Membekukan Grup

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk menyimpan pesan di Grup tanpa batas waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan ke grup tertentu atau semua grup di organisasi. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola data umum yang dapat menghapusnya secara permanen.

Jika administrator Google Workspace menghapus lisensi yang mendukung Vault pengguna, Vault tidak lagi melindungi data pengguna dari penghapusan. Data yang ditandai untuk dihapus dapat langsung dihapus permanen dan tidak dapat dipulihkan. Pelajari lebih lanjut cara Mempertahankan data untuk pengguna.

Informasi penting tentang Grup dan pembekuan

Sebelum menetapkan pembekuan, sebaiknya Anda membaca Memulai pembekuan di Google Vault dan meninjau Pesan grup yang didukung di Vault.

Buka bagian  |  Ciutkan semua

Data yang dapat dibekukan

Data yang dipertahankan:

• Pesan dan lampirannya dalam grup yang dikirim saat histori percakapan diaktifkan

Data yang tidak disimpan:

• Pesan di grup yang dikirim saat histori percakapan dinonaktifkan
• Pesan yang menunggu persetujuan dalam grup yang dimoderasi
• File yang ditautkan
• Pesan di grup yang dihapus

Untuk mengetahui detailnya, buka Layanan dan jenis data yang didukung.

Pesan di Grup akan dihapus saat grup dihapus.

Jika grup dihapus, pesan di grup tersebut juga akan dihapus. Pesan di Grup akan dihapus meskipun grup yang dihapus tunduk pada aturan retensi atau pembekuan. Namun, pesan di Gmail yang diterima oleh akun melalui langganan grup tidak akan dihapus dan pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan Gmail.

Pesan dalam pembekuan yang dihapus selalu dapat dilihat di Vault, tetapi tidak dapat dilihat oleh pengguna

Jika pesan yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses pesan tersebut lagi, tetapi pesan tersebut tidak dihapus permanen. Sebagai admin Vault dengan hak istimewa yang sesuai, Anda tetap dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor pesan menggunakan Vault.

Menghindari banyak istilah atau istilah yang kompleks untuk menyaring pembekuan

Untuk menyaring pesan yang dicakup pembekuan, Anda dapat memasukkan istilah penelusuran. Sebaiknya Anda menyaring pembekuan terlebih dahulu berdasarkan akun, lalu menyaring kumpulan yang lebih kecil dengan istilah.

Dalam kasus yang jarang terjadi, sistem pemrosesan kebijakan Google mungkin tidak sesuai jika Anda menetapkan banyak pembekuan dengan cakupan luas yang memiliki kumpulan istilah yang kompleks untuk menyaring pesan yang dibekukan. Misalnya, Anda mungkin mencapai batas jika menetapkan beberapa pembekuan dengan cakupan yang melingkupi lebih dari 100.000 akun dan yang Anda saring dengan istilah yang kompleks, seperti beberapa alias dan banyak pernyataan AND/OR. Jika hal ini terjadi, organisasi Anda untuk sementara tidak akan dapat membuat kebijakan admin apa pun untuk Google Workspace, seperti menambahkan pengguna baru atau menerapkan aturan keamanan baru.

Membekukan pesan di Grup

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah.
3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
   1. Klik Buat kasus.
   2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
   3. Klik Buat.
4. Klik PembekuanBuat.
5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
6. Klik Pilih layanan Grup.
7. Klik Lanjutkan.
8. Pilih cakupan pembekuan:
   • Grup tertentu—Masukkan satu atau beberapa alamat email grup.
   • Semua grup—Pesan di semua grup dibekukan.

     Catatan: Sebaiknya Anda tidak memilih semua grup atau grup tertentu jika memiliki banyak akun (lebih dari 100,000) di dalamnya, terutama jika Anda memasukkan istilah untuk menyaring pembekuan.

9. Klik Lanjutkan.
10. (Opsional) Tetapkan kondisi untuk pembekuan:
    • Tanggal pengiriman—Masukkan tanggal untuk membatasi pembekuan pada pesan yang dikirim dalam tanggal mulai dan akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau setelah tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal mulai.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim pada atau sebelum tanggal tertentu, masukkan hanya tanggal akhir.
      • Untuk membekukan pesan yang dikirim kapan saja, jangan masukkan tanggal mulai atau akhir.
    • Istilah—Masukkan istilah dan operator penelusuran untuk menerapkan pembekuan hanya ke pesan yang cocok dengan istilah.
11. Klik Buat.

Mengedit pembekuan pada pesan Grup

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanannya (misalnya dari Grup ke layanan lain) atau jenis cakupannya (misalnya dari grup tertentu ke semua grup).

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
3. Untuk pembekuan yang berlaku bagi grup tertentu, Anda dapat mengubah grup yang dicakup oleh pembekuan tersebut:
   1. Klik Cakupan.
   2. Tambahkan atau hapus pengguna. Jika semua pengguna dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.
   3. Klik Lanjutkan.
4. Untuk mengubah rentang tanggal pengiriman atau istilah, klik Kondisi.
   • Tanggal pengiriman—Luaskan atau batasi rentang tanggal yang akan dibekukan.
   • Istilah—Tambahkan atau hapus operator dan istilah penelusuran untuk mengubah cakupan pesan yang akan dibekukan.
5. Klik Simpan.