將 Google 網上論壇資料設為訴訟保留狀態

為遵循法規或履行保存義務,您可以設定訴訟保留狀態,無限期保存資料。

如果設有訴訟保留的帳戶遭到使用者刪除資料,即便資料會從使用者的檢視畫面中移除,相關資料仍會留存在保管箱中。只要妥善設定訴訟保留,您就可以搜尋及匯出該資料。

注意:如果群組已開啟封存功能,保管箱就能對其中的訊息執行訴訟保留作業。不過,只有群組擁有者可以為群組開啟或關閉封存功能。如果群組擁有者已關閉群組的封存功能,使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。

如要進一步瞭解訴訟保留功能,請參閱訴訟保留常見問題

使用者可以查看處於訴訟保留狀態的訊息

在您建立訴訟保留後,使用者仍可查看已納入訴訟保留的訊息,即使保留規則已從使用者的檢視畫面中移除訊息也一樣。

將網上論壇資料設為訴訟保留狀態

  1. 建立或開啟要包含訴訟保留的案件
  2. 按一下 [建立訴訟保留]
  3. 輸入訴訟保留的專屬名稱。
  4. 選擇訴訟保留的類型:[網上論壇]
  5. 使用下拉式清單,選擇將訴訟保留的範圍設為個別帳戶或整個機構單位:
    • 群組帳戶:輸入一或多個要套用訴訟保留的群組。
    • 所有群組:將訴訟保留套用網域中的所有群組。
  6. 為訴訟保留設定條件:
    • 寄件日期:您可以按照日期範圍來保留郵件。如果僅在第一個欄位中輸入日期,自該日期起的所有郵件都會設為訴訟保留狀態。如果僅在第二個欄位中輸入日期,則該日期當天及之前的所有郵件都會設為訴訟保留狀態。如要讓所有郵件套用訴訟保留,請將此欄位留空。
    • 字詞:您可以使用搜尋字詞和運算子指定要套用訴訟保留的郵件內容。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立訴訟保留。

修改網上論壇現有訴訟保留的設定

您可以變更現有訴訟保留的部分條件,但無法變更資料類型。

  1. 開啟包含訴訟保留的案件。
  2. 按一下訴訟保留,然後按一下 [編輯訴訟保留]
  3. 您無法在套用到個別群組的訴訟保留中新增或移除群組,也無法在套用到網域所有群組的訴訟保留中修改適用群組。
  4. 修改下列任一項目:
    • 寄件日期:調整要套用訴訟保留的日期範圍。
    • 字詞:新增或移除搜尋字詞和運算子,變更要套用這項訴訟保留的郵件。
  5. 按一下 [儲存]
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