設定網路論壇的保留規則

您可以根據電子蒐證 (eDiscovery) 的需求,透過保留規則決定要保留網路論壇訊息/郵件的時間。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

關於網路論壇和保留功能的重要資訊

  • 您必須開啟封存功能,才能將訊息/郵件保留在群組中。

    如果群組已開啟封存功能,保管箱就能對其中的訊息/郵件執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過,只有群組擁有者可以為群組開啟或關閉封存功能。如果群組擁有者已關閉群組的封存功能,使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息/郵件。

  • 刪除群組時,群組中的訊息/郵件也會一併刪除。

    刪除群組後,群組中的訊息/郵件也會一併刪除,類似您刪除使用者帳戶時所產生的結果。即便遭刪除的群組受到訴訟保留規則或其他保留規則約束,群組中的訊息/郵件仍會遭到刪除。帳戶在 Gmail 中透過訂閱群組收到的郵件並不會遭到刪除,並且適用於 Gmail 保留規則和訴訟保留規則。

為網路論壇建立自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律優先於預設規則,如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[群組]
  5. 選擇下列其中一個選項:
    • 群組帳戶:將規則套用至一或多個群組。
    • 所有群組:將規則套用到網域內的所有群組。
  6. 選擇郵件要符合哪些條件才能套用這項規則:
    • 輸入指定的寄件日期,讓日期相符的郵件套用這項規則。如果您僅輸入開始日期,系統將對該日期之後收到的所有訊息套用規則。如果您僅輸入結束日期,系統則會對該日期之前收到的所有訊息/郵件套用規則。
    • 輸入任何字詞,讓含有這些字詞的郵件套用這項規則。您也可以在這個欄位中使用搜尋運算子
      注意:請勿在保留規則中使用萬用字元 (*)。
  7. 選擇訊息/郵件保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留與這項規則的參數相符的訊息/郵件,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後清除訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。
  8. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項保留規則的訊息/郵件或檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  9. 根據所建立的規則類型,執行以下操作:
    • 如要建立可無限期保留訊息/郵件和檔案的保留規則,請按一下 [儲存]
    • 如要建立會清除郵件和檔案的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

設定群組資料的預設保留規則

預設保留規則會套用到所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的訊息/郵件和檔案。

如何為貴機構設定預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 在「預設保留規則」之下,按一下 [郵件]、[雲端硬碟] 或 [網上論壇]。
  4. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇訊息/郵件或檔案的保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存資料。按一下 [儲存] 即可建立預設保留規則。這樣就設定完成了!
    • 輸入天數 (1 至 36,500 之間):
      • 郵件群組:自郵件送出時起算。
      • 雲端硬碟:自檔案建立或最後一次修改時起算。
  6. 選擇您要如何處理超過所選保留期限的訊息/郵件或檔案:
    • 如果只要清除使用者已刪除的郵件或檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件或檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣和雲端硬碟中的郵件,以及已遭刪除的資料。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除資料的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
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