В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения сообщений в Группах. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
- Важная информация о Группах и хранении данных
- Как настроить специальное правило хранения для Групп
- Как настроить правило хранения по умолчанию для Групп
Важная информация о Группах и хранении данных
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие сообщения Google Групп поддерживает Сейф.
Важно! Если правила хранения настроены неправильно, сервис "Google Группы" может немедленно удалить сообщения без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.
Типы данных, для которых можно и нельзя настроить правила хранения
Сохраняются следующие данные:
- сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные в группах с включенной историей чата.
Не сохраняются следующие данные:
- сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
- сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
- файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщения в удаленных группах.
При удалении группы письма в ней также удаляются. Сообщения в Группах удаляются даже в том случае, если для группы действовали правила хранения или запрет на удаление. Однако сообщения в Gmail, полученные аккаунтами с подпиской на группу, не удаляются, и к ним применяются правила хранения и запреты на удаление Gmail.
Как настроить специальное правило хранения для Групп
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
- Выберите Группы и нажмите Продолжить.
- Укажите, к каким группам будет применяться правило.
- Определенные группы. Введите адреса электронной почты одной или нескольких групп.
- Все группы. Правило будет применяться ко всем группам организации.
- Нажмите Продолжить.
- Укажите условия, при которых правило будет применяться к сообщениям (необязательно).
- Укажите значения для параметра Дата отправки. Если указать только дату начала, то правило будет применяться ко всем сообщениям, отправленным после нее, а если задать только конечную дату – к отправленным до нее.
- Введите ключевые слова, которые могут содержаться в сообщениях. Можно использовать все поддерживаемые операторы поиска, кроме подстановочных знаков (*).
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
- Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.
Специальные правилаКак настроить правило хранения по умолчанию для Групп
Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем сообщениям в Группах, если для них не заданы специальные правила или запреты на удаление данных.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
- Нажмите на значок "Группы"
.
- Укажите срок хранения сообщений.
- Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Укажите, что делать с сообщениями по истечении установленного срока хранения.
- Чтобы безвозвратно удалять только сообщения, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
- Чтобы безвозвратно удалять все сообщения (в том числе те, что ещё не удалены), выберите второй вариант.
Внимание! Сразу после сохранения нового правила в Группах могут быть безвозвратно удалены сообщения, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. - Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.