Applicare un blocco a Google Gruppi

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare i blocchi per conservare i messaggi in Gruppi a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco a gruppi specifici o a tutti i gruppi della tua organizzazione. I blocchi hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i dati sottoposti a blocco sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se l'amministratore di Google Workspace elimina un account utente nella Console di amministrazione, i suoi dati non sono più disponibili in Vault e non possono essere ripristinati. Puoi sottoporre a blocco o conservare i dati di un utente solo se quest'ultimo ha sia la licenza di Google Workspace sia quella di Vault. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti su Gruppi e blocchi

Prima di impostare blocchi, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva ai blocchi di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi di Google Gruppi supportati in Vault.

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Quando un gruppo viene eliminato in Gruppi, vengono rimossi anche i relativi messaggi
Quando un gruppo viene eliminato, vengono rimossi anche i suoi messaggi, come accade quando elimini l'account di un utente. I messaggi che si trovano in Gruppi vengono rimossi anche se il gruppo eliminato era soggetto a un blocco o a una regola di conservazione. Tuttavia, in Gmail, i messaggi che gli account ricevono in quanto membri di un gruppo non vengono eliminati e sono soggetti alle regole di conservazione e ai blocchi di Gmail.
I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un messaggio soggetto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi. Tuttavia, come utente di Vault che dispone dei privilegi appropriati, puoi cercare, visualizzare l'anteprima ed esportare il massaggio utilizzando Vault.

Evitare l'uso di troppi termini o di termini complessi per perfezionare un blocco

Per perfezionare i messaggi coperti da un blocco, puoi inserire termini di ricerca Consigliamo vivamente di procedere prima alla definizione dettagliata dei blocchi in base a gruppi specifici per poi passare al perfezionamento dell'insieme più piccolo così ottenuto mediante l'uso di termini.

In alcuni rari casi, il sistema di elaborazione dei criteri di Google potrebbe non offrire la scalabilità necessaria se imposti più blocchi di ampia portata in cui i messaggi bloccati sono perfezionati mediante insiemi di termini complessi. Ad esempio, potresti raggiungere il limite se imposti diversi blocchi con ambiti che includono oltre 100.000 account e li perfezioni tramite termini complessi, ad esempio utilizzando più alias e diverse istruzioni di tipo AND/OR. In questo caso, è possibile che alla tua organizzazione sia temporaneamente impedita la creazione di criteri amministrativi per Google Workspace, come l'aggiunta di nuovi utenti o l'applicazione di nuove regole per la sicurezza.

Applicare un blocco ai messaggi in Gruppi

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche.
  3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.
  4. Fai clic su BlocchiCrea.
  5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
  6. Fai clic su Scegli il servizioe poi Gruppi.
  7. Fai clic su Continua.
  8. Seleziona l'ambito del blocco:
    • Gruppi specifici: inserisci uno o più indirizzi email di gruppi.
    • Tutti i gruppi: i messaggi di tutti i gruppi sono sottoposti al blocco.

      Nota: consigliamo vivamente di non selezionare tutti i gruppi o un gruppo specifico se contiene molti account (più di 100.000), in particolare se inserisci termini per perfezionare il blocco.

  9. Fai clic su Continua.
  10. (Facoltativo) Imposta le condizioni per il blocco:
    • Data di invio: inserisci le date per limitare il blocco ai messaggi inviati entro le date di inizio e di fine.
      • Per bloccare i messaggi inviati in una data specifica o dopo tale data, inserisci solo una data di inizio.
      • Per bloccare i messaggi inviati in una data specifica o prima di tale data, inserisci solo una data di fine.
      • Per bloccare i messaggi indipendentemente da quando sono stati inviati, non inserire alcuna data di inizio o di fine.
    • Termini: inserisci termini e operatori di ricerca per applicare il blocco solo ai messaggi che corrispondono ai termini.
  11. Fai clic su Crea.

Modificare un blocco applicato ai messaggi di Gruppi

Puoi modificare alcuni parametri di un blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Gruppi con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire "Gruppi specifici" con "Tutti i gruppi").

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
  3. Per i blocchi applicati a gruppi specifici, puoi cambiare i gruppi coperti dal blocco:
    1. Fai clic su Ambito.
    2. Aggiungi o rimuovi gruppi. Se rimuovi tutti i gruppi, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.
    3. Fai clic su Continua.
  4. Per modificare l'intervallo di date di invio o i termini, fai clic su Condizioni.
    • Data di invio: amplia o limita l'intervallo di date soggette al blocco.
    • Termini: aggiungi o rimuovi termini e operatori di ricerca per cambiare la selezione dei messaggi soggetti al blocco.
  5. Fai clic su Salva.
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