Préserver des données Groupes à titre conservatoire

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, l'obligation de conservation vous permet de conserver les messages Groupes indéfiniment pour satisfaire à des obligations juridiques ou de préservation. Vous pouvez appliquer une obligation de conservation à des groupes spécifiques ou à tous les groupes de votre organisation. Les obligations de conservation prévalent sur les règles de conservation. Les données conservées sont donc protégées des paramètres de gouvernance habituels prévoyant leur suppression.

Si votre administrateur Google Workspace supprime la licence compatible avec Vault d'un utilisateur, Vault ne protège plus les données de l'utilisateur contre la suppression. Les données marquées pour être supprimées peuvent être immédiatement supprimées et ne peuvent pas être restaurées. En savoir plus sur la conservation des données des utilisateurs

Informations importantes concernant Groupes et les obligations de conservation

Avant de définir des obligations de conservation, nous vous recommandons de consulter Premiers pas avec l'obligation de conservation Google Vault et Messages Google Groupes disponibles dans Vault.

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Quelles données peuvent être conservées ?

Données conservées:

• Messages et leurs pièces jointes envoyés dans des groupes lorsque l'historique de conversation est activé

Données non conservées:

• Messages de groupes envoyés lorsque l'historique de la conversation est désactivé
• Messages en attente d'approbation dans les groupes modérés
• Fichiers associés
• Messages dans des groupes supprimés

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Les messages de Groupes sont supprimés lorsque le groupe est supprimé

Lorsqu'un groupe est supprimé, les messages du groupe sont aussi supprimés. Les messages dans Groupes sont supprimés même si le groupe supprimé est soumis à une obligation ou règle de conservation. Toutefois, les messages Gmail que les comptes reçoivent par le biais d'un abonnement à un groupe ne sont pas supprimés et sont soumis aux obligations et règles de conservation de Gmail.

Les messages sous obligation de conservation restent toujours visibles dans Vault, mais pas pour les utilisateurs

Lorsqu'un message sous obligation de conservation est supprimé par un utilisateur ou par une règle de conservation, l'utilisateur en question ne peut plus le consulter, mais le message n'est pas supprimé définitivement. En tant qu'administrateur Vault disposant des droits appropriés, vous pouvez toujours rechercher, prévisualiser et exporter le message à l'aide de Vault.

Éviter d'utiliser des termes complexes ou nombreux pour affiner une obligation de conservation

Pour restreindre les messages faisant l'objet d'une obligation de conservation, saisissez des termes de recherche. Nous vous recommandons vivement d'affiner vos obligations de conservation en sélectionnant d'abord des groupes spécifiques, puis d'appliquer les termes à cet ensemble plus réduit.

Dans de rares cas, il arrive que le système de traitement des règles de Google soit surchargé si vous configurez un grand nombre d'obligations de conservation à grande portée comportant des ensembles de termes complexes pour restreindre les messages concernés. Par exemple, vous pouvez atteindre la limite si vous définissez plusieurs obligations de conservation dont la portée inclut plus de 100 000 comptes et que vous l'affinez à l'aide de termes complexes, comme de nombreux alias et instructions ET/OU. Si cela se produit, votre organisation risque temporairement de ne plus être autorisée à créer des règles d'administration pour Google Workspace, par exemple pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou appliquer de nouvelles règles de sécurité.

Placer des messages Groupes sous obligation de conservation

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges.
3. Si le litige existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
   1. Cliquez sur Créer un litige.
   2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
   3. Cliquez sur Créer.
4. Cliquez sur Obligations de conservationCréer.
5. Saisissez le nom de l'obligation de conservation.
6. Cliquez sur Sélectionner un serviceGroupes.
7. Cliquez sur Continuer.
8. Sélectionnez la portée de l'obligation de conservation :
   • Groupes spécifiques : saisissez une adresse e-mail de groupe ou plus.
   • Tous les groupes : l'obligation de conservation porte sur les messages de tous les groupes.

     Remarque : Nous recommandons fortement de ne pas sélectionner tous les groupes ni un groupe spécifique si celui-ci comporte de nombreux comptes (plus de 100 000), surtout si vous saisissez des termes pour affiner l'obligation de conservation.

9. Cliquez sur Continuer.
10. (Facultatif) Définissez les conditions de l'obligation de conservation :
    • Date d'envoi : saisissez des dates de début et de fin pour limiter l'obligation de conservation aux messages envoyés durant cette période.
      • Pour conserver les messages envoyés à partir d'une date spécifique, saisissez uniquement une date de début.
      • Pour conserver les messages envoyés jusqu'à une date spécifique, saisissez uniquement une date de fin.
      • Pour conserver les messages sans tenir compte de leur date d'envoi, ne saisissez aucune date.
    • Termes : saisissez des termes et opérateurs de recherche pour n'appliquer l'obligation de conservation qu'aux messages correspondants.
11. Cliquez sur Créer.

Modifier l'obligation de conservation des messages Groupes

Vous pouvez modifier certains paramètres de l'obligation de conservation, mais vous ne pouvez pas en modifier le service (choisir un autre service que Groupes) ni la portée (par exemple, passer de groupes spécifiques à tous les groupes).

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges, puis sur le litige contenant l'obligation de conservation.
3. Pour les obligations de conservation portant sur des groupes spécifiques, vous pouvez modifier les groupes concernés par l'obligation de conservation :
   1. Cliquez sur Portée.
   2. Ajoutez ou supprimez des groupes. Si vous supprimez tous les groupes, il vous sera demandé de supprimer l'obligation de conservation.
   3. Cliquez sur Continuer.
4. Pour modifier la plage de dates d'envoi ou les conditions d'utilisation envoyées, cliquez sur Conditions.
   • Date d'envoi : étendez ou réduisez la plage de dates pour laquelle l'obligation de conservation est appliquée.
   • Termes : ajoutez ou supprimez des termes et opérateurs de recherche pour changer le type de messages soumis à l'obligation de conservation.
5. Cliquez sur Enregistrer.