Google グループを記録保持の対象にする

記録保持(リティゲーション ホールド)を使用すると、法的義務や文書保全に関する義務を満たすよう、データを無制限に保存できます。

記録保持の対象となるユーザーがデータを削除した場合、ユーザーの画面では削除されたように見えますが、データそのものは Vault 内に保存されます。記録保持の対象として保存されている限り、管理者はそのデータの検索や書き出しを行うことができます。

注: Vault では、アーカイブ機能がオンになっているグループのメッセージを保持できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。

記録保持について詳しくは、記録保持に関するよくある質問をご覧ください。

グループと記録保持に関する重要な注意事項

  • グループのメッセージは、グループが削除されると削除されます。

    グループが削除されると、グループのメッセージも削除されます。これは、ユーザーのアカウントを削除する場合に行われる処理に似ています。削除されたグループのメッセージは、そのグループが記録保持(リティゲーション ホールド)または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。

  • アクセス権限を持つ Vault 管理者は、記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているメッセージを常に表示できます

    記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージを表示できなくなります。ただし、適切な権限を持つ Vault 管理者は、Vault でメッセージを検索して表示できます。管理者は Vault を使用してメッセージを書き出すこともできます。

Google グループを記録保持の対象にする

  1. 記録保持を適用する案件を作成するか、開きます。
  2. [記録保持を作成] をクリックします。
  3. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  4. 記録保持のタイプとして [グループ] を選択します。
  5. プルダウン リストを使用して、個人のアカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    • グループ アカウント - 記録保持の対象とするグループを入力します(複数可)。
    • すべてのグループ - ドメイン内のすべてのグループに記録保持を適用します。
  6. 記録保持の条件を設定します。
    • 送信日 - メッセージを保持する期間を指定できます。最初の欄にのみ日付を入力すると、その日以降のすべてのメッセージが記録保持の対象になります。2 番目の欄にのみ日付を入力すると、その日以前のすべてのメッセージが記録保持の対象になります。すべてのメッセージに記録保持を適用するには、この欄を空白のままにします。
    • キーワード - 検索キーワードや演算子を使用して、保持するメッセージ コンテンツを指定することができます。
  7. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

Google グループの既存の記録保持を変更する

既存の記録保持の条件の一部を変更できます。ただし、データのタイプは変更できません。

  1. 記録保持が設定されている案件を開きます。
  2. 記録保持をクリックして、[記録保持の編集] をクリックします。
  3. 個々のグループに適用される記録保持の場合、グループの追加または削除を行うことができます。ドメイン内のすべてのグループに適用される記録保持については、グループの変更はできません。
  4. 必要に応じて、次の条件を変更します。
    • 送信日 - 記録保持の対象とする期間を広げたり狭めたりできます。
    • キーワード - 検索キーワードや演算子を追加したり削除したりして、記録保持の対象となるメッセージを変更します。
  5. [保存] をクリックします。
この情報は役に立ちましたか?
改善できる点がありましたらお聞かせください。