Настройка правил хранения для Google Групп

С помощью правил хранения можно установить, сколько должны храниться сообщения в Группах, необходимые для использования в юридических целях.

Перед настройкой правил хранения настоятельно рекомендуем прочитать эту статью.

Как создать специальное правило хранения для Групп

Специальные правила позволяют задать срок хранения для конкретного типа информации (файлов одного подразделения, сообщений за выбранный период или с определенными ключевыми словами и т. д.). Они имеют приоритет над правилами по умолчанию. Если сообщение или файл подпадает под действие нескольких правил, применяется то, которое устанавливает более продолжительный период хранения.

Чтобы создать специальное правило хранения:

1. Войдите в Сейф.
2. На панели навигации слева выберите Хранение.
3. Нажмите Создать правило.
4. Укажите, что правило нужно применять к Группам.
5. Выберите один из следующих вариантов:
   • Аккаунты групп. Правило будет применяться к одной или нескольким группам.
   • Все группы. Правило будет применяться ко всем группам в домене. 
6. Укажите условия, при которых к сообщениям будет применяться правило.
   • Введите дату отправки сообщений, подпадающих под действие правила. Если указать только начальную дату, то правило станет применяться ко всем сообщениям, полученным после нее, а если задать только конечную дату – к полученным ранее.
   • Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Также можно использовать операторы поиска.
     Примечание. В правилах хранения нельзя использовать подстановочные знаки (*).
7. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Затем нажмите Сохранить. Правило создано.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
8. Нажмите Предварительный просмотр. Откроется список сообщений или файлов, которые подпадают под действие правила хранения. Убедитесь, что правило настроено верно и данные, которые могут понадобиться пользователям, не будут окончательно удалены.
   Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть стерты файлы, которые сотрудники хотели бы оставить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
9. В зависимости от типа создаваемого правила выполните одно из действий, указанных ниже.
   • Нажмите Сохранить, чтобы создать правило, позволяющее хранить сообщения и файлы неограниченное время.
   • Нажмите "Продолжить", чтобы создать правило для удаления сообщений и файлов. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям и файлам, включая данные на Моем диске и общих дисках, если для них не заданы специальные правила или запреты.

Вот как задать правило хранения по умолчанию для организации:

1. Войдите в Сейф.
2. На панели навигации слева выберите Хранение.
3. В разделе Правило хранения по умолчанию нажмите Почта, Диск или Группы.
4. Установите флажок Создание правила хранения по умолчанию.
5. Укажите срок хранения сообщений или файлов.
   • Выберите Бессрочно, чтобы данные сохранялись навсегда. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило. Готово!
   • Введите количество дней: от 1 до 36 500.
     • Почта и Группы: дни отсчитываются с момента отправки сообщения.
     • Диск: дни отсчитываются с момента создания или изменения файла.
6. Укажите, что делать с сообщениями или файлами по истечении указанного срока.
   • Выберите первый вариант, если нужно удалять навсегда только сообщения или файлы, уже удаленные пользователями.
   • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все сообщения или файлы: не только те, которые уже удалены пользователями, но и хранящиеся в их почтовых ящиках и на Диске.
   Обратите внимание, что после того, как вы установите новое правило, в Сейфе сразу начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного периода. При этом могут быть также удалены данные, которые сотрудник хотел бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
7. Нажмите кнопку Продолжить, чтобы создать правило для удаления данных. Подтвердите, что осознаете последствия, установив флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите кнопку Подтверждение.