С помощью правил хранения можно установить, сколько должны храниться сообщения в Группах, необходимые для использования в юридических целях.
Прежде чем настроить правила хранения, обязательно прочитайте эту статью.
Важная информация о Группах и хранении
- Чтобы сообщения сохранялись в группах, должно быть включено архивирование.
Сейф можно использовать для хранения сообщений в группах, для которых включено архивирование, а также для поиска по этим сообщениям и установки запретов на их удаление. Владельцы групп могут включать и отключать архивирование для них. Если владелец группы отключит архивирование, ее сообщения по-прежнему останутся в почтовых ящиках пользователей.
- Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы.
При удалении группы все сообщения в ней также удаляются, как и при удалении аккаунта пользователя. Сообщения удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.
Как создать специальное правило хранения для Групп
Специальные правила позволяют задать срок хранения для конкретного типа информации (файлов одного подразделения, сообщений за выбранный период или с определенными ключевыми словами и т. д.). Они имеют приоритет над правилами по умолчанию. Если сообщение или файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.
Чтобы создать специальное правило хранения:
- Войдите в Сейф.
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- Нажмите Создать правило.
- Укажите, что правило нужно применять к Группам.
- Выберите один из следующих вариантов:
- Аккаунты групп. Правило будет применяться к одной или нескольким группам.
- Все группы. Правило будет применяться ко всем группам в домене.
- Укажите условия, при которых к сообщениям будет применяться правило.
- Введите дату отправки писем, подпадающих под действие правила. Если указать только начальную дату, то правило станет применяться ко всем сообщениям, полученным после нее, а если задать только конечную дату – к полученным ранее.
- Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Также можно использовать операторы поиска.
Примечание. В правилах хранения нельзя использовать подстановочные знаки (*).
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней — от 1 до 36 500.
- Нажмите Предварительный просмотр. Откроется список сообщений или файлов, которые подпадают под действие правила хранения. Убедитесь, что правило настроено вернои данные, которые могут понадобиться пользователям, не будут окончательно удалены.
Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- В зависимости от типа создаваемого правила выполните одно из действий, указанных ниже.
- Нажмите Сохранить, чтобы создать правило, позволяющее хранить сообщения и файлы неограниченное время.
- Нажмите "Продолжить", чтобы создать правило для удаления сообщений и файлов. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.
Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп
Правило хранения по умолчанию применяется ко всем сообщениям и файлам, для которых не заданы специальные правила или запреты на удаление.
Вот как задать правило хранения по умолчанию для организации:
- Войдите в Сейф.
- На панели навигации слева выберите Хранение.
- В разделе Правило хранения по умолчанию нажмите Почта, Диск или Группы.
- Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию.
- Укажите срок хранения сообщений или файлов:
- Выберите Бессрочно, чтобы данные сохранялись бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило по умолчанию. Готово!
- Введите количество дней – от 1 до 36 500.
- Почта и Группы: дни отсчитываются с момента отправки сообщения.
- Диск: дни отсчитываются с момента создания или изменения файла.
- Укажите, что делать с сообщениями или файлами по истечении указанного срока.
- Выберите первый вариант, если нужно удалять навсегда только сообщения или файлы, уже удаленные пользователями.
- Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все сообщения или файлы: не только те, которые уже удалены пользователями, но и хранящиеся в их почтовых ящиках и на Диске.
Обратите внимание, что после того, как вы установите новое правило, в Сейфе сразу начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного периода. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите кнопку Продолжить, чтобы создать правило для удаления данных. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.