Applicare un blocco ai dati di Drive, Meet e Sites

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare i blocchi per conservare elementi su Drive a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa e, facoltativamente, includere i Drive condivisi. Le registrazioni di Google Meet e i relativi log sono inclusi nei blocchi di Drive, così come i siti creati nella nuova versione di Google Sites. I blocchi hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i dati sottoposti a blocco sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza utente che supporta Vault, le conservazioni di Vault non proteggono più i dati dell'utente dall'eliminazione. I dati contrassegnati per l'eliminazione possono essere eliminati in via definitiva immediatamente e non possono essere ripristinati. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti su Drive e le conservazioni

Prima di impostare blocchi, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva ai blocchi di Google Vault e di consultare la sezione Tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites.

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Dati che possono essere sottoposti a conservazione

Inclusi:

• La maggior parte dei file nei Drive degli utenti e nei Drive condivisi

Non coperti:

• Scorciatoie di Drive e cartelle
• File collegati
• File esterni condivisi con gli utenti
• Siti creati nella versione classica di Sites

Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati (sezioni relative a Drive, Meet e Sites).

I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando un file soggetto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi ma il file non viene eliminato definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con privilegi appropriati, puoi comunque cercare, visualizzare l'anteprima ed esportare il file utilizzando Vault.

In che modo i Drive condivisi influiscono su un'archiviazione a fini legali?

Non è possibile applicare direttamente un'archiviazione a fini legali ai Drive condivisi. I file di un Drive condiviso vengono conservati (in base ai parametri riportati di seguito) se un utente interessato dall'archiviazione a fini legali è un membro e la casella Includi Drive condivisi è selezionata.

I file contenuti in un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali nei seguenti casi:

• Se un membro del Drive condiviso:
  • Sposta un file all'esterno del Drive condiviso e l'utente non è soggetto a un blocco.
  • Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
• Nessun membro del Drive condiviso è interessato da un'archiviazione a fini legali.

I file contenuti in una sottocartella di un Drive condiviso non vengono conservati da un'archiviazione a fini legali se un gestore del Drive condiviso limita l'accesso alla sottocartella in modo che l'utente interessato dall'archiviazione a fini legali non abbia accesso alla sottocartella.

Quando viene eliminato un Drive condiviso, i file che contiene sono soggetti ai seguenti scenari di archiviazione a fini legali:

• Se un utente è un membro diretto del Drive condiviso eliminato (non un membro tramite un gruppo Google) ed è interessato da un'archiviazione a fini legali, i file nel Drive condiviso vengono conservati fino alla rimozione dell'archiviazione a fini legali. Una volta rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente, se i file non sono soggetti a un'altra archiviazione a fini legali o a una regola di conservazione, verranno eliminati.

• Se un utente non è un membro del Drive condiviso eliminato, ma ha accesso diretto a un file al suo interno (non come membro di un gruppo Google o tramite un alias) e se questo utente è soggetto a un'archiviazione a fini legali, solo quel file verrà conservato finché non sarà rimossa l'archiviazione a fini legali dell'utente. I file che non corrispondono a una regola di conservazione o a un'archiviazione a fini legali vengono eliminati.

 

Applicare un blocco ai file di Drive, Meet e Sites

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche.
3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.
4. Fai clic su BlocchiCrea.
5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
6. Fai clic su Scegli il servizioDrive.
7. Fai clic su Continua.
8. Seleziona l'ambito del blocco:
   • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.
   • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

   Nota: consigliamo vivamente di non selezionare l'unità organizzativa di primo livello. Non potrai eliminare alcun account Google Workspace dalla tua organizzazione. Scopri di più

9. Scegli se vuoi che il blocco includa gli elementi dei Drive condivisi, quindi fai clic su Continua.
10. Fai clic su Crea.

Modificare un blocco applicato a file di Drive, Meet e Sites

Puoi modificare alcuni parametri di un blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Drive con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

1. Accedi a vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dal blocco:
   1. Fai clic su Ambito.
   2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota: non puoi aggiungere account a un blocco applicato a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative a un blocco applicato ad account specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

   3. Fai clic su Continua.
4. Per modificare l'applicazione del blocco ai Drive condivisi, fai clic su AmbitoIncludi elementi nei Drive condivisi.
5. Fai clic su Salva.