Google グループの保持ルールを設定する

保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的で Google グループのメッセージを保持する期間を管理できます。

保持ルールの設定にあたり、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データが直ちにユーザー アカウントから削除され、元に戻せなくなることがあります。そのため、保持ルールを作成、変更する際は十分に注意してください。新しい保持ルールを組織全体に適用する前に、少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

Google グループと保持に関する重要な注意事項

  • メッセージをグループに保持するには、アーカイブ機能がオンになっている必要があります。

    Vault では、アーカイブ機能がオンになっているグループのメッセージを記録保持、保持、検索できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。

  • グループのメッセージは、グループが削除されると削除されます。

    グループが削除されると、グループのメッセージも削除されます。これは、ユーザーのアカウントを削除する場合に行われる処理に似ています。削除されたグループのメッセージは、そのグループが記録保持(リティゲーション ホールド)または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。

Google グループのカスタム保持ルールを作成する

組織部門、期間、特定の検索キーワードに基づいて、カスタムルールを設定できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメッセージやファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールを作成するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([グループ])。
  5. 次のいずれかを選択します。
    • グループ アカウント - 1 つ以上のグループにルールを適用します。
    • すべてのグループ - ドメイン内のすべてのグループにルールを適用します。
  6. このルールの適用対象となるメッセージの条件を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージの送信日を入力します。開始日のみを入力すると、このルールはその日以降に受信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを入力すると、このルールはその日以前に受信されたすべてのメッセージに適用されます。
    • このルールの適用対象となるメッセージに出現するキーワードを入力します。この欄では検索演算子を使用することもできます。
      注: 保持ルールではワイルドカード(*)を使用しないでください。
  7. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールの条件に一致するメッセージが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを消去するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  8. [プレビュー] をクリックしてこの保持ルールの対象となるメッセージとファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
  9. 作成するルールの種類に応じて、次の操作を行う必要があります。
    • メッセージとファイルを無期限で保持する保持ルールを作成するには、[保存] をクリックします。
    • メッセージやファイルを消去する保持ルールを作成するには、[続行] をクリックします。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

Google グループのデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持(リティゲーション ホールド)の適用対象にならないすべてのメッセージとファイルに適用されます。

組織のデフォルトの保持ルールを設定するには:

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [デフォルトの保持ルール] で、[メール]、[ドライブ]、[グループ] のいずれかをクリックします。
  4. [デフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  5. メッセージとファイルの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、データは無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、デフォルトの保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      • メールグループ - メッセージ送信後の経過日数。
      • ドライブ - ファイルの作成後または最終更新後の経過日数。
  6. 指定した期間が経過した後、メッセージとファイルをどのように処理するのかを選択します。
    • 1 番目の項目を選択すると、ユーザーが削除したメッセージとファイルのみが消去されます。
    • 2 番目の項目を選択すると、すべてのメールとファイルが消去されます。ユーザーの受信トレイやドライブにあるメールとファイルのほか、削除済みのデータも対象になります。
    警告: デフォルトの保持ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
  7. データを消去する保持ルールを作成するには、[続行] をクリックします。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
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