ドライブを記録保持の対象にする

記録保持(リティゲーション ホールド)を使用すると、法的義務や文書保全に関する義務を満たすよう、データを無制限に保存できます。

記録保持の対象となるユーザーがデータを削除した場合、ユーザーの画面では削除されたように見えますが、データそのものは Vault 内に保存されます。記録保持の対象として保存されている限り、管理者はそのデータの検索や書き出しを行うことができます。

G Suite 管理者が管理コンソールでユーザーのアカウントを削除した場合、ユーザーのデータは Vault では使用できなくなり、復元できません。ユーザーデータの記録保持や保持を行うには、G Suite ライセンスと Vault ライセンスの両方が必要です。詳しくは、Vault ライセンスについてのページをご覧ください。

記録保持について詳しくは、記録保持に関するよくある質問をご覧ください。

ドライブと記録保持(リティゲーション ホールド)に関する重要なお知らせ

保持対象のファイルがユーザーに対して表示される

記録保持を作成すると、保持対象のファイルが保持ルールによってユーザーのビューから削除された場合でも、ユーザーはそのファイルを閲覧できます。

記録保持(リティゲーション ホールド)の対象は設定に応じて異なる
  • ドライブの記録保持は、記録保持の対象のユーザーや組織が所有しているアイテム、またはそれらのユーザーや組織と直接共有されているアイテムに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のアイテムも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、対象になります。フォルダやドライブのショートカットは対象外です。
  • 共有ドライブを記録保持の対象とすることはできません。代わりに、メンバーを記録保持の対象にして [共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにする必要があります。
共有ドライブの状況と記録保持との関係
次の場合、共有ドライブ内のファイルは保持されません。
  • 共有ドライブのメンバーが次の条件に該当する場合
    • 記録保持の対象ではないメンバーが共有ドライブからファイルを移動したとき
    • 記録保持の対象となっているユーザーが共有ドライブのメンバーではなくなり、共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいなくなったとき
  • 共有ドライブに記録保持の対象となるメンバーがいない場合

共有ドライブが削除されると、削除された共有ドライブのファイルには次のような記録保持のシナリオが適用されます。

  • 記録保持の対象となるユーザーが、削除された共有ドライブのグループ メンバーではなく個人メンバーである場合、そのユーザーの記録保持が解除されるまで共有ドライブ内のすべてのファイルが保持されます。ユーザーの記録保持が解除された後、ファイルが別の記録保持や保持ルールの対象とならない場合、ファイルは削除されます。

  • 記録保持の対象となるユーザーがグループのメンバーではなく個人として削除された共有ドライブのファイルにアクセスできる場合、そのファイルのみがそのユーザーの記録保持が解除されるまで保持されます。保持ルールや記録保持の対象とならないファイルは削除されます。

 

ドライブを記録保持の対象にする

  1. 記録保持を適用する案件を作成するか、開きます。
  2. [記録保持を作成] をクリックします。
  3. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  4. 記録保持のタイプとして [ドライブ] を選択します。
  5. プルダウン リストを使用して、個人のアカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    • アカウントの場合 - 記録保持の対象とするアカウントのメールアドレスを入力します(複数可)。
    • 組織の場合 - プルダウン リストから組織部門を選択します。
    • [関連付けられている共有ドライブのファイルを含む] チェックボックスをオンにすると、この記録保持の対象となるユーザーのドライブのコンテンツに加えて、対象ユーザーがアクセス可能な共有ドライブのコンテンツも対象にすることができます。
  6. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

ドライブの既存の記録保持を変更する

記録保持の条件の一部を変更できます。ただし、データのタイプは変更できません。

  1. 記録保持が設定されている案件を開きます。
  2. 記録保持をクリックして、[記録保持の編集] をクリックします。
  3. 必要に応じて、次の条件を変更します。
    • アカウント - アカウントや組織部門を追加または削除します。組織部門を対象とした記録保持にアカウントを追加することはできません。また、個々のユーザー アカウントを対象とした記録保持に組織部門を追加することもできません。すべてのユーザーを削除すると、この記録保持を削除するよう求めるメッセージが表示されます。
    • 関連付けられている共有ドライブのファイルを含む - 共有ドライブのファイルを記録保持の対象にするか否かに応じて、この設定を変更します。
  4. [保存] をクリックします。
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