Bloquear archivos de Google Drive

Utiliza bloqueos para conservar información de forma indefinida y cumplir así con obligaciones legales o con requisitos de conservación de información.

Si un usuario que está sujeto a un bloqueo elimina datos, dejará de verlos, pero se conservarán en Vault. Mientras se esté aplicando el bloqueo, puedes buscar y exportar esos datos.

Si tu administrador de G Suite elimina la cuenta de un usuario en la consola de administración, los datos del usuario dejarán de estar disponibles en Vault y no se podrán restaurar. Si quieres conservar los datos de un usuario, este debe tener asignadas licencias de G Suite y de Vault. Más información sobre las licencias de Vault

Para obtener más información, consulta la página de preguntas frecuentes sobre bloqueos.

Información importante sobre Google Drive y sobre bloqueos

Los usuarios pueden ver los archivos bloqueados

Cuando creas un bloqueo, los usuarios pueden seguir viendo los archivos a los que se aplica, aunque se haya definido en una regla de conservación que dejarían de verlos.

La cobertura varía en función de cómo se configura un bloqueo
  • Los bloqueos de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los archivos que les pertenecen y a los que se han compartido directamente con ellos, incluidos los de las unidades compartidas que se hayan compartido directamente con los usuarios, independientemente de si son miembros de esas unidades o no.
  • Los bloqueos que se aplican a usuarios de una unidad compartida también afectan a las demás unidades compartidas que incluyen a esos usuarios.
  • No puedes aplicar un bloqueo a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar el bloqueo a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.
¿Cómo funcionan los bloqueos en las unidades compartidas?
Los bloqueos no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:
  • Si algún miembro de una unidad compartida:
    • No está bloqueado y saca un archivo de la unidad compartida.
    • Quita de la unidad compartida al último miembro que sigue bloqueado.
  • Ningún miembro de la unidad compartida está bloqueado.

Cuando se elimina una unidad compartida, los archivos de esa unidad están sujetos a las siguientes situaciones:

  • Si un usuario es miembro individual de la unidad compartida eliminada (es decir, no pertenece a un grupo incluido en ella) y está sujeto a un bloqueo, todos los archivos de la unidad compartida se conservarán hasta que se retire el bloqueo. Una vez que se haya retirado, y si los archivos no están sujetos a otro bloqueo o a una regla de conservación, se eliminarán de la unidad compartida.

  • Si un usuario está sujeto a un bloqueo y tiene acceso de forma individual (no como parte de un grupo) a un archivo de una unidad compartida eliminada de la que no es miembro, entonces ese archivo se conservará hasta que se retire el bloqueo. Se eliminan los archivos que no están sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla de conservación.

 

Bloquear archivos de Google Drive

  1. Crea o abre el asunto que contendrá el bloqueo.
  2. Haz clic en Crear bloqueo.
  3. Introduce el nombre único del bloqueo. 
  4. Elige el tipo de bloqueo Drive.
  5. En la lista desplegable, elige si aplicar el bloqueo a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    • Cuentas: introduce una o varias direcciones de correo electrónico de las cuentas que estén sujetas a este bloqueo.
    • Organización: elige una unidad organizativa de la lista desplegable.
    • Marca la casilla Incluir archivos de unidades compartidas asociadas para que, además de bloquear el contenido de Drive de los usuarios a los que se aplica este bloqueo, también se bloquee el contenido de las unidades compartidas a las que dichos usuarios tengan acceso. 
  6. Haz clic en Guardar para crear el bloqueo.

Modificar un bloqueo de Google Drive

Puedes cambiar algunos criterios de un bloqueo, pero no el tipo de datos que se bloquearán.

  1. Abre el asunto que contiene el bloqueo.
  2. Haz clic en el bloqueo y, a continuación, en Editar bloqueo.
  3. Modifica estos criterios según sea necesario:
    • Cuentas: añade o quita cuentas o unidades organizativas. No puedes añadir cuentas a un bloqueo que se aplique a unidades organizativas ni tampoco añadir unidades organizativas a bloqueos que se apliquen a cuentas individuales. Además, si quitas todos los usuarios de un bloqueo, se te pedirá que lo elimines. 
    • Incluir archivos de unidades compartidas asociadas: activa o desactiva este ajuste para incluir o excluir archivos de unidades compartidas.
  4. Haz clic en Guardar.
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