كجزء من مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية" للبيانات على Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ بالرسائل في "مجموعات Google" إلى ما لا نهاية لتلبية التزامات قانونية أو الالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على مجموعات مُحدَّدة أو جميع المجموعات في مؤسستك. تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حتى تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا.
معلومات مهمة عن "مجموعات Google" وعمليات تجميد البيانات
قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوافقة مع أداة Vault.
البيانات التي يمكن تجميدهاالبيانات التي يتم الاحتفاظ بها:
- الرسائل ومرفقاتها في المجموعات المُرسَلة عند تفعيل سجلّ المحادثات
البيانات التي لا يتم الاحتفاظ بها:
- الرسائل في المجموعات المُرسَلة عند إيقاف سجلّ المحادثات
- الرسائل التي تنتظر الموافقة في المجموعات الخاضعة للإشراف
- الملفات المرتبطة
- الرسائل في المجموعات المحذوفة
عند حذف مستخدم لرسالة خاضعة لعملية تجميد بيانات أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم الوصول إلى الرسالة بعد ذلك، ولكن لا تتم إزالة الرسالة نهائيًا. بصفتك مشرفًا في Vault يمتلك الامتيازات المناسبة، لا يزال بإمكانك البحث عن الرسالة ومعاينتها وتصديرها في Vault.
لتنقيح الرسائل التي تغطيها عملية تجميد بيانات، يمكنك إدخال عبارات بحث. وننصحك بضرورة تنقيح عمليات تجميد البيانات أولاً حسب مجموعات معيَّنة، ثم تنقيح هذه المجموعة الأصغر حجمًا باستخدام العبارات.
تجميد الرسائل في "مجموعات Google"
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية.
- إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. أمّا في حال عدم توفُّرها، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
- انقر على إنشاء مسألة قانونية.
- أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
- انقر على إنشاء.
- انقر على عمليات تجميد البيانات
إنشاء.
- أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.
- انقر على اختيار الخدمة
مجموعات Google.
- انقر على متابعة.
- اختَر نطاق تجميد البيانات:
- مجموعات مُحدَّدة: أدخِل عنوان بريد إلكتروني لمجموعة واحدة أو أكثر.
- جميع المجموعات: يتم تجميد الرسائل في جميع المجموعات.
ملاحظة: ننصحك بضرورة عدم اختيار كل المجموعات أو مجموعة معيَّنة إذا تضمنت الكثير من الحسابات (أكثر من 100000 حساب)، وخاصةً في حال أدخلت عبارات لتنقيح عمليات تجميد البيانات.
- انقر على متابعة.
- (اختياري) حدِّد شروط تجميد البيانات كما يلي:
- تاريخ الإرسال: أدخِل التواريخ لقصر عملية تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في الفترة ما بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
- لتجميد الرسائل المُرسَلة في تاريخ مُعيَّن أو بعده، أدخِل تاريخ بدء فقط.
- لتجميد الرسالة المُرسَلة في تاريخ مُعيَّن أو قبله، أدخِل تاريخ الانتهاء فقط.
- لتجميد الرسائل بغض النظر عن وقت إرسالها، لا تُدخِل تاريخ بدء أو تاريخ انتهاء.
- العبارات: أدخِل عبارات البحث وعوامل التشغيل لتطبيق عملية تجميد البيانات على الرسائل التي تتطابق مع العبارات فقط.
- تاريخ الإرسال: أدخِل التواريخ لقصر عملية تجميد البيانات على الرسائل المُرسَلة في الفترة ما بين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.
- انقر على إنشاء.
تعديل عملية تجميد رسائل "مجموعات Google"
يمكنك تغيير بعض معلّمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (من "مجموعات Google" إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (من الحسابات إلى وحدة تنظيمية على سبيل المثال).
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.
- بالنسبة إلى عمليات تجميد البيانات المُطبَّقة على مجموعات مُحدَّدة، يمكنك تغيير المجموعات المشمولة بعملية تجميد البيانات:
- انقر على النطاق.
- أضِف المجموعات أو أزِلها. إذا أزلت جميع المجموعات، سيُطلَب منك حذف عملية تجميد البيانات.
- انقر على متابعة.
- لتغيير النطاق الزمني أو العبارات المُرسَلة، انقر على الشروط.
- تاريخ الإرسال: يمكنك توسيع نطاق التواريخ الخاضعة لعملية تجميد البيانات أو تقييده.
- العبارات: يمكنك إضافة عبارات البحث وعوامل تشغيلها أو إزالتها لتغيير الرسائل التي تخضع لعملية تجميد البيانات.
- انقر على حفظ.