Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om items in Drive voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht plaatsen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. U kunt er ook voor kiezen om gedeelde Drives mee te nemen. Google Meet-opnamen en de bijbehorende logboeken, en sites die zijn gemaakt in de nieuwe versie van Google Sites worden meegenomen in bewaarplichten voor Drive. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.
Belangrijke informatie over Drive en bewaarplichten
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en de ondersteunde gegevenstypen te bekijken voor Drive, Meet en Sites.
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Welke gegevens kunnen worden bewaardGedekt:
- De meeste bestanden in de Drives en gedeelde Drives van gebruikers
Niet gedekt:
- Mappen en Drive-snelkoppelingen
- Gekoppelde bestanden
- Externe bestanden die zijn gedeeld met uw gebruikers
- Sites die zijn gemaakt in de klassieke versie van Sites
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen (gedeelten voor Drive, Meet en Sites) voor meer informatie.
Als een bestand waarop een bewaarplicht is geplaatst, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bestand, maar wordt het niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bestand nog steeds zoeken, bekijken en exporteren met Vault.
- Een bewaarplicht in Drive geldt voor items die eigendom zijn van en rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers of organisatie-eenheden die onder de bewaarplicht vallen. De bewaarplicht geldt ook voor items in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive. De bewaarplicht geldt niet voor mappen of snelkoppelingen in Drive.
- U kunt geen bewaarplicht instellen voor een gedeelde Drive. In plaats daarvan moet u een bewaarplicht instellen voor de leden van de gedeelde Drive en het vakje aanvinken voor Inclusief gedeelde Drives.
- Als een lid van de gedeelde Drive het volgende doet:
- Een bestand uit een gedeelde Drive verplaatsen wanneer er geen bewaarplicht geldt voor dat lid.
- Een lid waarvoor momenteel een bewaarplicht geldt, verwijderen uit de gedeelde Drive, waarna de gedeelde Drive geen leden meer heeft waarvoor een bewaarplicht geldt.
- Als er geen bewaarplichten gelden voor leden van de gedeelde Drive.
Als een gedeelde Drive wordt verwijderd, gelden de volgende scenario's voor bewaarplichten voor de bestanden in de gedeelde Drive:
-
Als een gebruiker individueel (niet als lid van een groep) lid is van de verwijderde gedeelde Drive en als er voor die gebruiker een bewaarplicht geldt, blijven alle bestanden in de gedeelde Drive bewaard totdat de bewaarplicht wordt verwijderd. Als de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd en er geen andere bewaarplichten of bewaarregels gelden voor de bestanden, worden ze verwijderd.
-
Als een gebruiker geen lid is van de verwijderde gedeelde Drive, maar individueel (niet als lid van een groep) toegang heeft tot een bestand in de gedeelde Drive, en als er voor die gebruiker een bewaarplicht geldt, wordt alleen dat bestand bewaard totdat de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd. Bestanden die niet overeenkomen met een bewaarregel of bewaarplicht, worden verwijderd.
Een bewaarplicht plaatsen op Drive-, Meet- en Sites-bestanden
- Log in op vault.google.com.
- Log in op vault.google.com.
- Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
- Klik op Kwestie maken.
- Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
- Klik op Maken.
-
Klik op Bewaarplichten
Maken.
- Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
- Klik op Service kiezen
Drive.
- Klik op Doorgaan.
- Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
- Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.
- Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.
Opmerking: We raden u sterk aan niet de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. Je kunt dan geen Google Workspace-accounts uit je organisatie verwijderen. Meer informatie
- Kies of u wilt dat items in gedeelde Drives moeten worden meegenomen in de bewaarplicht en klik op Doorgaan.
- Klik op Maken.
Een bewaarplicht op Drive-, Meet- en Sites-bestanden bewerken
U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Drive naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
- Ga als volgt te werk om de accounts of organisatie-eenheden te wijzigen waarvoor de bewaarplicht geldt:
- Klik op Bereik.
- Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.
Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor een organisatie-eenheid en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor specifieke accounts.
Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.
- Klik op Doorgaan.
- Als u wilt wijzigen of de bewaarplicht geldt voor gedeelde Drives, klikt u op Bereik
- Klik op Opslaan.