Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang berichten in Groepen bewaard blijven. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).
Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.
- Belangrijke informatie over groepen en bewaren
- Een aangepaste bewaarregel maken voor Groepen
- De standaard bewaarregel instellen voor Groepen
Belangrijke informatie over groepen en bewaren
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke berichten in Google Groepen worden ondersteund in Vault.
WAARSCHUWING: Een onjuist ingestelde bewaarregel kan ertoe leiden dat berichten onmiddellijk definitief worden verwijderd door Groepen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wees voorzichtig als u bewaarregels maakt of wijzigt. We raden u aan nieuwe regels te testen op een klein aantal accounts voordat u ze toepast op uw hele organisatie.
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Welke gegevens kunnen worden bewaardBewaarde gegevens:
- Berichten en de bijlagen ervan in groepen die worden gestuurd als de gespreksgeschiedenis aanstaat
Gegevens die niet worden bewaard:
- Berichten in groepen die worden verstuurd als de gespreksgeschiedenis uitstaat
- Berichten die wachten op goedkeuring in gemodereerde groepen
- Gekoppelde bestanden
- Berichten in verwijderde groepen
Als een groep wordt verwijderd, worden berichten in de groep ook verwijderd. Berichten in Groepen worden verwijderd, zelfs als er een bewaarplicht of bewaarregel geldt voor de verwijderde groep. Berichten in Gmail die door accounts zijn ontvangen via een lidmaatschap van een groep, worden echter niet verwijderd en blijven vallen onder de bewaarregels en bewaarplichten van Gmail.
Een aangepaste bewaarregel maken voor Groepen
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels
- Selecteer Groepen als service en klik op Doorgaan.
- Kies op welke groepen u de regel wilt toepassen:
- Specifieke groepen: Voer de e-mailadressen in van een of meer groepen.
- Alle groepen: Pas de regel toe op alle groepen in uw organisatie.
- Klik op Doorgaan.
- (Optioneel) Kies aan welke voorwaarden berichten moeten voldoen om onder deze regel te vallen:
- Voer waarden in bij Verzenddatum. Als u alleen een startdatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd na die datum. Als u alleen een einddatum opgeeft, geldt de regel voor alle berichten die zijn gestuurd vóór die datum.
- Voer eventuele termen in die moeten voorkomen in berichten. U kunt alle ondersteunde zoekoperators gebruiken, behalve jokertekens (*).
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de tweede optie.
Waarschuwing: Als u een nieuwe regel verstuurt, staat Vault toe dat Groepen onmiddellijk berichten definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.
Aangepaste regelsDe standaard bewaarregel instellen voor Groepen
De standaard bewaarregel geldt voor berichten in Groepen die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
- Klik op Groepen
.
- Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
- Selecteer Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
- Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
- Als u een bewaarperiode instelt, kiest u wat er moet gebeuren met berichten nadat de bewaarperiode voorbij is:
- Als u alleen berichten definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
- Als u alle berichten definitief wilt verwijderen, inclusief berichten die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de tweede optie.
Waarschuwing: Als u een nieuwe regel verstuurt, staat Vault toe dat Groepen onmiddellijk berichten definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld. - Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.