為遵循法規要求或履行保存義務，貴機構的 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案可以使用訴訟保留功能，無限期保留網路論壇的訊息。您可以將訴訟保留設定套用至機構中的特定群組或所有群組。訴訟保留會覆寫保留規則，因此處於訴訟保留狀態的資料不會受到一般資料管理規則影響，也不會遭到清除。
如果 Google Workspace 管理員移除了使用者的保管箱支援授權，保管箱的訴訟保留功能就無法再防止使用者的資料遭到刪除。標記為待刪除的資料會立即遭到刪除，並且無法復原。進一步瞭解如何保留使用者的資料。
有關網路論壇和訴訟保留的重要資訊
我們建議您先參閱「開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能」和「保管箱支援的 Google 網路論壇訊息」，再著手設定訴訟保留。
可以設為訴訟保留狀態的資料保留的資料：
- 啟用會話群組記錄功能後，群組中傳送的訊息及其附件
不會保留的資料：
- 關閉會話群組記錄功能後，群組中傳送的訊息
- 開啟審核功能的群組中待審核的訊息
- 連結的檔案
- 遭到刪除群組中的訊息
刪除群組後，群組中的訊息/郵件也會一併清除。即便遭刪除的群組受到訴訟保留或資料保留規則的約束，系統也會刪除群組中的訊息/郵件。帳戶在 Gmail 中透過訂閱群組收到的郵件並不會遭到刪除，並且適用於 Gmail 資料保留規則和訴訟保留。
保管箱會一律顯示處於訴訟保留狀態的已刪除訊息，但使用者無法查看
避免使用大量或複雜的字詞，以利修正訴訟保留
處於訴訟保留狀態的訊息遭到使用者或保留規則刪除後，使用者就無法再存取該訊息，但系統不會清除訊息。不過，具備適當權限的保管箱管理員仍可透過保管箱搜尋、預覽及匯出訊息。
如要修正處於訴訟保留狀態的訊息，您可以輸入搜尋字詞。我們強烈建議您先按特定群組修正處於訴訟保留狀態的訊息，再使用字詞進一步做出修正。
在極少數情況下，如果您設定了許多涵蓋較廣的訴訟保留，且這些訴訟保留均採用複雜的字詞組合修正處於訴訟保留狀態的訊息，那麼 Google 的政策處理系統可能無法擴容。例如，如果您設定多個涵蓋範圍超過 100,000 個帳戶的訴訟保留，且又採用複雜字詞 (例如多個別名及許多 AND/OR 陳述式) 做出修正，便可能達到上限。如果發生這種情況，系統可能會暫時禁止貴機構建立任何 Google Workspace 管理員政策，例如新增新使用者或套用新安全規則。
將網路論壇訊息設為訴訟保留狀態
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]。
- 如果案件已存在，請點開所需案件。否則請按照下列步驟建立案件：
- 按一下 [建立案件]。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
- 依序按一下 [保留項目]
[建立]。
- 輸入訴訟保留的專屬名稱。
- 依序按一下 [選擇服務]
[群組]。
- 按一下 [繼續]。
- 選取訴訟保留範圍：
- 特定群組：輸入一或多個群組電子郵件地址。
- 所有群組：將所有群組的訊息都設為訴訟保留狀態。
注意：強烈建議您不要選取所有群組；如果某個特定群組中含有大量帳戶 (超過 100,000 個)，您也切莫選取該群組 (尤其是在輸入字詞以利修正訴訟保留時)。
- 按一下 [繼續]。
- (選用) 設定訴訟保留條件：
- 傳送日期：輸入開始日期和結束日期，僅對在設定期間傳送的郵件套用訴訟保留。
- 如要對特定日期當天或之後傳送的郵件套用訴訟保留，只需輸入開始日期即可。
- 如要對特定日期當天或之前傳送的郵件套用訴訟保留，只需輸入結束日期即可。
- 如要對所有郵件 (不限傳送時間) 套用訴訟保留，請勿輸入開始日期和結束日期。
- 字詞：輸入搜尋字詞和運算子，只對內容中含有相符字詞的訊息套用訴訟保留。
- 傳送日期：輸入開始日期和結束日期，僅對在設定期間傳送的郵件套用訴訟保留。
- 按一下 [建立]。
編輯網路論壇訊息的訴訟保留狀態
您可以變更部分訴訟保留參數，但無法變更服務 (例如將「網路論壇」改為其他服務) 或範圍類型 (例如將「特定群組」改為「所有群組」)。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]，然後選擇內含訴訟保留的案件。
- 針對僅套用至特定群組的訴訟保留，您可以變更要設為訴訟保留狀態的群組：
- 按一下 [範圍]。
- 新增或移除群組。如果您移除所有群組，系統會提示您刪除訴訟保留。
- 按一下 [繼續]。
- 如要變更傳送日期範圍或字詞，請按一下 [條件]。
- 傳送日期：調整要套用訴訟保留的郵件傳送日期範圍。
- 字詞：新增或移除搜尋字詞和運算子，藉此變更要套用訴訟保留的郵件。
- 按一下 [儲存]。