เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ได้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษา ซึ่งจะใช้กับบางบัญชีหรือทุกบัญชีในหน่วยขององค์กร รวมถึงไดรฟ์ที่แชร์ด้วยก็ได้ บันทึกการประชุมใน Google Meet และบันทึกที่เกี่ยวข้องจะรวมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวของไดรฟ์ รวมถึงเว็บไซต์ที่สร้างใน Google Sites แบบใหม่ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการคงไว้ชั่วคราว
ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบประเภทข้อมูลที่รองรับสำหรับไดรฟ์, Meet และ Sites
ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่
- ไฟล์ส่วนใหญ่ในไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์ของผู้ใช้
ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่
- โฟลเดอร์และทางลัดของไดรฟ์
- ไฟล์ที่ลิงก์
- ไฟล์ภายนอกที่แชร์กับผู้ใช้
- เว็บไซต์ที่สร้างใน Sites แบบคลาสสิก
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ (หัวข้อสำหรับไดรฟ์, Meet และ Sites)
เมื่อผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษาลบไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงไฟล์นั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ไฟล์ไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกไฟล์โดยใช้ห้องนิรภัยได้
- การคงไว้ชั่วคราวในไดรฟ์จะมีผลกับรายการที่เป็นของผู้ใช้และองค์กรที่อยู่ในขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว และรายการที่แชร์กับผู้ใช้และองค์กรดังกล่าวโดยตรง ซึ่งรวมถึงรายการในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้โดยตรง ไม่ว่าผู้ใช้จะเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์หรือไม่ โดยจะไม่รวมโฟลเดอร์หรือทางลัดของไดรฟ์
- คุณจะเก็บไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราวไม่ได้ แต่คุณต้องเก็บรักษาสมาชิกและเลือกช่องรวมไดรฟ์ที่แชร์
- สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ทำสิ่งต่อไปนี้
- ย้ายไฟล์ออกจากไดรฟ์ที่แชร์และสมาชิกดังกล่าวไม่ได้ถูกเก็บรักษาไว้
- นำสมาชิกที่ถูกเก็บรักษาออกจากไดรฟ์ที่แชร์ และไม่มีสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ถูกเก็บรักษา
- ไม่เก็บสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราว
เมื่อลบไดรฟ์ที่แชร์ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบจะได้รับการคงไว้ชั่วคราวด้วยวิธีดังต่อไปนี้
-
หากผู้ใช้เป็นสมาชิกในฐานะบุคคล (ไม่ได้เป็นสมาชิกผ่านกลุ่ม) ในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบและต้องมีการเก็บรักษา ระบบจะเก็บไฟล์ทั้งหมดในไดรฟ์ที่แชร์เอาไว้จนกว่าจะลบการเก็บรักษา หลังลบการเก็บรักษาผู้ใช้แล้ว และหากไม่ต้องมีการเก็บไฟล์ดังกล่าวด้วยการเก็บรักษาหรือกฎการเก็บรักษาอื่น ระบบก็จะลบไฟล์ออก
-
หากผู้ใช้ไม่ใช่สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบ แต่เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ในฐานะบุคคล (ไม่ใช่สมาชิกกลุ่ม) ได้และผู้ใช้รายนั้นจะต้องได้รับการเก็บรักษา ระบบจะเก็บรักษาเฉพาะไฟล์ดังกล่าวจนกว่าจะลบการเก็บรักษาผู้ใช้ ไฟล์ที่ไม่ตรงกับกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวก็จะถูกลบออกเช่นกัน
คงไฟล์ในไดรฟ์, Meet และ Sites ไว้ชั่วคราว
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณี
- หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกสร้างกรณี
- ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
- คลิกสร้าง
-
คลิกการคงไว้ชั่วคราว
สร้าง
- ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน
- คลิกเลือกบริการ
ไดรฟ์
- คลิกต่อไป
- เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
- บัญชีที่ระบุ - ป้อนอีเมลของบัญชีหรือกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ
- หน่วยขององค์กร - เลือกหน่วยขององค์กร
หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด คุณจะลบบัญชี Google Workspace ออกจากองค์กรไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- เลือกว่าต้องการให้คงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราวหรือไม่ แล้วคลิกต่อไป
- คลิกสร้าง
แก้ไขการคงไฟล์ในไดรฟ์, Meet และ Sites ไว้ชั่วคราว
คุณจะเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จากไดรฟ์เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากบัญชีเป็นหน่วยขององค์กร) ไม่ได้
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกกรณีแล้วจึงคลิกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว
- วิธีเปลี่ยนบัญชีหรือหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวมีดังนี้
- คลิกขอบเขต
- เพิ่มหรือนำบัญชีออกหรือเปลี่ยนหน่วยขององค์กร
หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มบัญชีลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับหน่วยขององค์กรได้ และจะไม่สามารถเพิ่มหน่วยขององค์กรลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับบัญชีที่ระบุได้เช่นกัน
หากนำบัญชีทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว
- คลิกต่อไป
- หากต้องการเปลี่ยนการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ ให้คลิกขอบเขต
- คลิก Save