Drive-, Meet- und Sites-Daten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie Holds nutzen, um Elemente in Google Drive zeitlich unbeschränkt aufzubewahren und damit rechtliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Holds können auf einzelne oder alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden und auch für geteilte Ablagen gelten. Google Meet-Aufzeichnungen und die zugehörigen Protokolle sind in Drive-Holds enthalten, ebenso wie Websites, die im neuen Google Sites erstellt wurden. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht zu werden.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator die Vault-Lizenz eines Nutzers entfernt, sind die Daten des Nutzers in Vault nicht mehr geschützt und können gelöscht werden. Daten, die zum Löschen markiert wurden, können sofort dauerhaft gelöscht und nicht wiederhergestellt werden. Weitere Informationen

Wichtige Informationen zu Holds in Drive

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, empfehlen wir Ihnen dringend, sich den Hilfeartikel Einführung in Holds in Google Vault durchzulesen und sich die unterstützten Datentypen für Google Drive, Google Meet und Google Sites anzusehen.

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Welche Daten können auf „Hold“ gesetzt werden?

Abgedeckt:

• Die meisten Dateien in Drive und den geteilten Ablagen der Nutzer

Nicht auf „Hold“ gesetzt:

• Verknüpfungen in Ordnern und Drive
• Verknüpfte Dateien
• Externe Dateien, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden
• Im klassischen Sites erstellte Websites

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen (in den Abschnitten zu Drive, Meet und Sites).

Gelöschte Elemente, für die Holds verhängt wurden, sind in Vault immer sichtbar, aber nicht für die Nutzer.

Wenn eine Datei, für die ein Hold verhängt wurde, von einem Nutzer oder aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wird, kann der Nutzer nicht mehr auf die Datei zugreifen, aber die Datei wird nicht dauerhaft gelöscht. Als Vault-Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie mit Vault nach der Datei suchen, sie als Vorschau ansehen und exportieren.

Umfang der Aufbewahrung abhängig von der Hold-Konfiguration

• Ein Hold in Google Drive gilt für alle Elemente, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Für Ordner oder Drive-Verknüpfungen gilt das jedoch nicht.
• Holds können nicht direkt auf eine geteilte Ablage angewendet werden. Stattdessen müssen Sie den Hold auf die Mitglieder anwenden und das Kästchen Geteilte Ablagen einbeziehen anklicken.

Wie wirkt sich eine geteilte Ablage auf einen Hold aus?

In folgenden Fällen werden die Dateien einer geteilten Ablage nicht durch einen Hold aufbewahrt:

• Ein Mitglied einer geteilten Ablage:
  • ist selbst nicht vom Hold betroffen und verschiebt eine Datei aus der geteilten Ablage oder
  • entfernt das einzige Mitglied einer geteilten Ablage, über das ein Hold verhängt wurde.
• Keines der Mitglieder einer geteilten Ablage wurde auf „Hold“ gesetzt.

Wenn eine geteilte Ablage gelöscht wird, unterliegen die Dateien darin den folgenden Hold-Szenarien:

• Wenn ein Nutzer als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist und einem Hold unterliegt, werden alle Dateien in der geteilten Ablage beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Nachdem der Hold für den Nutzer entfernt wurde und die Dateien keinem weiteren Hold oder einer Aufbewahrungsregel unterliegen, werden sie gelöscht.

• Wenn ein Nutzer kein Mitglied der gelöschten geteilten Ablage ist, aber als Einzelperson (nicht als Mitglied einer Gruppe) Zugriff auf eine Datei darin hat und er einem Hold unterliegt, dann wird nur diese Datei beibehalten, bis der Hold entfernt wird. Dateien, die keiner Aufbewahrungsregel bzw. keinem Hold unterliegen, werden gelöscht.

 

Drive-, Meet- und Sites-Dateien auf „Hold“ setzen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
   1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
   2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
   3. Klicken Sie auf Erstellen.
4. Klicken Sie auf Holds  Erstellen.
5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
6. Klicken Sie auf Dienst auswählen  Drive.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
   • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
   • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

   Hinweis: Wir raten dringend davon ab, die oberste Organisationseinheit auszuwählen. Es ist dann nicht möglich, Google Workspace-Konten aus Ihrer Organisation zu löschen. Weitere Informationen

9. Wählen Sie aus, ob der Hold Elemente in geteilten Ablagen enthalten soll, und klicken Sie dann auf Weiter.
10. Klicken Sie auf Erstellen.

Holds für Drive-, Meet- und Sites-Dateien bearbeiten

Einige Kriterien für Holds lassen sich anpassen, Sie können aber nicht den Dienst (von Drive zu einem anderen Dienst) oder den Geltungsbereich (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit) ändern.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
   1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
   2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Sie können einem Hold für eine Organisationseinheit keine Konten hinzufügen und einem Hold für einzelne Konten keine Organisationseinheiten.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

   3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Um festzulegen, ob der Hold für geteilte Ablagen gilt, klicken Sie auf Geltungsbereich  Elemente in geteilten Ablagen einschließen.
5. Klicken Sie auf Speichern.