Как настроить запрет на удаление данных Диска, Meet и Сайтов

В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace вы можете устанавливать запреты на удаление, чтобы бессрочно хранить объекты на Диске для соблюдения юридических или других обязательств, предписывающих это. Запрет на удаление можно установить для отдельных аккаунтов или для всех аккаунтов в организационном подразделении, а при необходимости включить в него общие диски. Записи встреч Google Meet и связанные с ними журналы добавляются в запреты на удаление объектов Диска, поскольку сайты создаются в новой версии Google Сайтов. Запреты на удаление переопределяют правила хранения, поэтому данные, в отношении которых они действуют, не удаляются согласно принятым в организации правилам управления информацией.

Когда администратор Google Workspace удаляет лицензию пользователя с поддержкой Google Сейфа, установленные в отношении него запреты на удаление перестают действовать. Его данные могут быть немедленно удалены без возможности восстановления. Подробнее о хранении данных пользователей…

Важная информация о Диске и запретах на удаление

Прежде чем установить запреты на удаление, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, как начать работу с ними и какие типы файлов на Диске, в Meet и Сайтах поддерживаются в Сейфе.

Развернуть все  |  Свернуть все

Типы данных, для которых можно и нельзя установить запреты на удаление

Запрет распространяется:

• на большинство файлов на Диске и общих дисках.

Запрет не распространяется:

• на ярлыки Диска и папки;
• на связанные файлы;
• на внешние файлы, которые доступны пользователям;
• на сайты, созданные в классической версии Сайтов.

Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…

Удаленные объекты, на которые распространяется запрет на удаление, видны в Сейфе, но недоступны пользователям

Если пользователь удаляет файл, подпадающий под запрет на удаление (или удаление происходит согласно правилу хранения), он теряет доступ к этому файлу. При этом у него сохраняется возможность восстановить его позже. Администратор Сейфа с соответствующими правами может искать, просматривать и экспортировать такие файлы в Сейфе.

Условия, при которых запрет на удаление данных на общих дисках не действует

Нельзя напрямую установить запрет на удаление данных на общих дисках. Файлы на общем диске будут сохранены (с учетом указанных ниже параметров), если пользователь, к которому применяется запрет на удаление данных, является участником этого диска и установлен флажок Включить результаты поиска на общих дисках.

Файлы на общих дисках не сохраняются в перечисленных ниже случаях.

• Если участник общего диска:
  • перемещает файл с общего диска, и этот участник не добавлен в запрет;
  • удаляет из общего диска единственного из участников, в отношении которого действует запрет.
• Если ни один из участников общего диска не добавлен в запрет на удаление данных.

Файлы в подпапке на общем диске не сохраняются в соответствии с запретом на удаление, если менеджер общего диска ограничил доступ к подпапке, чтобы пользователь, к которому применяется запрет на удаление, не имел к ней доступа.

При удалении общего диска к его файлам могут применяться следующие сценарии запрета на удаление данных:

• Если сотрудник является непосредственным участником удаленного общего диска (не в рамках группы Google) и к нему применяется запрет на удаление данных, все файлы на этом общем диске будут сохранены, пока с пользователя не будет снят запрет. После этого и только если в отношении файлов не действует какой-либо другой запрет или правило хранения, они удаляются.

• Если сотрудник не является участником удаленного общего диска, но у него есть прямой доступ к файлу на общем диске (не как у участника группы Google или через псевдоним) и к нему применяется запрет на удаление данных, сохранен будет только этот файл, пока с пользователя не будет снят запрет. Файлы, к которым не применяется правило хранения или запрет на удаление, удаляются.

 

Как установить запрет на удаление файлов Диска, Meet и Сайтов

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела.
3. Если дело уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте дело:
   1. Нажмите Создать папку.
   2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
   3. Нажмите Создать.
4. Нажмите Запрет удаленияСоздать.
5. Укажите уникальное название для запрета.
6. Нажмите Выберите сервисДиск.
7. Нажмите Продолжить.
8. Укажите, на что будет распространяться запрет:
   • Выбранные аккаунты. Укажите адреса электронной почты аккаунтов или групп.
   • Организационное подразделение. Выберите нужное подразделение.

   Обратите внимание, что выбирать организационное подразделение верхнего уровня не рекомендуется, так как в этом случае вы не сможете удалять аккаунты Google Workspace из организации. Подробнее о последствиях…

9. Укажите, будет ли этот запрет на удаление включать объекты на общих дисках, и нажмите Продолжить.
10. Нажмите Создать.

Как изменить запрет на удаление файлов Диска, Meet и Сайтов

Вы можете изменить некоторые параметры запрета, кроме заданного для него сервиса (например, Диска) и типа области действия (отдельные аккаунты или организационное подразделение).

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела и выберите дело, которое содержит запрет.
3. Чтобы изменить аккаунты или организационные подразделения, на которые распространяется запрет на удаление:
   1. Нажмите Область действия.
   2. Добавьте или удалите аккаунты или измените организационное подразделение.

      Примечание. Если запрет действует в отношении аккаунтов, добавить в список организационное подразделение нельзя, и наоборот.

      Если вы удалите все аккаунты, появится запрос на удаление запрета.

   3. Нажмите Продолжить.
4. Чтобы изменить режим применения запрета к общим дискам, нажмите Область действияВключать файлы на общих дисках.
5. Нажмите Сохранить.