Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des messages dans Google Groupes. Contrôlez la durée de conservation des messages et le moment où ils doivent être supprimés en définissant des règles de conservation.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
- Informations importantes concernant Groupes et la conservation
- Définir une règle de conservation personnalisée pour Groupes
- Définir une règle de conservation par défaut pour Groupes
Informations importantes concernant Groupes et la conservation
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des messages Google Groupes compatibles dans Vault.
AVERTISSEMENT : Une règle de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et irréversible des messages dans Groupes. Faites preuve de prudence lorsque vous créez ou modifiez des règles de conservation. Nous vous recommandons de tester vos nouvelles règles sur un petit nombre de comptes avant de les appliquer à l'ensemble de votre organisation.
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Quelles données peuvent être conservées ?Données conservées:
- Messages et leurs pièces jointes envoyés dans des groupes lorsque l'historique de conversation est activé
Données non conservées:
- Messages de groupes envoyés lorsque l'historique de la conversation est désactivé
- Messages en attente d'approbation dans les groupes modérés
- Fichiers associés
- Messages dans des groupes supprimés
Lorsqu'un groupe est supprimé, les messages du groupe sont aussi supprimés. Les messages dans Groupes sont supprimés même si le groupe supprimé est soumis à une obligation ou règle de conservation. Toutefois, les messages Gmail que les comptes reçoivent par le biais d'un abonnement à un groupe ne sont pas supprimés et sont soumis aux obligations et règles de conservation de Gmail.
Définir une règle de conservation personnalisée pour Groupes
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Groupes comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez les groupes auxquels la règle s'applique :
- Groupes spécifiques : saisissez les adresses e-mail d'un ou de plusieurs groupes.
- Tous les groupes : appliquez la règle à tous les groupes de votre organisation.
- Cliquez sur Continuer.
- (Facultatif) Indiquez les conditions dans lesquelles votre règle s'applique aux messages :
- Saisissez les valeurs correspondant à la date d'envoi. Si vous n'indiquez qu'une date de début, la règle s'applique aux messages envoyés après cette date. Si vous n'indiquez qu'une date de fin, la règle s'applique aux messages envoyés avant cette date.
- Saisissez les termes devant apparaître dans les messages. Vous pouvez utiliser tous les opérateurs de recherche compatibles, à l'exception des caractères génériques (*).
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez la deuxième option.
Avertissement : Lorsque vous envoyez une nouvelle règle, Vault autorise les groupes à supprimer immédiatement et définitivement les messages qui dépassent la durée de conservation. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir une règle de conservation par défaut pour Groupes
La règle de conservation par défaut s'applique aux messages de Groupes qui ne sont soumis à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles par défaut s'affiche.
- Cliquez sur Groupes
.
- Indiquez la durée de conservation des messages :
- Pour que les messages soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, choisissez Indéfiniment.
- Pour supprimer les messages passé un certain délai, sélectionnez Durée de conservation et indiquez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500.
- Si vous définissez une durée de conservation, choisissez la procédure à suivre pour les messages une fois la période de conservation terminée :
- Pour ne supprimer définitivement que les messages déjà supprimés, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement tous les messages, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez la deuxième option.
Avertissement : Lorsque vous envoyez une nouvelle règle, Vault autorise les groupes à supprimer immédiatement et définitivement les messages qui dépassent la durée de conservation. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement. - Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.