Как установить запрет на удаление для Групп

В рамках проектов по предоставлению электронных документов Google Workspace вы можете устанавливать запреты на удаление, чтобы бессрочно хранить сообщения Групп для соблюдения юридических или других предписывающих это обязательств. Запрет на удаление можно применить к некоторым или ко всем группам в организации. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления информацией.

Когда администратор Google Workspace удаляет лицензию пользователя с поддержкой Google Сейфа, установленные в отношении него запреты на удаление перестают действовать. Его данные могут быть немедленно удалены без возможности восстановления. Подробнее о хранении данных пользователей…

Важная информация о Группах и запретах на удаление

Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие сообщения Групп поддерживаются в Сейфе.

Развернуть раздел  |  Свернуть все

Типы данных, для которых можно и нельзя установить запреты на удаление

Сохраняются следующие данные:

• сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные в группах с включенной историей чата.

Не сохраняются следующие данные:

• сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
• сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
• файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
• сообщения в удаленных группах.

Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…

Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы

При удалении группы письма в ней также удаляются. Сообщения в Группах удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.

Удаленные сообщения, на которые распространяется запрет на удаление, видны в Сейфе, но недоступны пользователям

Когда пользователь удаляет сообщение, подпадающее под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому сообщению. При этом у него сохраняется возможность восстановить его позже. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие сообщения в Сейфе.

Не используйте сложные условия или большое их количество для уточнения запрета

Чтобы уточнить, для каких сообщений действует запрет на удаление, вы можете указать для него ключевые слова и операторы поиска. При уточнении запрета настоятельно рекомендуется сначала указать определенную группу пользователей, к которым он применяется, а уже затем добавлять условия для нее.

В отдельных редких случаях система обработки правил Google может не справляться с нагрузкой, если вы установили много запретов на удаление с широкой областью действия и сложными условиями для уточнения сообщений, подпадающих под запрет. Например, это может произойти, если вы установили несколько запретов, действующих для более чем 100 000 аккаунтов и содержащих сложные условия (несколько псевдонимов домена или большое количество логических операторов AND и OR). При перегрузке системы обработки правил у вашей организации может быть временно заблокирована возможность выполнять административные задачи в Google Workspace, например добавлять новых пользователей или применять новые правила безопасности.

Как установить запрет на удаление сообщений Групп

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела.
3. Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте дело:
   1. Нажмите Создать папку.
   2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
   3. Нажмите Создать.
4. Нажмите Запрет удаленияСоздать.
5. Укажите уникальное название для запрета.
6. Нажмите Выберите сервисГруппы.
7. Нажмите Продолжить.
8. Укажите, на что будет распространяться запрет:
   • Определенные группы. Укажите адреса электронной почты групп.
   • Все группы. Запрет распространяется на сообщения всех групп.

     Примечание. Настоятельно не рекомендуется выбирать все или определенные группы, если общее количество их участников превышает 100 000 человек, в особенности при уточнении запрета с помощью условий.

9. Нажмите Продолжить.
10. При необходимости настройте условия применения запрета:
    • Дата отправки. Введите начальную и конечную даты, чтобы запрет на удаление действовал только для сообщений, отправленных в указанный период.
      • Чтобы запрет применялся к сообщениям, отправленным в определенный день и позже, укажите только начальную дату.
      • Чтобы запрет действовал для сообщений, отправленных до определенной даты включительно, укажите только конечную дату.
      • Чтобы запрет применялся ко всем сообщениям, оставьте это поле пустым.
    • Условия. Укажите ключевые слова и операторы поиска, чтобы запрет на удаление применялся только к тем сообщениям, которые соответствуют заданным условиям.
11. Нажмите Создать.

Как изменить запрет на удаление сообщений Групп

Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Google Группы) и типа области действия (определенные или все группы).

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела и выберите то дело, которое содержит запрет.
3. Если запрет установлен для отдельных групп, вы можете добавить или удалить группы, для которых действует этот запрет:
   1. Нажмите Область действия.
   2. Добавьте или удалите группы. Если вы удалите все группы, появится запрос на удаление запрета.
   3. Нажмите Продолжить.
4. Чтобы изменить даты отправки или условия поиска, нажмите Условия.
   • Дата отправки. Увеличьте или уменьшите временной диапазон для применения запрета на удаление.
   • Условия. Добавьте или удалите ключевые слова и операторы поиска, чтобы изменить условия отбора сообщений, для которых действует запрет.
5. Нажмите Сохранить.