Configurar reglas de conservación de Grupos de Google

Con las reglas de conservación, puedes controlar cuánto tiempo se conservan mensajes de Grupos de Google con fines de descubrimiento electrónico.

Antes de configurar reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: La configuración incorrecta de una regla de conservación podría causar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por lo tanto, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Crear una regla de conservación personalizada de Grupos de Google

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. Las reglas personalizadas anulan siempre la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se retiene de conformidad con la regla que tenga el periodo de cobertura de la conservación más prolongado.

Para crear reglas de conservación personalizadas:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará tu regla de conservación: Grupos.
  5. Elige una de las siguientes opciones:
    • Cuentas de grupos: la regla se aplica a algunos grupos.
    • Todos los grupos: la regla se aplica a todos los grupos de tu dominio. 
  6. Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
    • Indica la fecha de envío de los mensajes a los que se aplicará esta regla. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos a partir de esa fecha. Si solo incluyes una fecha de finalización, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos antes de esa fecha.
    • Escribe términos que podrían aparecer en los mensajes sujetos a esta regla. En este campo, también puedes utilizar operadores de búsqueda.
      Nota: No utilices caracteres comodín (*) en las reglas de conservación.
  7. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación.
    • Para eliminar definitivamente mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  8. Haz clic en Vista previa para ver una lista de los mensajes o los archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has establecido la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  9. En función del tipo de regla que crees, deberás realizar una de estas acciones:
    • Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que conserve los mensajes y los archivos indefinidamente.
    • Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los mensajes y los archivos. Aparecerá un aviso en Vault en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Configurar la regla de conservación predeterminada de Grupos de Google

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna conservación en caso de litigio. También se incluyen los archivos de Mi unidad y de las unidades de equipo.

Para configurar una regla de conservación predeterminada en tu organización, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. En Regla de conservación predeterminada, haz clic en Correo, Drive o Grupos.
  4. Marca la casilla Establecer una regla de conservación predeterminada.
  5. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes o archivos:
    • Elige Indefinidamente para retener los datos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación predeterminada.
    • Indica el número de días, de 1 a 36.500:
      • Correo y Grupos: días transcurridos desde que se envió el mensaje.
      • Drive: días desde que se creó o modificó por última vez el archivo.
  6. Elige cómo se tratarán los mensajes o archivos una vez finalizado el periodo que seleccionaste:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes o los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes o archivos, incluidos los que se encuentran en las bandejas de entrada y las unidades de Drive de los usuarios y los datos que ya se hayan eliminado.
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminada. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  7. Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los datos. Aparecerá un mensaje en Vault en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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