В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в Группах. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.
Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.
Важная информация о Группах и хранении данных
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Google Групп поддерживает Сейф.
Развернуть раздел | Свернуть все
Типы данных, для которых можно и нельзя настроить правила храненияЗапрет на удаление можно установить для:
- сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных в группах с включенной историей чата.
Запрет на удаление нельзя установить для:
- сообщений, отправленных в группах с отключенной историей чата;
- сообщений, ожидающих рассмотрения в модерируемых группах;
- связанных файлов;
- сообщений в удаленных группах.
Как настроить специальное правило хранения для Групп
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
Создать.
- Выберите Группы и нажмите Продолжить.
- Укажите, к каким группам будет применяться правило.
- Определенные группы. Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
- Все группы. Правило будет применяться ко всем группам организации.
- Нажмите Продолжить.
- Укажите условия, при которых правило будет применяться к сообщениям (необязательно).
- Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
- Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Можно использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
- Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.
Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в Группах, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на значок "Группы"
.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
- Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.