Mempertahankan pesan di Grup dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol durasi pesan di Grup dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Tetapkan aturan retensi khusus untuk mempertahankan data yang cocok dengan ketentuan tertentu selama jangka waktu tertentu. Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu mempertahankan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan retensi khusus mengganti aturan retensi default, meskipun aturan retensi default memiliki periode retensi yang lebih lama.

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan semestinya dapat memungkinkan Grup menghapus permanen pesan secara langsung dan tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada sekumpulan kecil akun sebelum menerapkan aturan tersebut ke seluruh organisasi Anda.

Informasi penting tentang Grup dan retensi

  • Pengarsipan harus diaktifkan agar pesan dipertahankan dalam grup.

    Vault dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengarsipan grup mereka. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.

  • Pesan di Grup akan dihapus saat grup dihapus.

    Saat grup dihapus, pesan di grup juga akan dihapus, mirip dengan yang akan terjadi jika Anda menghapus akun pengguna. Pesan di grup akan dihapus meskipun grup yang dihapus tunduk pada aturan retensi atau pembekuan. Namun, pesan di Gmail yang diterima oleh akun melalui langganan ke grup tidak akan dihapus dan pesan ini tunduk pada aturan retensi dan pembekuan Gmail.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Grup

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Untuk layanan, pilih Grup lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih grup untuk menerapkan aturan tersebut:
    • Grup tertentu—Masukkan alamat email dari satu atau beberapa grup.
    • Semua Grup—Terapkan aturan ke semua grup di organisasi Anda.
  5. Klik Lanjutkan.
  6. (Opsional) Pilih ketentuan yang harus dipenuhi agar pesan dicakup oleh aturan ini:
    • Masukkan nilai Tanggal terkirim. Jika Anda hanya menentukan tanggal mulai, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim setelah tanggal tersebut. Jika Anda hanya menentukan tanggal akhir, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang dikirim sebelum tanggal tersebut.
    • Masukkan istilah apa pun yang harus cocok dengan pesan. Anda dapat menggunakan semua operator penelusuran yang didukung kecuali karakter pengganti (*).
  7. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  8. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:
    • Untuk menghapus secara permanen hanya pesan yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
    Peringatan: Vault memungkinkan Grup untuk langsung menghapus permanen pesan yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  9. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Grup

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Aturan retensi default berlaku untuk pesan di Grup yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
  3. Klik Grup "".
  4. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  5. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk pesan saat periode retensi berakhir:
    • Untuk menghapus secara permanen hanya pesan yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua pesan, termasuk pesan yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
    Peringatan: Vault memungkinkan Grup langsung menghapus permanen pesan yang melebihi periode retensi saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan aturan retensi untuk Grup di ediscovery.google.com

Membuat aturan retensi khusus untuk Grup

Aturan kustom dapat dibuat berdasarkan unit organisasi, rentang tanggal, atau istilah penelusuran tertentu. Aturan kustom selalu mengganti aturan default, dan jika ada beberapa aturan retensi yang berlaku untuk suatu pesan atau file, pesan atau file tersebut akan dipertahankan sesuai aturan dengan periode cakupan retensi terpanjang.

Untuk membuat aturan retensi khusus:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Klik Buat Aturan.
  4. Pilih tempat untuk menerapkan aturan: Grup.
  5. Pilih salah satu opsi berikut:
    • Akun Grup—Menerapkan aturan ke satu atau beberapa grup.
    • Semua Grup—Menerapkan aturan ke semua grup di domain. 
  6. Pilih ketentuan yang harus dipenuhi agar pesan dapat tercakup oleh aturan ini:
    • Masukkan tanggal pengiriman untuk pesan yang tercakup dalam aturan ini. Jika Anda hanya memasukkan tanggal mulai, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang diterima setelah tanggal tersebut. Jika Anda hanya memasukkan tanggal akhir, aturan akan berlaku untuk semua pesan yang diterima sebelum tanggal tersebut.
    • Masukkan istilah apa pun yang mungkin muncul di pesan yang terpengaruh oleh aturan ini. Anda juga dapat menggunakan operator penelusuran dalam kolom ini.
      Catatan: Jangan gunakan karakter pengganti (*) pada aturan retensi.
  7. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Pilih tak terbatas untuk mempertahankan pesan yang cocok dengan parameter aturan ini secara permanen. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi. Selesai!
    • Untuk menghapus pesan secara permanen setelah jangka waktu tertentu, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  8. Klik Pratinjau untuk menampilkan daftar pesan atau file yang akan dicakup oleh aturan retensi ini. Periksa daftar untuk memastikan bahwa Anda telah menetapkan aturan dengan benar. Pastikan aturan tersebut tidak menghapus secara permanen data yang mungkin diperlukan pengguna.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan data yang melebihi periode cakupan retensi segera setelah Anda mengirimkan aturan baru. Ini dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. 
  9. Tergantung jenis aturan yang dibuat, Anda harus:
    • Mengklik Simpan untuk membuat aturan retensi yang akan mempertahankan pesan dan file tanpa batas.
    • Mengklik Lanjutkan untuk membuat aturan retensi yang akan menghapus permanen pesan dan file. Vault meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak dan klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Grup

Aturan retensi default berlaku untuk semua pesan dan file yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan. 

Untuk menetapkan aturan retensi default untuk organisasi:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Pada Aturan retensi default, klik Email, Drive, atau Grup.
  4. Centang kotak Tetapkan aturan retensi default.
  5. Pilih durasi pesan atau file dipertahankan:
    • Pilih Tanpa batas waktu untuk mempertahankan data secara permanen. Klik Simpan untuk membuat aturan retensi default. Selesai!
    • Masukkan jumlah hari dari 1 hingga 36.500:
      • Email dan Grup—hari sejak pesan dikirim.
      • Drive—hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
  6. Pilih tindakan untuk pesan atau file yang melampaui durasi yang dipilih:
    • Pilih opsi pertama untuk hanya menghapus permanen pesan atau file yang telah dihapus oleh pengguna.
    • Pilih opsi kedua untuk menghapus permanen semua pesan atau file. Ini termasuk pesan yang ada di kotak masuk dan Drive pengguna. Ini juga mencakup data yang telah dihapus.
    Peringatan: Vault akan memulai proses penghapusan data yang melebihi periode cakupan retensi default segera setelah Anda mengirimkan aturan ini. Hal ini dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar. 
  7. Klik Lanjutkan untuk membuat aturan retensi yang akan menghapus data secara permanen. Vault meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak dan klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?