وضع مجموعات Google قيد عملية التحفظ على البيانات

يمكنك استخدام عمليات التحفظ على البيانات للاحتفاظ بالبيانات إلى أجل غير مسمى، لاستيفاء الالتزامات القانونية والالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ.

في حال حذف البيانات من قبل مستخدم خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات، ستتم إزالة هذه البيانات من الملف الشخصي للمستخدم، ومع ذلك يتم الاحتفاظ بها في Vault. وطالما ظلت عملية الاحتفاظ بالبيانات قائمة، يمكنك البحث في تلك البيانات وتصديرها.

ملاحظة: يمكن لخدمة Vault الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة فيها. ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

لمعرفة مزيد من المعلومات عن عمليات الاحتفاظ بالبيانات، يُرجى الاطِّلاع على الأسئلة الشائعة لعمليات الاحتفاظ بالبيانات.

ستظل الرسائل قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدمين

عند إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات، ستظل الرسائل المشمولة في عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدم، حتى إذا كان يجب أن تحذف قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الرسائل من الملف الشخصي لهذا المستخدم.

وضع مجموعات Google قيد عملية التحفظ على البيانات

  1. أنشئ المسألة القانونية التي تتضمّن عملية التحفظ على البيانات أو افتحها.
  2. انقر على إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات.
  3. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية التحفظ على البيانات. 
  4. اختر نوع عملية التحفظ على البيانات: المجموعات.
  5. استخدِم القائمة المنسدلة لتطبيق عملية التحفظ على البيانات إمّا على حسابات فردية أو على الوحدة التنظيمية بالكامل كما يلي:
    • حسابات المجموعة— يمكنك إدخال مجموعة أو أكثر لوضعها قيد عملية التحفظ على البيانات.
    • جميع المجموعات—يمكنك تطبيق عملية التحفظ على البيانات على جميع المجموعات في النطاق. 
  6. عيِّن الشروط لعملية التحفظ على البيانات كما يلي:
    • تاريخ الإرسال: يمكنك استخدام نطاق من التواريخ لإجراء عمليات تحفظ على المعلومات للرسائل. إذا اكتفيت بإدخال تاريخ في الحقل الأول فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة في هذا التاريخ أو بعده لعملية التحفظ على المعلومات. أما إذا أدخلت تاريخًا في الحقل الثاني فقط، سيتم إخضاع جميع الرسائل المسجّلة في هذا التاريخ أو قبله لعملية التحفظ على المعلومات. واترك هذا الحقل فارغًا لتطبيق عملية التحفظ على المعلومات لكل الرسائل.
    • العبارات: يمكنك استخدام عبارات البحث وعوامل تشغيلها لتحديد محتوى الرسالة التي سيتم الاحتفاظ ببياناتها.
  7. انقر على حفظ لإنشاء عملية التحفظ على البيانات.

تعديل عملية حالية للتحفظ على البيانات في المجموعات

يمكنك تغيير بعض من معايير عملية حالية للتحفظ على البيانات. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير نوع البيانات.

  1. افتح المسألة القانونية التي تتضمن عملية الاحتفاظ بالبيانات.
  2. انقر على عملية التحفظ على البيانات، ثم انقر على تعديل عملية التحفظ على البيانات.
  3. يمكنك إضافة المجموعات أو إزالتها، لعمليات التحفظ على البيانات التي تنطبق على المجموعات الفردية. ولا يمكنك تعديل عملية التحفظ على البيانات في المجموعات التي تنطبق على جميع المجموعات في النطاق.
  4. عدّل أيًّا مما يلي:
    • تاريخ الإرسال—يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية التحفظ على البيانات أو تقييده.
    • العبارات—يمكنك إضافة عبارات البحث أو إزالتها ومُعامِلاته لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية التحفظ على البيانات هذه.
  5. انقر على حفظ.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟