Google グループを記録保持の対象にする

Google Workspace のデータ電子情報開示プロジェクトの一環として記録保持(リティゲーション ホールド)を使用すると、グループ内のメッセージを恒久的に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。記録保持は、組織内の特定のグループまたはすべてのグループに適用することができます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、通常のデータ ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。

Google Workspace 管理者がユーザーの Vault サポート ライセンスを削除すると、Vault の記録保持(リティゲーション ホールド)でそのユーザーのデータが保護されなくなります。削除するようマークされたデータは、直ちにパージされて復元できません。詳しくは、ユーザーのデータの保持についてのページをご覧ください。

Google グループと記録保持に関する重要な注意事項

保持ルールを設定する前に、Google Vault の記録保持(リティゲーション ホールド)スタートガイドVault でサポートされるグループのメッセージをお読みになることをおすすめします。

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保持できるデータ

保持されるデータ:

  • 会話の履歴が有効になった状態で送られたグループ内のメッセージと添付ファイル

保持されないデータ:

  • 会話の履歴が無効になった状態で送られたグループのメッセージ
  • 管理対象グループの承認待ちのメッセージ
  • リンクされたファイル
  • 削除されたグループ内のメッセージ
詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプをご確認ください。
グループのメッセージは、そのグループの削除に伴い削除される
グループを削除すると、グループのメッセージも削除されます。削除された Google グループのメッセージは、そのグループが記録保持(リティゲーション ホールド)または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。
記録保持対象の削除済みメッセージは、Vault では常に閲覧可能(ユーザーからは閲覧不可)

記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなりますが、そのメッセージは完全に削除されるわけではありません。適切な権限を持つ Vault 管理者は、引き続き Vault を使用してメッセージを検索、プレビュー、書き出しすることができます。

記録保持の絞り込みには多くのキーワードや複雑な条件を使用しない

記録保持の対象となるメッセージを絞り込むには、検索キーワードを入力する方法がありますが、まずはグループで絞り込んで、さらに絞り込みが必要な場合にキーワードを使用することを強くおすすめします。

設定した多数の記録保持の適用範囲が広大で、対象のメッセージを複雑な条件で絞り込んでいる場合は、Google のポリシー処理システムで対応しきれないことがまれにあります。たとえば、適用範囲に 10 万を超えるアカウントが含まれていたり、適用範囲を複数のエイリアスや多くの AND / OR 文などの複雑な条件で絞り込んでいる記録保持を複数設定している場合は、システムの上限に達する可能性があります。この状況が発生すると、新しいユーザーの追加や新しいセキュリティ ルールの適用など、Google Workspace の管理ポリシーの作成が一時的にブロックされる場合があります。

Google グループのメッセージを記録保持の対象にする

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックします。
  3. すでに存在する案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
    1. [作成] をクリックします。
    2. 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
    3. [案件を新規作成] をクリックします。
  4. [記録保持] [作成] をクリックします。
  5. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  6. [サービスの選択] 次に [グループ] をクリックします。
  7. [続行] をクリックします。
  8. 記録保持の適用範囲を選択します。
    • 特定のグループ - グループのメールアドレス(複数可)を入力します。
    • すべてのグループ - すべてのグループのメッセージを記録保持の対象にします。

      注: すべてのグループ、または多数(10 万以上)のアカウントが含まれているグループを選択しないよう強くおすすめしていますが、これは特に、キーワードを入力して記録保持を絞り込む場合に当てはまります。

  9. [続行] をクリックします。
  10. (省略可)記録保持の条件を設定します。
    • 送信日 - 特定の期間に送信されたメールを記録保持の対象にするには、開始日と終了日を指定します。
      • 特定の日付以降に送信されたメールを保持するには、開始日のみを入力します。
      • 特定の日付以前に送信されたメールを保持するには、終了日のみを入力します。
      • メッセージの送信日に関係なく記録保持の対象にする場合は、開始日も終了日も入力しないでください。
    • 検索キーワード - 検索キーワードと演算子を入力して、検索キーワードに一致するメールにのみ記録保持を適用します。
  11. [作成] をクリックします。

Google グループのメッセージの記録保持を編集する

一部の記録保持パラメータは変更できますが、サービス(Google グループを別のサービスに)および適用範囲のタイプ(特定のグループをすべてのグループにするなど)を変更することはできません。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックし、記録保持を含む案件をクリックします。
  3. 記録保持の適用範囲が特定のグループである場合、記録保持の対象となるグループを変更できます。
    1. [適用範囲] をクリックします。
    2. グループを追加または削除します。すべてのグループを削除すると、この記録保持を削除するよう求めるメッセージが表示されます。
    3. [続行] をクリックします。
  4. 送信期間または検索キーワードを変更するには、[条件] をクリックします。
    • 送信日 - 記録保持の対象とする期間を広げたり狭めたりできます。
    • キーワード - 検索キーワードや演算子を追加または削除して、記録保持の対象となるメッセージを変更します。
  5. [保存] をクリックします。

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