Ustawianie reguł przechowywania dla Grup dyskusyjnych

Reguły przechowywania pozwalają określać, jak długo wiadomości w Grupach dyskusyjnych mają być przechowywane na potrzeby pozyskiwania danych elektronicznych.

Zanim ustawisz reguły przechowywania, zdecydowanie zalecamy zapoznanie się ze sposobem działania przechowywania.

OSTRZEŻENIE: nieprawidłowo skonfigurowana reguła przechowywania może spowodować natychmiastowe i nieodwracalne usunięcie danych z kont użytkowników. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia i zmieniania tych reguł. Przed wprowadzeniem nowych reguł w całej organizacji zalecamy przetestowanie ich na małej grupie użytkowników.

Ważne informacje o Grupach dyskusyjnych i przechowywaniu wiadomości

  • Aby wiadomości były przechowywane w grupach, musisz włączyć archiwizację.

    Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości w grupach, w których jest włączone archiwizowanie. Właściciele grup mogą włączać i wyłączać archiwizowanie w swoich grupach. Jeśli właściciel grupy wyłączy archiwizowanie, wiadomości z tej grupy będą nadal dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników.

  • Wiadomości w Grupach dyskusyjnych są usuwane po usunięciu grupy.

    Po usunięciu grupy zostaną również usunięte wiadomości w tej grupie, podobnie jak w przypadku usunięcia konta użytkownika. Wiadomości w grupach są usuwane, nawet jeśli usunięta grupa była objęta blokadą lub regułą przechowywania. Jednak wiadomości w Gmailu otrzymywane przez użytkowników w ramach subskrypcji nie są usuwane i podlegają regułom przechowywania oraz blokadom Gmaila.

Tworzenie niestandardowej reguły przechowywania dla Grup dyskusyjnych

Reguły niestandardowe mogą działać na podstawie jednostek organizacyjnych, zakresów dat lub określonych wyszukiwanych słów. Zawsze zastępują one regułę domyślną. Jeśli do wiadomości lub pliku ma zastosowanie wiele reguł, archiwizacja nastąpi według reguły o najdłuższym okresie przechowywania.

Aby utworzyć niestandardowe reguły przechowywania:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. Kliknij Utwórz regułę.
  4. Jako zakres stosowania reguły wybierz Grupy dyskusyjne.
  5. Wybierz jedną z tych opcji:
    • Konta grup – zastosuj regułę do wybranych grup.
    • Wszystkie grupy – zastosuj regułę do wszystkich grup w domenie.
  6. Wybierz warunki, jakie muszą spełniać wiadomości, aby zostały objęte regułą:
    • Wpisz datę wysłania wiadomości, do których chcesz zastosować tę regułę. Jeśli wpiszesz tylko datę początkową, reguła będzie stosowana do wiadomości otrzymanych po tym terminie. Jeśli wpiszesz tylko datę końcową, reguła będzie obowiązywała w odniesieniu do wszystkich wiadomości otrzymanych przed tym terminem.
    • Wpisz wyrazy, które mogą występować w temacie wiadomości, do których ta reguła ma mieć zastosowanie. W tym polu możesz też użyć operatorów wyszukiwania.
      Uwaga: w regułach przechowywania nie można używać symboli wieloznacznych (*).
  7. Wybierz czas przechowywania wiadomości:
    • Wybierz Bez ograniczeń czasowych, aby trwale zachowywać wiadomości spełniające warunki tej reguły. Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania. To wszystko.
    • Aby usuwać wiadomości po upływie określonego czasu, wprowadź liczbę dni od 1 do 36 500.
  8. Kliknij Podgląd, aby wyświetlić listę wiadomości lub plików, które zostaną objęte tą regułą przechowywania. Przejrzyj listę, aby sprawdzić, czy reguła jest poprawnie skonfigurowana. Upewnij się, że nie powoduje ona trwałego usuwania danych, których użytkownicy mogą potrzebować.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
  9. W zależności od rodzaju tworzonej reguły musisz wykonać te czynności:
    • Kliknij Zapisz, aby utworzyć regułę przechowywania, która przechowuje wiadomości i pliki bez ograniczeń czasowych.
    • Kliknij Dalej, aby utworzyć regułę przechowywania, która trwale usuwa wiadomości i pliki. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.

Ustawianie domyślnej reguły przechowywania dla Grup dyskusyjnych

Domyślna reguła przechowywania ma zastosowanie do wszystkich wiadomości i plików, których nie obejmuje reguła niestandardowa ani blokada.

Aby ustawić domyślną regułę przechowywania w organizacji:

  1. Zaloguj się w Vault.
  2. W obszarze nawigacyjnym po lewej kliknij Przechowywanie.
  3. W sekcji Domyślna reguła przechowywania kliknij Poczta, Dysk lub Grupy dyskusyjne.
  4. Zaznacz pole Ustaw domyślną regułę przechowywania.
  5. Określ, jak długo mają być przechowywane wiadomości i pliki:
    • Wybierz Bez ograniczeń czasowych, aby przechowywać dane bezterminowo. Kliknij Zapisz, aby utworzyć domyślną regułę przechowywania. To wszystko.
    • Wpisz liczbę dni – od 1 do 36 500:
      • Poczta i Grupy dyskusyjne – dni od wysłania wiadomości.
      • Dysk – dni od utworzenia lub ostatniej modyfikacji pliku.
  6. Wybierz, co robić z wiadomościami i plikami po zakończeniu ustawionego okresu przechowywania:
    • Wybierz pierwszą opcję, aby trwale usuwać tylko te wiadomości i pliki, które użytkownicy już skasowali.
    • Wybierz drugą opcję, aby trwale usuwać wszystkie wiadomości i pliki – również te w skrzynkach odbiorczych i na Dyskach użytkowników oraz już skasowane.
    Ostrzeżenie: Vault zaczyna usuwać dane, które przekroczyły okres przechowywania, od razu po przesłaniu nowej reguły. Może to obejmować dane, które użytkownicy chcieliby zachować. Zanim przejdziesz do następnego kroku, upewnij się, że reguła jest skonfigurowana prawidłowo.
  7. Kliknij Dalej, aby utworzyć regułę przechowywania, która trwale usuwa dane. Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Potwierdź, aby utworzyć regułę.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?