Retener datos de Drive, Meet y Sites

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente elementos de Drive mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa, y, si quieres, también puedes hacer que incluyan unidades compartidas. En las retenciones de Drive, se incluyen las grabaciones de Google Meet y los registros asociados, así como los sitios creados con la nueva versión de Google Sites. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación, así que los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobierno de datos habituales que podrían purgarlos.

Si tu administrador de Google Workspace le quita a un usuario su licencia compatible con Vault, las retenciones de Vault ya no podrán evitar que se eliminen los datos del usuario. Los datos que se marquen para eliminarse pueden purgarse de inmediato y no se pueden restaurar. Más información sobre cómo conservar datos de usuarios

Información importante sobre Google Drive y las retenciones

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los tipos de datos admitidos en Drive, Meet y Sites.

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Qué datos se pueden retener

Pueden conservarse:

• Gran parte de los archivos en unidades de Drive y unidades compartidas de los usuarios

No cubiertos:

• Carpetas y accesos directos a Drive
• Archivos enlazados
• Archivos externos compartidos con tus usuarios
• Sitios creados con la versión clásica de Sites

Consulta información detallada en las secciones de Drive, Meet y Sites del artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Los elementos eliminados sujetos a una retención siempre se pueden ver en Vault, pero no son visibles para los usuarios

Si un usuario o una regla de conservación eliminan un elemento sujeto a una retención, ese usuario ya no podrá verlo, pero el elemento no se purga. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes usar Vault para buscar elementos, previsualizarlos y exportarlos.

La cobertura varía en función de cómo se configura una retención

• Las retenciones de Drive que se aplican a usuarios y organizaciones afectan a todos los elementos que les pertenecen y a los que se hayan compartido directamente con ellos. Entre ellos, se incluyen los elementos de una unidad compartida que se hayan compartido directamente con un usuario, independientemente de si ese usuario es miembro de esa unidad o no. Las carpetas o los accesos directos de Drive no están incluidos.
• No puedes aplicar una retención a una unidad compartida. En lugar de eso, debes aplicar la retención a sus miembros y marcar la casilla Incluir unidades compartidas.

¿Cómo funcionan las retenciones en las unidades compartidas?

Las retenciones no conservan los archivos de las unidades compartidas en las siguientes circunstancias:

• Si un miembro de una unidad compartida:
  • No está sujeto a una retención y saca un archivo de la unidad compartida.
  • Quita al último miembro de la unidad compartida que queda en la retención.
• Si ningún miembro de la unidad compartida está sujeto a una retención.

Cuando se elimina una unidad compartida, los archivos de esa unidad están sujetos a las siguientes situaciones:

• Si un usuario es miembro individual de la unidad compartida eliminada (es decir, no pertenece a un grupo incluido en ella) y está sujeto a una retención, todos los archivos de la unidad compartida se conservarán hasta que se retire la retención. Una vez que se haya retirado, y si los archivos no están sujetos a otra retención o a una regla de conservación, se eliminarán de la unidad compartida.

• Si un usuario está sujeto a una retención y tiene acceso de forma individual (no como parte de un grupo) a un archivo de una unidad compartida eliminada de la que no es miembro, entonces ese archivo se conservará hasta que se retire la retención. Los archivos que no están sujetos a ninguna retención ni a ninguna regla de conservación se eliminan.

 

Retener archivos de Drive, Meet y Sites

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos.
3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.
4. Haz clic en RetencionesCrear.
5. Da un nombre único a la retención.
6. Haz clic en Elegir servicioDrive.
7. Haz clic en Continuar.
8. Selecciona el alcance de la retención:
   • Cuentas concretas: indica una o varias direcciones de correo de cuentas o de grupos.
   • Unidad organizativa: selecciona una unidad organizativa.

   Nota: Te recomendamos que no selecciones el nivel organizativo superior, ya que no podrás eliminar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización si lo haces. Más información

9. Elige si quieres que la retención incluya elementos de unidades compartidas y haz clic en Continuar.
10. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de archivos de Drive, Meet y Sites

Puedes modificar algunos parámetros de una retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Drive a otro servicio) ni el alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
3. Para cambiar las cuentas o unidades organizativas que están sujetas a la retención, sigue estos pasos:
   1. Haz clic en Alcance.
   2. Añade o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.

      Nota: No se pueden añadir cuentas a las retenciones que afectan a una unidad organizativa, ni unidades organizativas a las retenciones que cubren cuentas concretas.

      Si quitas todas las cuentas de una retención, se te pedirá que la elimines.

   3. Haz clic en Continuar.
4. Para cambiar si la retención afecta a unidades compartidas, haz clic en AlcanceIncluir elementos en unidades compartidas.
5. Haz clic en Guardar.