為遵循法規要求或履行保存義務，貴機構的 Google Workspace 資料電子蒐證 (ediscovery) 專案可以使用訴訟保留功能，無限期保存雲端硬碟中的項目。您可以將訴訟保留設定套用至個人帳戶或機構單位中所有帳戶，還能視需要選擇是否將共用雲端硬碟納入訴訟保留範圍。Google Meet 錄製內容及其相關記錄，以及使用新版 Google 協作平台所建立的協作平台，都涵蓋於雲端硬碟訴訟保留的範圍中。訴訟保留會覆寫保留規則，因此處於訴訟保留狀態的資料不會受到一般資料管理規則影響，也不會遭到清除。
有關雲端硬碟與訴訟保留功能的重要資訊
我們建議您先參閱「開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能」和「保管箱支援的雲端硬碟、Meet 和協作平台資料類型」，再著手設定訴訟保留。
可以設為訴訟保留狀態的資料在保留範圍內：
- 使用者雲端硬碟和共用雲端硬碟中的大部分檔案
不在保留範圍內：
- 資料夾和雲端硬碟捷徑
- 連結的檔案
- 與使用者共用的外部檔案
- 在傳統版協作平台中建立的網站
詳情請參閱「支援的服務和資料類型」(雲端硬碟、Meet 和協作平台的部分)。
處於訴訟保留狀態的檔案遭到使用者或保留規則刪除後，使用者就無法再存取該檔案，但系統不會清除檔案。不過，具備適當權限的保管箱管理員仍可透過保管箱搜尋、預覽及匯出檔案。
- 雲端硬碟會將訴訟保留設定套用至適用的使用者或機構所擁有的項目，以及直接與這些使用者或機構共用的項目。其中包括共用雲端硬碟中與使用者直接共用的項目，無論使用者是否為該共用雲端硬碟的成員都一樣，但不包括資料夾或雲端硬碟捷徑。
- 您無法為共用雲端硬碟套用訴訟保留，只能將其成員設為訴訟保留狀態，然後勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊。
- 共用雲端硬碟成員：
- 將檔案移出共用雲端硬碟，且該成員並未處於訴訟保留狀態。
- 從共用雲端硬碟中將目前處於訴訟保留狀態的成員移除，且沒有其他共用雲端硬碟成員處於訴訟保留狀態。
- 沒有共用雲端硬碟成員處於訴訟保留狀態。
當共用雲端硬碟遭到刪除時，系統會根據下列訴訟保留適用情況處理該共用雲端硬碟中的檔案：
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如果有使用者以個人身分 (不是透過群組) 取得此共用雲端硬碟的成員資格，且這位使用者處於訴訟保留狀態，則系統會保留共用雲端硬碟中的所有檔案，直到訴訟保留遭到移除為止。該使用者的訴訟保留遭到移除後，如果共用雲端硬碟原有的檔案不適用其他訴訟保留或保留規則，系統就會刪除這些檔案。
-
如果此共用雲端硬碟成員外的使用者以個人身分 (不是透過群組成員的身分) 取得其中某個檔案的存取權，且這位使用者處於訴訟保留狀態，那麼系統只會保留該檔案，直到使用者的訴訟保留遭到移除為止。系統會刪除所有不符合保留規則或訴訟保留條件的檔案。
將雲端硬碟、Meet 和協作平台檔案設為訴訟保留狀態
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]。
- 如果案件已存在，請點開所需案件。否則請按照下列步驟建立案件：
- 按一下 [建立案件]。
- 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
-
依序按一下 [保留項目]
[建立]。
- 輸入訴訟保留的專屬名稱。
- 依序按一下 [選擇服務]
[雲端硬碟]。
- 按一下 [繼續]。
- 選取訴訟保留範圍：
- 特定帳戶：輸入一或多個帳戶或群組電子郵件地址。
- 機構單位：選取機構單位。
注意：強烈建議您不要選取頂層機構單位，屆時您將無法刪除貴機構的任何 Google Workspace 帳戶。瞭解詳情
- 選擇是否要將訴訟保留套用至共用雲端硬碟中的項目，然後按一下 [繼續]。
- 按一下 [建立]。
編輯雲端硬碟、Meet 和協作平台檔案的訴訟保留狀態
您可以變更部分訴訟保留參數，但無法變更服務 (例如將「雲端硬碟」改為其他服務) 或範圍類型 (例如將「帳戶」改為「機構單位」)。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [案件]，然後選擇內含訴訟保留的案件。
- 如何變更要套用訴訟保留的帳戶或機構單位：
- 按一下 [範圍]。
- 新增/移除帳戶或變更機構單位。
注意：您無法在範圍涵蓋機構單位的訴訟保留中新增帳戶，也無法在範圍涵蓋特定帳戶的訴訟保留中新增機構單位。
如果您移除所有帳戶，系統會提示您刪除訴訟保留。
- 按一下 [繼續]。
- 如要變更是否將訴訟保留套用至共用雲端硬碟的設定，請依序按一下 [範圍]
- 按一下 [儲存]。