊息。 |
未勾選該方塊時，系統會保留所有訊息，以及下列聊天室中的訊息：
只要 Chat 聊天室中有任何成員處於訴訟保留狀態，即使該使用者未傳送任何訊息，保管箱也會保留 Chat 聊天室中的所有訊息。不過，如果所有處於訴訟保留狀態的使用者皆離開 Chat 聊天室，系統只會將最後一位處於該狀態的使用者離開前，聊天室中已傳送的訊息納入訴訟保留範圍。如果處於訴訟保留狀態的使用者日後重新加入聊天室，則所有訊息 (包括沒有任何成員處於訴訟保留狀態時所傳送的訊息) 都會納入訴訟保留範圍。 注意：如果使用者傳送訊息所在的 Chat 聊天室為其他機構擁有，該訊息便不會套用訴訟保留。 |
處於訴訟保留狀態的訊息遭到使用者或保留規則刪除後，使用者就無法再存取該訊息，但系統不會清除訊息。不過，具備適當權限的保管箱管理員仍可透過保管箱搜尋、預覽及匯出訊息。
將 Chat 訊息設為訴訟保留狀態
- 登入 https://vault.google.com。
- 按一下 [案件]。
- 如果案件已存在，請點開所需案件。否則請按照下列步驟建立案件：
- 按一下 [建立案件]。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
- 依序按一下 [保留項目]
[建立]。
- 輸入訴訟保留的專屬名稱。
- 依序按一下 [選擇服務]
[即時通訊]。
- 按一下 [繼續]。
- 選取訴訟保留範圍：
- 特定帳戶：輸入一或多個帳戶或群組電子郵件地址。
- 機構單位：選取機構單位。
注意：強烈建議您不要選取頂層機構單位，屆時您將無法刪除貴機構的任何 Google Workspace 帳戶。瞭解詳情
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選擇是否要將訴訟保留套用至 Chat 聊天室訊息。
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按一下 [繼續]。
- 按一下「建立」。
編輯 Chat 訊息的訴訟保留狀態
您可以變更部分訴訟保留參數，但無法變更服務 (例如將「即時通訊」改為其他服務) 或範圍類型 (例如將「帳戶」改為「機構單位」)。
- 登入 https://vault.google.com。
- 按一下 [案件]，然後選擇內含訴訟保留的案件。
- 如何變更要套用訴訟保留的帳戶或機構單位：
- 按一下 [範圍]。
- 新增/移除帳戶或變更機構單位。
注意：您無法在範圍涵蓋機構單位的訴訟保留中新增帳戶，也無法在範圍涵蓋特定帳戶的訴訟保留中新增機構單位。
如果您移除所有帳戶，系統會提示您刪除訴訟保留。
- 按一下 [繼續]。
- 如何變更是否要將訴訟保留套用至 Chat 聊天室訊息：
- 按一下 [範圍]。
- 按一下「包括 Chat 聊天室中的對話」旁邊的切換按鈕
。
- 按一下 [儲存]。