Spärra data i Drive, Meet och Sites

Som en del av dina Google Workspace Data eDiscovery-projekt kan du använda spärrar för att spara objekt i Drive på obestämd tid för att uppfylla juridiska krav eller lagringskrav. Du kan tillämpa en spärr på enskilda konton eller alla konton i en organisationsenhet och välja att inkludera delade enheter. Google Meet-inspelningar och tillhörande loggar ingår i Drive-spärrar när webbplatser skapas i nya Google Sites. Spärrar åsidosätter lagringsregler, vilket innebär att spärrad data skyddas från dina normala regler för datastyrning som annars kan rensa den.

Om Google Workspace-administratören tar bort en användares Arkiv-stödjande licens skyddas inte längre användarens data från radering i Arkiv. Data som är märkt för radering kan raderas permanent och kan inte återställas.Läs mer om att Bevara data för användare.

Viktig information om Drive och spärrar

Innan du ställer in spärrar rekommenderar vi att du läser Kom igång med spärrar i Google Arkiv samt informationen om datatyper som stöds för Drive, Meet och Sites.

Utöka alla  |  Komprimera alla

Vilken data kan spärras?

Omfattas:

• Filer på användarnas enheter och delade enheter

Följande omfattas inte:

• Mappar och Drive-genvägar
• Länkade filer
• Externa filer som delas med användarna
• Webbplatser som har skapats i klassiska Sites

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds (avsnitt för Drive, Meet och Sites).

Spärrade meddelanden som raderas är alltid synliga i Arkiv men inte för användare

När en spärrad fil raderas av en användare eller en lagringsregel kan användaren inte få åtkomst till filen längre men filen raderas inte permanent. Som Arkiv-administratör med rätt behörighet kan du fortfarande söka efter, förhandsgranska och exportera filen via Arkiv.

Omfattningen varierar beroende på hur du konfigurerar spärren

• En spärr på Drive gäller för objekt som ägs av och delas direkt med användare i den organisationsenhet som spärren gäller. Detta inkluderar objekt på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte. Detta inkluderar inte mappar eller Drive-genvägar.
• Du kan inte spärra en delad enhet. I stället måste du placera medlemmarna på den i vänteläge och markera rutan Inkludera delade enheter.

Hur påverkar delade enheter en spärr?

Filer på en delad enhet lagras inte om:

• en medlem på en delad enhet:
  • flyttar en fil från en delad enhet och medlemmen inte är spärrad
  • tar bort en medlem som är spärrad från den delade enheten och det inte finns några andra spärrade medlemmar på den delade enheten
• ingen medlem på den delade enheten är spärrad.

När en delad enhet tas bort omfattas filerna i den borttagna delade enheten av följande spärrscenarier:

• Om en användare är medlem av den borttagna delade enheten som individ (inte medlem via en grupp) och omfattas av en spärr lagras alla filer på den delade enheten tills spärren tas bort. När användaren har tagit bort spärren, och om filerna inte omfattas av en annan spärr eller lagringsregel, raderas de.

• Om en användare är medlem av den borttagna delade enheten men har åtkomst till en fil på den delade enheten som individ (inte medlem via en grupp) och användaren omfattas av en spärr, lagras enbart denna fil tills spärren på användaren tas bort. Filer som inte matchar en lagringsregel eller spärr raderas.

 

Placera en spärr på filer i Drive, Meet och Sites

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden.
3. Om ärendet redan finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
   1. Klicka på Skapa ärende.
   2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
   3. Klicka på Skapa.
4. Klicka på SpärrarSkapa.
5. Ange ett unikt namn på spärren.
6. Klicka på Välj tjänstDrive.
7. Klicka på Fortsätt.
8. Välj omfattning för spärren:
   • Vissa konton – ange e-postadressen till minst ett konto eller minst en grupp.
   • Organisationsenhet – välj en organisationsenhet.

   Obs! Vi rekommenderar starkt att du inte väljer organisationsenheten på den högsta nivån. Du kan inte radera några Google Workspace-konton från organisationen. Läs mer

9. Välj om du vill att spärren ska omfatta objekt på delade enheter och klicka sedan på Fortsätt.
10. Klicka på Skapa.

Redigera en spärr på filer i Drive, Meet och Sites

Du kan ändra vissa parametrar för en spärr, men inte ändra tjänst (från Drive till en annan tjänst) eller omfattningstyp (till exempel från konton till en organisationsenhet).

1. Logga in på vault.google.com.
2. Klicka på Ärenden och sedan på ärendet som innehåller spärren.
3. Så här ändrar du vilka konton eller organisationsenheter som omfattas av spärren:
   1. Klicka på Omfattning.
   2. Lägg till eller ta bort konton eller ändra organisationsenheten.

      Obs! Det går inte att lägga till konton i en spärr som gäller en organisationsenhet eller lägga till organisationsenheter i en spärr som gäller enskilda konton.

      Om du tar bort alla användare uppmanas du att radera spärren.

   3. Klicka på Fortsätt.
4. Du kan ändra om spärren ska omfatta delade enheter genom att klicka på OmfattningInkludera objekt på delade enheter.
5. Klicka på Spara.