Som en del av organisationens plan för informationsstyrning kan du styra hur länge meddelanden i Grupper lagras. Använd lagringsregler för att ange hur länge meddelanden ska lagras och när de ska raderas, om detta är aktuellt.
Skapa en anpassad lagringsregel om du vill behålla data som matchar specifika villkor under en viss tid. Skapa en standardlagringsregel om du vill behålla all tjänstdata för alla licensierade konton under en viss tid.
- Viktig information om grupper och lagring
- Skapa en anpassad lagringsregel för grupper
- Ställ in standardregeln för lagring för grupper
Viktig information om grupper och lagring
Innan du ställer in lagringsregler rekommenderar vi starkt att du läser om hur lagring fungerar och går igenom vilka Google Grupper-meddelanden som stöds i Sites.
VARNING! En felaktigt konfigurerad lagringsregel kan tillåta att Grupper rensar meddelanden direkt. Var försiktig när du skapar eller ändrar lagringsregler. Vi rekommenderar att du testar nya regler på ett fåtal konton innan du tillämpar reglerna på hela organisationen.
Vilken data kan lagras
Data som lagras:
- Meddelanden och bilagor i grupper som skickas när konversationshistoriken är aktiverad
Data som inte lagras:
- Meddelanden i grupper som skickas när konversationshistoriken är avstängd
- Meddelanden som väntar på godkännande i modererade grupper
- Länkade filer
- Meddelanden i raderade grupper
När en grupp raderas raderas även meddelanden i gruppen. Meddelanden i grupper raderas även om den borttagna gruppen omfattades av en spärr eller lagringsregel. Meddelanden i Gmail som konton tar emot via en prenumeration på en grupp raderas dock inte och omfattas av lagringsregler och spärrar i Gmail.
Skapa en anpassad lagringsregel för grupper
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring
Anpassade regler
- Välj Grupper som tjänst och klicka sedan på Fortsätt.
- Välj vilka grupper regeln gäller för:
- Specifika grupper – ange e-postadresserna för en eller flera grupper.
- Alla grupper – tillämpa regeln på alla grupper i organisationen.
- Klicka på Fortsätt.
- (Valfritt) Välj vilka villkor som måste uppfyllas för att meddelanden ska omfattas av regeln:
- Ange värden för Skickades. Om du enbart anger ett startdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas efter detta datum. Om du bara anger ett slutdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas före detta datum.
- Ange eventuella villkor som meddelanden måste matcha. Du kan använda alla sökoperatorer utom jokertecken (*).
- Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:
- Om du endast vill radera meddelanden som redan har raderats väljer du det första alternativet.
- Om du vill radera alla meddelanden permanent, inklusive meddelanden som inte har raderats, väljer du det andra alternativet.
Varning! När du skickar en ny regel tillåter Arkiv att Grupper omedelbart raderar meddelanden permanent som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad. - Klicka på Skapa. Om du anger en lagringsperiod markerar du bekräftelserutan och klickar på Godkänn.
Anpassade reglerStäll in standardregeln för lagring för grupper
Standardlagringsregeln gäller för meddelanden i Grupper som inte omfattas av en anpassad regel eller spärr.
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring. Listan med standardregler öppnas.
- Klicka på Grupper
.
- Välj hur lång tid meddelandena ska sparas:
- Om du vill spara meddelanden som omfattas av denna regel permanent väljer du På obestämd tid.
- Om du vill ignorera meddelanden efter en angiven tid väljer du Lagringsperiod och anger antalet dagar från 1 till 36 500.
- Om du anger en lagringsperiod väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:
- Om du endast vill radera meddelanden som redan har raderats väljer du det första alternativet.
- Om du vill radera alla meddelanden permanent, inklusive meddelanden som inte har raderats, väljer du det andra alternativet.
Varning! När du skickar en ny regel tillåter Arkiv att Grupper omedelbart raderar meddelanden permanent som överskrider lagringsperioden. Data som raderas permanent kan inkludera data som användarna räknar med att behålla. Fortsätt inte till nästa steg förrän du är säker på att regeln är korrekt konfigurerad. - Klicka på Spara. Du ombeds bekräfta att du förstår följderna av regeln. Markera rutorna och klicka på Godkänn för att spara regeln.