Spärra grupper

Som en del av dina Google Workspace Data eDiscovery-projekt kan du använda spärrar för att spara meddelanden i Grupper på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på specifika grupper eller alla grupper i organisationen. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina normala regler för datastyrning som annars kan rensa den.

Om Google Workspace-administratören tar bort en användares Arkiv-stödjande licens skyddas inte längre användarens data från radering i Arkiv. Data som är märkt för radering kan raderas permanent och kan inte återställas.Läs mer om att Bevara data för användare.

Viktig information om grupper och spärrar

Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv samt informationen om Grupper-meddelanden som stöds i Arkiv.

Öppna avsnitt  |  Komprimera alla

Vilken data kan spärras?

Data som lagras:

• Meddelanden och bilagor i grupper som skickas när konversationshistoriken är aktiverad

Data som inte lagras:

• Meddelanden i grupper som skickas när konversationshistoriken är avstängd
• Meddelanden som väntar på godkännande i modererade grupper
• Länkade filer
• Meddelanden i raderade grupper

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds.

Meddelanden i grupper raderas när gruppen tas bort

När en grupp raderas raderas även meddelanden i gruppen. Meddelanden i grupper raderas även om den borttagna gruppen omfattades av en spärr eller lagringsregel. Meddelanden i Gmail som konton tar emot via en prenumeration på en grupp raderas dock inte och omfattas av lagringsregler och spärrar i Gmail.

Spärrade meddelanden som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare

När ett meddelande som är spärrat tas bort av en användare eller en lagringsregel kan användaren inte få åtkomst till meddelandet längre men meddelandet raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera meddelandet i Arkiv.

Undvik att använda många eller komplexa termer för att förfina en spärr

Du kan ange söktermer för att förfina vilka meddelanden som ska ingå i en spärr. Vi rekommenderar starkt att du först förfinar dina spärrar per specifika grupper och sedan förfinar den mindre uppsättningen med termer.

I undantagsfall storleksanpassas kanske inte Googles system för policybearbetning om du ställer in många breda spärrar med komplexa villkorsuppsättningar för att förfina de spärrade meddelandena. Du kan exempelvis nå gränsen om du ställer in flera spärrar med omfattningar som inkluderar fler än 100 000 konton och som du förfinar med komplexa villkor, exempelvis flera alias och många OCH/ELLER-påståenden. Om detta händer kan din organisation tillfälligt blockeras från att skapa administratörspolicyer för Google Workspace, exempelvis lägga till nya användare eller tillämpa nya säkerhetsregler.

Spärra meddelanden i Grupper

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden.
3. Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
   1. Klicka på Skapa ärende.
   2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
   3. Klicka på Skapa.
4. Klicka på SpärrarSkapa.
5. Ange ett unikt namn på spärren.
6. Klicka på Välj tjänst Grupper.
7. Klicka på Fortsätt.
8. Välj omfattning för spärren:
   • Specifika grupper – ange en eller flera e-postadresser för gruppen.
   • Alla grupper – meddelanden i alla grupper spärras.

     Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer alla grupper eller en specifik grupp om det finns många (fler än 100 000) konton på den. Detta gäller särskilt om du anger termer för att förfina spärren.

9. Klicka på Fortsätt.
10. (Valfritt) Ange villkor för spärren:
    • Sändningsdatum – ange datum för att begränsa spärren till meddelanden som skickas inom start- och slutdatum.
      • Om du vill lagra meddelanden som har skickats på eller efter ett visst datum anger du enbart ett startdatum.
      • Om du vill lagra meddelanden som har skickats på eller före ett visst datum anger du enbart ett slutdatum.
      • Ange inte ett start- eller slutdatum om du vill behålla meddelanden oavsett när de skickades.
    • Villkor – ange sökord och operatorer för att tillämpa spärren enbart på meddelanden som matchar villkoren.
11. Klicka på Skapa.

Redigera en spärr för gruppmeddelanden

Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänsten (från Grupper till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel specifika grupper till alla grupper).

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.
3. För spärrar som gäller för specifika grupper kan du ändra vilka grupper som omfattas av spärren:
   1. Klicka på Omfattning.
   2. Lägg till eller ta bort grupper. Om du tar bort alla grupper uppmanas du att radera spärren.
   3. Klicka på Fortsätt.
4. Om du vill ändra datumintervallet eller villkoren klickar du på Villkor.
   • Sändningsdatum – utöka eller begränsa datumintervallet som spärren gäller.
   • Villkor – lägg till eller ta bort sökord och operatorer om du vill ändra vilka meddelanden som omfattas av spärren.
5. Klicka på Spara.