وضع Drive قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات

يمكنك استخدام عمليات الاحتفاظ بالبيانات للاحتفاظ بالبيانات إلى أجل غير مسمى، لاستيفاء الالتزامات القانونية والالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ.

في حال حذف البيانات من قبل مستخدم خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات، ستتم إزالة هذه البيانات من الملف الشخصي للمستخدم، ومع ذلك يتم الاحتفاظ بها في Vault. وطالما ظلت عملية الاحتفاظ بالبيانات قائمة، يمكنك البحث في تلك البيانات وتصديرها.

ملاحظة: عندما يحذف مشرف G Suite حساب أحد المستخدمين في وحدة تحكم المشرف، لا تتوفر بيانات المستخدم بعد ذلك في Vault ولا يمكن استعادتها. وإذا كنت ترغب في إخضاع بيانات أحد المستخدمين لعملية احتفاظ بالبيانات أو الإبقاء على هذه البيانات، يجب يكون لدى المستخدم تراخيص كلٍّ من G Suite وVault. مزيد من المعلومات حول تراخيص Vault‏.

لمزيدٍ من المعلومات حول عمليات الاحتفاظ بالبيانات، اطلع على الأسئلة الشائعة لعمليات الاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة عن Drive وعمليات الاحتفاظ بالبيانات

ستظل الملفات قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدمين

عند إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات، ستظل الملفات المشمولة في عملية الاحتفاظ بالبيانات مرئية للمستخدم، حتى إذا كان يجب أن تحذف قاعدة الاحتفاظ بالبيانات الملفات من الملف الشخصي لهذا المستخدم.

تفاوت مدى التغطية حسب طريقة ضبط الاحتفاظ بالبيانات
  • تنطبق عملية الاحتفاظ بالبيانات في Drive على الملفات المملوكة للمستخدمين أو المؤسسات المشمولة بعملية الاحتفاظ بالبيانات والملفات التي تمت مشاركتها معهم مباشرة. ويشمل ذلك الملفات في "مساحة Drive المشتركة" التي تتم مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عمَّا إن كان ذلك المستخدم عضوًا في "مساحة Drive المشتركة" أم لا.
  • في حال تطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات على "مساحات Drive المشتركة"، تنطبق أيضًا على "مساحات Drive المشتركة" التي يكون فيها المستخدمون الخاضعون لعملية الاحتفاظ بالبيانات أعضاءً.
  • لا يمكنك وضع "مساحة Drive المشتركة" قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات. وبدلاً من ذلك، عليك تطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات على الأعضاء واختيار المربع تضمين مساحات Drive المشتركة.
كيف تؤثر "مساحة Drive المشتركة" في عملية الاحتفاظ بالبيانات؟
لن يتم الاحتفاظ بالملفات الواردة في "مساحة Drive المشتركة" من خلال عملية الاحتفاظ بالبيانات في حال حدوث ما يلي:
  • إجراء عضو من "مساحة Drive المشتركة" لما يلي:
    • نقل ملف خارج "مساحة Drive المشتركة"، وكان العضو غير خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
    • إزالة أحد الأعضاء الخاضعين حاليًا لعملية الاحتفاظ بالبيانات من "مساحة Drive المشتركة"، ولم يكن هناك أيُّ عضو آخر من "مساحة Drive المشتركة" خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.
  • عدم وجود عضو من مساحة Drive المشتركة خاضع لعملية الاحتفاظ بالبيانات.

 

وضع Drive قيد عملية الاحتفاظ بالبيانات

  1. أنشئ المسألة القانونية التي تتضمّن عملية الاحتفاظ بالبيانات أو افتحها.
  2. انقر على إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات.
  3. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية الاحتفاظ بالبيانات. 
  4. اختر نوع عملية الاحتفاظ بالبيانات: Drive.
  5. استخدِم القائمة المنسدلة لتطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات إمّا على حسابات فردية أو على الوحدة التنظيمية بالكامل كما يلي:
    • الحسابات—أدخِل عنوان بريد إلكتروني واحدًا أو أكثر للحسابات الخاضعة لعملية الاحتفاظ بالبيانات هذه.
    • المؤسسة - اختَر وحدة تنظيمية من القائمة المنسدلة.
    • ضع علامة في المربّع تضمين الملفات من مساحات Drive المشتركة لتضمين محتوى مساحات Drive المشتركة الذي يمكن للمستخدمين الخاضعين لعملية الاحتفاظ بالبيانات هذه الوصول إليه، بالإضافة إلى محتوى Drive الخاص بهم. 
  6. انقر على حفظ لإنشاء عملية الاحتفاظ بالبيانات.

تعديل عملية حالية للاحتفاظ بالبيانات في Drive

يمكنك تغيير بعض من معايير عملية الاحتفاظ بالبيانات. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير نوع البيانات.

  1. افتح المسألة القانونية التي تتضمن عملية الاحتفاظ بالبيانات.
  2. انقر على عملية الاحتفاظ بالبيانات، ثم انقر على تعديل عملية الاحتفاظ بالبيانات.
  3. عدّل أيًّا من المعايير التالية:
    • الحسابات: يمكنك إضافة الحسابات أو الوحدات التنظيمية أو إزالتها. لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية لعملية الاحتفاظ بالبيانات التي تشمل حسابات فردية. وبالإضافة إلى ذلك، في حال إزالة جميع المستخدمين، سيُطلب منك حذف عملية الاحتفاظ بالبيانات. 
    • تضمين الملفات من مساحات Drive المشتركة المرتبطة - يمكنك تغيير هذا الإعداد كما هو مطلوب لتضمين الملفات أو استبعادها في مساحات Drive المشتركة.
  4. انقر على حفظ.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟