Aplicar bloqueos en Grupos

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente mensajes de Grupos mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a grupos concretos o a todos los grupos de tu organización. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación; así, los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobierno de datos normales para impedir que esas reglas los eliminen definitivamente.

Si tu administrador de Google Workspace le quita a un usuario su licencia compatible con Vault, las retenciones de Vault ya no podrán evitar que se eliminen los datos del usuario. Los datos que se marquen para eliminarse pueden purgarse de inmediato y no se pueden restaurar. Más información sobre cómo conservar datos de usuarios

Información importante sobre Grupos y las retenciones

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los mensajes de Grupos admitidos en Vault.

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Qué datos se pueden retener

Datos que se conservan:

• Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos enviados con el historial de conversaciones activado

Datos que no se conservan:

• Mensajes de grupos enviados con el historial de conversaciones desactivado
• Mensajes pendientes de aprobación en grupos moderados
• Archivos enlazados
• Mensajes de grupos eliminados

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Los mensajes de grupos se eliminan cuando se elimina el grupo

Cuando se elimina un grupo, también se purgan definitivamente los mensajes de ese grupo. Los mensajes de Grupos se eliminan aunque el grupo eliminado esté sujeto a una retención o a una regla de conservación. Sin embargo, los mensajes de Gmail que reciben las cuentas a través de una suscripción a un grupo no se eliminan y están sujetos a las retenciones y a las reglas de conservación de Gmail.

Los mensajes eliminados sujetos a una retención siempre se pueden ver en Vault, pero no son visibles para los usuarios

Si un usuario o una regla de conservación eliminan un mensaje sujeto a una retención, ese usuario ya no podrá verlo, pero el mensaje no se purga. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes usar Vault para buscar mensajes, previsualizarlos y exportarlos.

Evita usar muchos términos o términos complejos para acotar una retención

Para acotar los mensajes que estarán sujetos a una retención, puedes especificar términos de búsqueda. Te recomendamos que primero acotes las retenciones por grupos concretos y que luego filtres ese conjunto más pequeño con los términos.

En casos excepcionales, es posible que el sistema de procesamiento de políticas de Google no pueda gestionar la carga si defines muchas retenciones de amplio alcance con conjuntos de términos complejos para acotar los mensajes sujetos a retenciones. Por ejemplo, se podría alcanzar el límite si defines varias retenciones con alcances que incluyan más de 100.000 cuentas y las acotas con términos complejos, como diferentes alias o muchas instrucciones AND/OR. Si esto ocurriera, tu organización podría sufrir un bloqueo temporal que le impidiera crear políticas administrativas para Google Workspace, como añadir nuevos usuarios o aplicar nuevas reglas de seguridad.

Aplicar retenciones a mensajes de Grupos

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos.
3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.
4. Haz clic en RetencionesCrear.
5. Da un nombre único a la retención.
6. Haz clic en Elegir servicioGrupos.
7. Haz clic en Continuar.
8. Selecciona el alcance de la retención:
   • Grupos específicos: escribe una o varias direcciones de correo electrónico de grupos.
   • Todos los grupos: los mensajes de todos los grupos estarán sujetos a retenciones.

     Nota: Te recomendamos que no selecciones todos los grupos ni un grupo concreto que contenga muchas cuentas (más de 100.000), sobre todo si especificas términos para acotar la retención.

9. Haz clic en Continuar.
10. (Opcional) Define las condiciones de la retención:
    • Fecha de envío: elige una fecha de inicio y otra de finalización para que se retengan los mensajes enviados durante ese periodo.
      • Para retener mensajes enviados a partir de una fecha determinada, introduce solo una fecha de inicio.
      • Para retener mensajes enviados hasta una fecha concreta, indica solo una fecha de finalización.
      • Para retener mensajes independientemente de cuándo se enviaron, no selecciones ninguna fecha.
    • Términos: escribe operadores y términos de búsqueda para que la retención solo afecte a mensajes que coincidan con los términos.
11. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de mensajes de Grupos

Puedes modificar algunos parámetros de una retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Grupos a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de grupos concretos a todos los grupos).

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
3. En las retenciones que afectan a grupos concretos, puedes cambiar los grupos que están sujetos a la retención. Para ello, haz lo siguiente:
   1. Haz clic en Alcance.
   2. Añade o quita grupos. Si quitas todos los grupos de una retención, se te pedirá que la elimines.
   3. Haz clic en Continuar.
4. Para cambiar el periodo de envío o los términos, haz clic en Condiciones.
   • Fecha de envío: extiende o acorta el periodo sujeto a la retención.
   • Términos: añade o elimina operadores y términos de búsqueda para cambiar qué mensajes están sujetos a la retención.
5. Haz clic en Guardar.