Google Workspace のデータ電子情報開示プロジェクトの一環として、記録保持（リティゲーション ホールド）を使用すると、ドライブ内のアイテムを恒久的に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。記録保持は、個別アカウントまたは組織部門の全アカウントに適用できます。設定によっては共有ドライブも対象にすることができます。Google Meet の録画とそのログや、新しい Google サイトで作成されたサイトは、ドライブの記録保持対象に含まれます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、通常のデータ ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。
ドライブと記録保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、Google Vault の記録保持（リティゲーション ホールド）スタートガイドと、Vault でサポートされるドライブ、Meet、スライドのデータタイプについての記事をお読みになることをおすすめします。
保持できるデータ対象:
- ユーザーのドライブと共有ドライブ内のほとんどのファイル
対象外:
- フォルダとドライブのショートカット
- リンクされたファイル
- ユーザーに共有された外部ファイル
- 以前の Google サイトで作成されたサイト
詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプ（ドライブ、Meet、Google サイトの各セクション）をご確認ください。
記録保持の対象となっているファイルがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのファイルにアクセスできなくなりますが、そのファイルは完全に削除されるわけではありません。適切な権限を持つ Vault 管理者は、引き続き Vault を使用してファイルの検索、プレビュー、書き出しを行うことができます。
- ドライブの記録保持は、記録保持の対象のユーザーや組織が所有しているアイテム、またはそれらのユーザーや組織と直接共有されているアイテムに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のアイテムも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、対象になります。フォルダやドライブのショートカットは対象外です。
- 共有ドライブを記録保持の対象とすることはできません。代わりに、メンバーを記録保持の対象にして [共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにする必要があります。
- 共有ドライブのメンバーが次の条件に該当する場合
- 記録保持の対象ではないメンバーが共有ドライブからファイルを移動したとき
- 記録保持の対象となっているユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなり、共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいなくなったとき
- 共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいない場合
共有ドライブが削除されると、削除された共有ドライブのファイルには次のような記録保持のシナリオが適用されます。
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記録保持の対象となるユーザーが、削除された共有ドライブのグループ メンバーではなく個人メンバーである場合、そのユーザーの記録保持が解除されるまで共有ドライブ内のすべてのファイルが保持されます。ユーザーの記録保持が解除された後、ファイルが別の記録保持や保持ルールの対象とならない場合、ファイルは削除されます。
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記録保持の対象となるユーザーがグループのメンバーではなく個人として削除された共有ドライブのファイルにアクセスできる場合、そのファイルのみがそのユーザーの記録保持が解除されるまで保持されます。保持ルールや記録保持の対象とならないファイルは削除されます。
ドライブ、Meet、Google サイトのファイルを記録保持の対象にする
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックします。
- すでに存在する案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
- [作成] をクリックします。
- 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
- [案件を新規作成] をクリックします。
-
[記録保持]
[作成] をクリックします。
- 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
- [サービスの選択]
[ドライブ] をクリックします。
- [次へ] をクリックします。
- 記録保持の適用範囲を選択します。
- 特定のアカウント - アカウントまたはグループのメールアドレスを入力します（複数可）。
- 組織部門 - 組織部門を選択します。
注: 最上位の組織部門は選択しないことを強くおすすめします。組織から Google Workspace アカウントを削除することができなくなります。詳細
- 共有ドライブ内のアイテムを記録保持に含めるかどうかを選択し、[続行] をクリックします。
- [作成] をクリックします。
ドライブ、Meet、Google サイトのファイルの記録保持を編集する
一部の記録保持パラメータは変更できますが、サービスの変更（ドライブから別のサービスへの変更）および適用範囲のタイプの変更（アカウントから組織部門への変更など）はできません。
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックし、記録保持を含む案件をクリックします。
- 記録保持の対象となるアカウントまたは組織部門を変更するには:
- [適用範囲] をクリックします。
- アカウントを追加または削除するか、組織部門を変更します。
注: 組織部門を対象とする記録保持にアカウントを追加することはできません。また、特定のアカウントを対象とする記録保持に組織部門を追加することもできません。
すべてのアカウントを削除すると、設定された記録保持も削除するよう求めるメッセージが表示されます。
- [続行] をクリックします。
- 共有ドライブに記録保持を適用するかどうかを変更するには、[適用範囲]
- [保存] をクリックします。