Retener Google Drive

Utiliza retenciones para conservar información de forma indefinida y cumplir así con tus obligaciones legales o con los requisitos de conservación de documentos.

Si un usuario que está sujeto a una retención de información elimina datos, dejará de verlos, pero se conservarán en Vault. Mientras se aplique la retención, puedes buscar y exportar esos datos.

Nota: Si un administrador de G Suite elimina una cuenta de usuario en la consola de administración, los datos del usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no podrán restaurarse. Si quieres conservar o retener datos de un usuario, este deberá tener licencias de G Suite y de Vault. Más información sobre las licencias de Vault

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre retenciones.

Información importante sobre Google Drive y las retenciones

Los usuarios pueden ver los archivos retenidos

Cuando creas una retención, los usuarios pueden seguir viendo los archivos a los que se aplica, aunque se haya definido una regla de conservación para que dejen de verlos.

La cobertura varía en función de cómo configuras la retención
  • Las retenciones de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los archivos que les pertenecen y a los que se hayan compartido directamente con ellos. Entre ellos, se incluyen los archivos de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no.
  • Las retenciones que se aplican a usuarios de una unidad compartida también afectan a las demás unidades compartidas que incluyan a dichos usuarios.
  • No puedes aplicar una retención a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar la retención a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.
¿Cómo funcionan las retenciones en las unidades compartidas?
Las retenciones no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:
  • Un miembro de la unidad compartida:
    • No está retenido y saca un archivo de la unidad compartida.
    • Quita al último miembro que queda retenido de la unidad compartida.
  • Ningún miembro de la unidad compartida está retenido.

 

Retener Google Drive

  1. Crea o abre el asunto que contiene la retención.
  2. Haz clic en Crear retenciones.
  3. Introduce el nombre único de la retención. 
  4. Elige el tipo de retención Drive.
  5. En la lista desplegable, elige si aplicar la retención a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    • Cuentas: introduce una o varias direcciones de correo electrónico de las cuentas que estén sujetas a esta retención.
    • Organización: elige una unidad organizativa en la lista desplegable.
    • Marca la casilla Incluir archivos de unidades compartidas asociadas para que, además del contenido de Drive, también se retenga el contenido de unidades compartidas al que tengan acceso los usuarios sujetos por la retención. 
  6. Haz clic en Guardar para crear la retención.

Modificar una retención de Google Drive

Puedes cambiar algunos criterios de una retención, pero no el tipo de datos.

  1. Abre el asunto que contiene la retención.
  2. Haz clic en la retención y, a continuación, en Editar retención.
  3. Modifica el siguiente criterio:
    • Cuentas: añade o quita cuentas o unidades organizativas. No puedes añadir cuentas a una retención que se aplique a una unidad organizativa ni tampoco añadir unidades organizativas a una retención que se aplique a cuentas específicas. Además, si quitas todos los usuarios, se te pedirá que elimines la retención. 
    • Incluir archivos de unidades compartidas asociadas: activa o desactiva este ajuste para incluir o excluir archivos de unidades compartidas.
  4. Haz clic en Guardar.
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