تعيين قواعد الاحتفاظ للمجموعات

يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ للتحكم في طول فترة الاحتفاظ برسائل المجموعات لأغراض جمع الأدلة الإلكترونية.

قبل تعيين قواعد الاحتفاظ، نوصيك بشدة بالقراءة عن طريقة عمل الاحتفاظ.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تمت تهيئتها بشكل غير صحيح إلى مسح البيانات من حسابات المستخدمين فورًا وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

إنشاء قاعدة احتفاظ مخصصة للمجموعات

يمكن أن تستند القواعد المخصصة إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. تلغي القواعد المخصصة القاعدة التلقائية دائمًا، وإذا انطبقت قواعد احتفاظ متعددة على إحدى الرسائل أو الملفات، فإنه يتم الاحتفاظ بالرسالة أو الملف وفقًا للقاعدة التي لها أطول فترة تغطية احتفاظ.

لإنشاء قواعد احتفاظ مخصصة:

  1. سجّل الدخول إلى Vault‏.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختر مكان تطبيق القاعدة: المجموعات.
  5. اختر أحد الخيارات التالية:
    • حسابات المجموعة—يمكنك تطبيق القاعدة على مجموعة واحدة أو أكثر.
    • جميع المجموعات: يمكنك تطبيق القاعدة على جميع المجموعات في النطاق. 
  6. اختر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
    • أدخِل تاريخ الإرسال للرسائل التي تخضع لهذه القاعدة. إذا أدخلت تاريخ البدء فقط، ستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا أدخلت تاريخ الانتهاء فقط، ستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة قبل ذلك التاريخ.
    • أدخِل أي عبارات قد تظهر في الرسائل الخاضعة لهذه القاعدة. يمكنك أيضًا استخدام عوامل تشغيل البحث في هذا الحقل.
      ملاحظة: لا تستخدم أحرف البدل (*) مع قواعد الاحتفاظ.
  7. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بشكل دائم بالرسائل التي تُطابق معلمات هذه القاعدة. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • للمحو النهائي للرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500.
  8. انقر على معاينة لعرض قائمة بالرسائل أو الملفات التي ستكون مشمولةً في قاعدة الاحتفاظ هذه. افحص القائمة للتحقق من أنك عيَّنتَ القاعدة بطريقة صحيحة. وتأكد من أنها لا تحذف بصفة دائمة البيانات التي قد يحتاجها المستخدمون.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  9. حسب نوع القاعدة التي تُنشئها، يلزمك:
    • النقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تحتفظ بالرسائل والملفات إلى أجل غير مُسمّى.
    • النقر على "المتابعة" لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو نهائيًا الرسائل والملفات. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

تعيين قاعدة الاحتفاظ التلقائية للمجموعات

تنطبق قاعدة الاحتفاظ التلقائية على جميع الرسائل والملفات غير المشمولة من خلال قاعدة مخصصة أو قائمة احتجاز. ويتضمن هذا الملفات في ملفاتي وفي مساحات Drive المشتركة.

لتعيين قاعدة الاحتفاظ التلقائية لمؤسستك:

  1. سجّل الدخول إلى Vault‏.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. ضمن قاعدة الاحتفاظ التلقائية، انقر على البريد، أو Drive، أو المجموعات.
  4. حدِّد المربع تعيين قاعدة احتفاظ تلقائية.
  5. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بالبيانات بصفة دائمة. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ التلقائية. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • أدخل عدد الأيام، من 1 إلى 36500 يوم:
      • البريد والمجموعات: عدد الأيام من وقت إرسال الرسالة.
      • Drive: عدد الأيام من وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
  6. اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع الرسائل أو الملفات التي تجاوزت المدة التي حددتَها كما يلي:
    • حدِّد الخيار الأول للمحو النهائي للرسائل أو الملفات التي حذفها المستخدمون من قَبل فقط.
    • حدِّد الخيار الثاني للمحو النهائي لجميع الرسائل أو الملفات. ويشمل ذلك الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين ومساحات Drive. ويشمل ذلك أيضًا البيانات المحذوفة سابقًا.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على المتابعة لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو البيانات نهائيًا. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. حدِّد مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟