Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes de Grupos. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.
Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.
- Información importante sobre Grupos y la conservación de datos
- Configurar reglas de conservación personalizadas para Grupos
- Definir la regla de conservación predeterminada para Grupos
Información importante sobre Grupos y la conservación de datos
Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué mensajes de Grupos de Google se pueden conservar en Vault.
ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede hacer que Grupos purgue mensajes de forma inmediata e irreversible. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.
Qué datos se pueden retener
Datos que se conservan:
- Mensajes y sus archivos adjuntos en grupos enviados con el historial de conversaciones activado
Datos que no se conservan:
- Mensajes de grupos enviados con el historial de conversaciones desactivado
- Mensajes pendientes de aprobación en grupos moderados
- Archivos enlazados
- Mensajes de grupos eliminados
Cuando se elimina un grupo, también se purgan definitivamente los mensajes de ese grupo. Los mensajes de Grupos se eliminan aunque el grupo eliminado esté sujeto a una retención o a una regla de conservación. Sin embargo, los mensajes de Gmail que reciben las cuentas a través de una suscripción a un grupo no se eliminan y están sujetos a las retenciones y a las reglas de conservación de Gmail.
Configurar reglas de conservación personalizadas para Grupos
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación
Reglas personalizadas
- Selecciona Grupos como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
- Selecciona los grupos a los que se va a aplicar la regla:
- Grupos específicos: introduce las direcciones de correo electrónico de uno o varios grupos.
- Todos los grupos: la regla se aplicará a todos los grupos de tu organización.
- Haz clic en Continuar.
- (Opcional) Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
- Introduce valores relativos a la fecha de envío. Si solo especificas una fecha inicial, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados después de esa fecha. Si solo especificas una fecha final, la regla se aplicará a todos los mensajes enviados antes de esa fecha.
- Escribe los términos que deben aparecer en los mensajes. Puedes utilizar todos los operadores de búsqueda admitidos, salvo los comodines (*).
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
- Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los mensajes una vez transcurrido ese periodo:
- Para purgar solo los mensajes que ya se han eliminado, elige la primera opción.
- Para purgar todos los mensajes, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Grupos purgue inmediatamente los mensajes que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada. - Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.
Reglas personalizadasDefinir la regla de conservación predeterminada para Grupos
La regla de conservación predeterminada se aplica a los mensajes de Grupos que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.
- Inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
- Haz clic en Grupos
.
- Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
- Para conservar de forma permanente los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
- Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
- Si defines un periodo de conservación, indica qué pasará con los mensajes una vez transcurrido ese periodo:
- Para purgar solo los mensajes que ya se han eliminado, elige la primera opción.
- Para purgar todos los mensajes, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
Advertencia: Cuando envías una nueva regla, Vault permite que Grupos purgue inmediatamente los mensajes que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada. - Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.