Как настроить правила хранения для Групп с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в Группах. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о Группах и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Google Групп поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, сервис "Google Группы" может немедленно удалить сообщения без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.

Развернуть раздел  |  Свернуть все

Типы данных, для которых можно и нельзя настроить правила хранения

Запрет на удаление можно установить для:

  • сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных в группах с включенной историей чата.

Запрет на удаление нельзя установить для:

  • сообщений, отправленных в группах с отключенной историей чата;
  • сообщений, ожидающих рассмотрения в модерируемых группах;
  • связанных файлов;
  • сообщений в удаленных группах.
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных
Сообщения в Группах не сохраняются при удалении группы
При удалении группы письма в ней также удаляются. Сообщения в Группах удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.

Как настроить специальное правило хранения для Групп

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение>Специальные правила>Создать.
  3. Выберите Группы и нажмите Продолжить.
  4. Укажите, к каким группам будет применяться правило.
    • Определенные группы. Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
    • Все группы. Правило будет применяться ко всем группам организации.
  5. Нажмите Продолжить.
  6. Укажите условия, при которых правило будет применяться к сообщениям (необязательно).
    • Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
    • Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Можно использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
  7. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  8. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
    • Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
    Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  9. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в Группах, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
  3. Нажмите на значок "Группы" "".
  4. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  5. Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
    • Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
    Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
false
false
true
true
96539
false
false