Bloquear archivos de Google Drive

Utiliza bloqueos para conservar información de forma indefinida y cumplir así con obligaciones legales o con requisitos de conservación de información.

Si un usuario que está sujeto a un bloqueo elimina datos, dejará de verlos, pero se conservarán en Vault. Mientras se esté aplicando el bloqueo, puedes buscar y exportar esos datos.

Si tu administrador de G Suite elimina la cuenta de un usuario en la consola de administración, los datos del usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no se podrán restaurar. Si quieres conservar los datos de un usuario, este debe tener asignadas licencias de G Suite y de Vault. Más información sobre las licencias de Vault

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre bloqueos.

Información importante sobre Google Drive y sobre bloqueos

Los usuarios pueden ver los archivos bloqueados

Cuando creas un bloqueo, los usuarios pueden seguir viendo los archivos a los que se aplica, aunque se haya definido en una regla de conservación que dejarían de verlos.

La cobertura varía en función de cómo configuras la retención
  • Las retenciones de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los archivos que les pertenecen y a los que se hayan compartido directamente con ellos. Entre ellos, se incluyen los archivos de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no.
  • Las retenciones que se aplican a usuarios de una unidad compartida también afectan a las demás unidades compartidas que incluyan a dichos usuarios.
  • No puedes aplicar una retención a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar la retención a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.
¿Cómo funcionan las retenciones en las unidades compartidas?
Las retenciones no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:
  • Un miembro de la unidad compartida:
    • No está retenido y saca un archivo de la unidad compartida.
    • Quita al último miembro que queda retenido de la unidad compartida.
  • Ningún miembro de la unidad compartida está retenido.

 

Bloquear archivos de Google Drive

  1. Crea o abre el asunto que contendrá el bloqueo.
  2. Haz clic en Crear bloqueo.
  3. Introduce el nombre único del bloqueo. 
  4. Elige el tipo de bloqueo Drive.
  5. En la lista desplegable, elige si aplicar el bloqueo a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    • Cuentas: introduce una o varias direcciones de correo electrónico de las cuentas que estén sujetas a este bloqueo.
    • Organización: elige una unidad organizativa de la lista desplegable.
    • Marca la casilla Incluir archivos de unidades compartidas asociadas para que, además de bloquear el contenido de Drive de los usuarios a los que se aplica este bloqueo, también se bloquee el contenido de las unidades compartidas a las que dichos usuarios tengan acceso. 
  6. Haz clic en Guardar para crear el bloqueo.

Modificar un bloqueo de Google Drive

Puedes cambiar algunos criterios de un bloqueo, pero no el tipo de datos que se bloquearán.

  1. Abre el asunto que contiene el bloqueo.
  2. Haz clic en el bloqueo y, a continuación, en Editar bloqueo.
  3. Modifica estos criterios según sea necesario:
    • Cuentas: añade o quita cuentas o unidades organizativas. No puedes añadir cuentas a un bloqueo que se aplique a unidades organizativas ni tampoco añadir unidades organizativas a bloqueos que se apliquen a cuentas individuales. Además, si quitas todos los usuarios de un bloqueo, se te pedirá que lo elimines. 
    • Incluir archivos de unidades compartidas asociadas: activa o desactiva este ajuste para incluir o excluir archivos de unidades compartidas.
  4. Haz clic en Guardar.
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