Een bewaarplicht plaatsen op groepen

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om berichten in Groepen voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht toepassen op specifieke groepen of op alle groepen in uw organisatie. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.

Als uw Google Workspace-beheerder de Vault-licentie van een gebruiker verwijdert, beschermen de Vault-bewaarplichten de gegevens van de gebruiker niet meer tegen verwijdering. Gegevens die zijn gemarkeerd voor verwijdering, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd en kunnen niet worden hersteld. Meer informatie over gegevens bewaren voor gebruikers.

Belangrijke informatie over groepen en bewaarplichten

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te bekijken welke Groepen-berichten worden ondersteund in Vault.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Bewaarde gegevens:

• Berichten en de bijlagen ervan in groepen die worden gestuurd als de gespreksgeschiedenis aanstaat

Gegevens die niet worden bewaard:

• Berichten in groepen die worden verstuurd als de gespreksgeschiedenis uitstaat
• Berichten die wachten op goedkeuring in gemodereerde groepen
• Gekoppelde bestanden
• Berichten in verwijderde groepen

Zie Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Berichten in Groepen worden verwijderd als de groep wordt verwijderd

Als een groep wordt verwijderd, worden berichten in de groep ook verwijderd. Berichten in Groepen worden verwijderd, zelfs als er een bewaarplicht of bewaarregel geldt voor de verwijderde groep. Berichten in Gmail die door accounts zijn ontvangen via een lidmaatschap van een groep, worden echter niet verwijderd en blijven vallen onder de bewaarregels en bewaarplichten van Gmail.

Verwijderde berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers

Als een bericht waarop een bewaarplicht is geplaatst, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht, maar wordt het bericht niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, bekijken en exporteren via Vault.

Vermijd veel of complexe termen om een bewaarplicht te verfijnen

Als u de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wilt verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u sterk aan eerst uw bewaarplichten per specifieke groep te verfijnen en vervolgens die kleinere verzameling te verfijnen met termen.

In zeldzame gevallen schaalt het beleidverwerkingssysteem van Google mogelijk niet als u veel bewaarplichten met grote bereiken instelt die complexe termen bevatten om de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere bewaarplichten instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts bevatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, is het mogelijk dat uw organisatie tijdelijk geen beheerbeleid voor Google Workspace kan maken, zoals voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.

Een bewaarplicht plaatsen op berichten in Groepen

1. Log in op vault.google.com.
2. Log in op vault.google.com.
3. Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
   1. Klik op Kwestie maken.
   2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
   3. Klik op Maken.
4. Klik op BewaarplichtenMaken.
5. Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
6. Klik op Service kiezen Groepen.
7. Klik op Doorgaan.
8. Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
   • Specifieke groepen: Voer een of meer groepsmailadressen in.
   • Alle groepen: Berichten in alle groepen worden bewaard.

     Opmerking: We raden u sterk aan niet alle groepen of een specifieke groep te selecteren als die veel (meer dan 100.000) accounts bevat, vooral niet als u termen invoert om de bewaarplicht te verfijnen.

9. Klik op Doorgaan.
10. (Optioneel) Stel de voorwaarden in voor de bewaarplicht:
    • Verzenddatum: Voer datums in om de bewaarplicht te beperken tot berichten die binnen de start- en einddatum zijn verstuurd.
      • Als u berichten wilt bewaren die op of na een bepaalde datum zijn verstuurd, voert u alleen de startdatum in.
      • Als u berichten wilt bewaren die op of voor een bepaalde datum zijn verstuurd, voert u alleen de einddatum in.
      • Als u berichten wilt bewaren ongeacht wanneer ze zijn verstuurd, voert u geen start- of einddatum in.
    • Termen: Voer zoektermen en operators in om de bewaarplicht alleen toe te passen op berichten die overeenkomen met de termen.
11. Klik op Maken.

Een bewaarplicht voor Groepen-berichten bewerken

U kunt bepaalde parameters van de bewaarplicht wijzigen, maar u kunt de service (van Groepen naar een andere service) of het bereiktype (zoals van specifieke groepen naar alle groepen) niet wijzigen.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
3. Als een bewaarplicht geldt voor specifieke groepen, kunt u wijzigen voor welke groepen de bewaarplicht geldt:
   1. Klik op Bereik.
   2. Voeg groepen toe of verwijder groepen. Als u alle groepen verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.
   3. Klik op Doorgaan.
4. Klik op Voorwaarden om de verzendperiode of voorwaarden te wijzigen.
   • Verzenddatum: Hiermee kunt u het datumbereik voor de bewaarplicht uitbreiden of beperken.
   • Termen: Hier kunt u zoektermen en operators toevoegen of verwijderen om te wijzigen voor welke berichten de bewaarplicht geldt.
5. Klik op Opslaan.