Definir reglas de conservación en Grupos de Google

Con las reglas de conservación, puedes controlar cuánto tiempo se conservan mensajes de Grupos con fines de descubrimiento electrónico.

Antes de definir estas reglas, te recomendamos que leas cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura de forma incorrecta, puede provocar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre Grupos y la conservación de datos

  • Para que los mensajes se conserven en los grupos, el archivado debe estar activado. 

    Vault puede bloquear, conservar y buscar mensajes en grupos que tengan el archivado activado. Los propietarios de los grupos pueden activar o desactivar el archivado en ellos. Si el propietario de un grupo desactiva el archivado, los mensajes de ese grupo siguen estando disponibles en los buzones de correo de los usuarios.

  • Los mensajes de Grupos se eliminan cuando se elimina el grupo. 

    Cuando se elimina un grupo, también se eliminan los mensajes que contiene, de forma similar a lo que sucede cuando eliminas la cuenta de un usuario. Los mensajes de los grupos se eliminan aunque el grupo eliminado esté sujeto a un bloqueo o a una regla de conservación. Sin embargo, los mensajes de Gmail que las cuentas reciben a través de una suscripción a un grupo no se eliminan y están sujetos a los bloqueos y a las reglas de conservación de Gmail.

Crear una regla de conservación personalizada en Grupos

Las reglas personalizadas pueden aplicarse a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos. Las reglas personalizadas anulan siempre la regla predeterminada y, si se aplican varias reglas de conservación a un mensaje o archivo, este se retiene de acuerdo con la regla que tenga el periodo de cobertura de conservación más prolongado.

Para crear reglas de conservación personalizadas:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará la regla de conservación: Grupos.
  5. Elige una de las siguientes opciones:
    • Cuentas de grupos: la regla se aplica a algunos grupos.
    • Todos los grupos: la regla se aplica a todos los grupos de tu dominio. 
  6. Elige qué condiciones deben cumplir los mensajes para que se les aplique esta regla:
    • Especifica la fecha de envío de los mensajes a los que se aplicará esta regla. Si solo especificas una fecha de inicio, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos a partir de esa fecha. Si solo incluyes una fecha de finalización, la regla se aplicará a todos los mensajes recibidos antes de esa fecha.
    • Escribe los términos que podrían aparecer en los mensajes sujetos a esta regla. En este campo, también puedes utilizar operadores de búsqueda.
      Nota: No utilices caracteres comodín (*) con las reglas de conservación.
  7. Indica durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar los mensajes que coincidan con los parámetros de esta regla de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para eliminar definitivamente mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
  8. Haz clic en Vista previa para ver una lista de los mensajes o los archivos a los que se aplicará esta regla de retención. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Asegúrate de que no se elimina definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de retención en cuanto crees una regla nueva. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  9. En función del tipo de regla que crees, deberás realizar una de estas acciones:
    • Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que guarde los mensajes y los archivos indefinidamente.
    • Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los mensajes y los archivos. Aparecerá un aviso en Vault en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de retención. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Definir la regla de conservación predeterminada de Grupos

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo. 

Si quieres definir una regla de conservación predeterminada en tu organización, haz lo siguiente:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. En Regla de retención predeterminada, haz clic en Correo, Drive o Grupos.
  4. Marca la casilla para definir una regla de conservación predeterminada.
  5. Indica durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes o archivos:
    • Elige Indefinidamente para conservar los datos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación predeterminada y completar el proceso.
    • Indica el número de días, de 1 a 36.500:
      • Correo y Grupos: días transcurridos desde que se envió el mensaje.
      • Drive: días desde que se creó o modificó por última vez el archivo.
  6. Elige cómo se tratarán los mensajes o archivos una vez finalizado el periodo que seleccionaste:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los mensajes o los archivos que los usuarios ya han eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los mensajes o archivos, incluidos los que se encuentran en las bandejas de entrada y las unidades de Drive de los usuarios y los datos que ya se hayan eliminado.
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault empezará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  7. Haz clic en Continuar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente los datos. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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