Как настроить правила хранения для Групп с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в Группах. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о Группах и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Google Групп поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, сервис "Google Группы" может немедленно удалить сообщения без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.

Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы

При удалении группы все сообщения в ней также удаляются, как и при удалении аккаунта пользователя. Сообщения в Группах удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.

Как настроить специальное правило хранения для Групп

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. Выберите Группы и нажмите Продолжить.
4. Укажите, к каким группам будет применяться правило.
   • Определенные группы. Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
   • Все группы. Правило будет применяться ко всем группам организации.
5. Нажмите Продолжить.
6. Укажите условия, при которых правило будет применяться к сообщениям (необязательно).
   • Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
   • Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Можно использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
7. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
8. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
   • Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
   • Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
   Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
9. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в Группах, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
3. Нажмите на значок "Группы" .
4. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
5. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
   • Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
   • Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
   Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.