將雲端硬碟資料設為訴訟保留狀態

為遵循法規或履行保存義務,您可以設定訴訟保留狀態,無限期保存資料。

如果設有訴訟保留的帳戶遭到使用者刪除資料,即便資料會從使用者的檢視畫面中移除,相關資料仍會留存在保管箱中。只要訴訟保留設定還在,您就可以搜尋和匯出該資料。

注意:如果 G Suite 管理員在管理控制台中刪除使用者帳戶,就再也無法透過保管箱查看該使用者的資料,且這項動作無法還原。如果您想要保留使用者的資料,或將其設為訴訟保留,該使用者必須同時擁有 G Suite 和保管箱授權。進一步瞭解保管箱授權

如要進一步瞭解訴訟保留功能,請參閱訴訟保留常見問題

有關雲端硬碟與訴訟保留功能的重要資訊

使用者可以查看處於訴訟保留狀態的檔案

在您建立訴訟保留後,使用者仍可查看已納入訴訟保留的檔案,即使保留規則已從使用者的檢視畫面中移除檔案也一樣。

訴訟保留適用範圍依設定而異
  • 雲端硬碟會將訴訟保留設定套用至適用的使用者或機構所擁有的檔案,以及直接與這些使用者或機構共用的檔案,包括共用雲端硬碟中與使用者直接共用的檔案,無論使用者是否為該共用雲端硬碟的成員都一樣。
  • 如果您將訴訟保留套用至共用雲端硬碟,使用者所屬共用雲端硬碟中的資料也會套用相同的訴訟保留設定。
  • 您無法將共用雲端硬碟設為訴訟保留項目,只能將其成員設為訴訟保留狀態,然後勾選 [包含共用雲端硬碟] 方塊。
共用雲端硬碟會對訴訟保留造成哪些影響?
在下列情況下,系統將不會保留共用雲端硬碟中的檔案:
  • 共用雲端硬碟成員:
    • 將檔案移出共用雲端硬碟,且該成員並未處於訴訟保留狀態。
    • 從共用雲端硬碟中將目前處於訴訟保留狀態的成員移除,且沒有其他共用雲端硬碟成員處於訴訟保留狀態。
  • 沒有共用雲端硬碟成員處於訴訟保留狀態。

 

將雲端硬碟資料設為訴訟保留狀態

  1. 建立或開啟要包含訴訟保留的案件
  2. 按一下 [建立訴訟保留]
  3. 輸入訴訟保留設定的專屬名稱。
  4. 選擇訴訟保留的類型:[雲端硬碟]
  5. 使用下拉式清單,選擇將訴訟保留的範圍設為個別帳戶或整個機構單位:
    • 帳戶:輸入一或多個要設定帳戶訴訟保留的電子郵件地址。
    • 機構:從下拉式清單中選擇機構單位。
    • 如果您勾選 [包含相關聯的共用雲端硬碟中的檔案] 方塊,那麼除使用者本身的雲端硬碟內容外,使用者可存取的共用雲端硬碟內容也會納入訴訟保留範圍。
  6. 按一下 [儲存] 即可建立訴訟保留。

修改雲端硬碟現有訴訟保留的設定

您可以變更訴訟保留的部分條件,但無法變更資料類型。

  1. 開啟包含訴訟保留的案件。
  2. 按一下訴訟保留,然後按一下 [編輯訴訟保留]
  3. 修改下列任一條件:
    • 帳戶:新增或移除帳戶或機構單位。您無法在套用到機構單位的訴訟保留中新增帳戶,也無法在套用到個別帳戶的訴訟保留中新增機構單位。此外,如果您移除所有使用者,系統會提示您刪除訴訟保留。
    • 包含相關聯的共用雲端硬碟中的檔案:您可以視需求變更這項設定,選擇納入或排除共用雲端硬碟的檔案。
  4. 按一下 [儲存]
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