إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"

يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكُّم في فترة الاحتفاظ برسائل "مجموعات Google" لأغراض جمع الأدلة الإلكترونية.

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ، نوصيك بشدة بالقراءة عن آليّة عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تم ضبطها بشكل غير صحيح إلى إزالة البيانات نهائيًا من حسابات المستخدمين في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

معلومات مهمة عن "مجموعات Google" والاحتفاظ بالبيانات

  • يجب تفعيل الأرشفة للرسائل المطلوب الاحتفاظ بها في المجموعات. 

    يمكن لأداة Google Vault الاحتفاظ بالرسائل وتجميد بياناتها والبحث عنها في المجموعات المُفعَّل بها ميزة الأرشفة. ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. وفي حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين.

  • يتم حذف الرسائل في "مجموعات Google" عند حذف المجموعة. 

    عند حذف مجموعة، يتم أيضًا حذف الرسائل الموجودة في المجموعة، مثلما يحدث عند حذف حساب مستخدم. يتم حذف الرسائل في المجموعات حتى إذا كانت المجموعة المحذوفة خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات. ومع ذلك، بالنسبة إلى الرسائل في Gmail التي تتلقاها الحسابات من خلال الاشتراك في مجموعة، فإنه لا يتم حذفها وتكون خاضعة لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Gmail.

إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"

يمكن أن تستند القواعد المخصصة إلى وحدات تنظيمية أو نطاقات زمنية أو عبارات بحث محددة. تلغي القواعد المخصصة القاعدة التلقائية دائمًا، وإذا انطبقت قواعد احتفاظ متعددة على إحدى الرسائل أو الملفات، فإنه يتم الاحتفاظ بالرسالة أو الملف وفقًا للقاعدة التي لها أطول فترة تغطية احتفاظ.

لإنشاء قواعد احتفاظ مخصصة:

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختَر مكان تطبيق القاعدة: المجموعات.
  5. حدّد أحد الخيارات التالية:
    • حسابات المجموعة: يمكنك تطبيق القاعدة على مجموعة واحدة أو أكثر.
    • جميع المجموعات: يمكنك تطبيق القاعدة على جميع المجموعات في النطاق. 
  6. اختَر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
    • أدخِل تاريخ الإرسال للرسائل التي تخضع لهذه القاعدة. إذا أدخلت تاريخ البدء فقط، ستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا أدخلت تاريخ الانتهاء فقط، ستنطبق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة قبل ذلك التاريخ.
    • أدخِل أي عبارات قد تظهر في الرسائل الخاضعة لهذه القاعدة. يمكنك أيضًا استخدام عوامل تشغيل البحث في هذا الحقل.
      ملاحظة: لا تستخدم أحرف البدل (*) مع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
  7. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختَر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بشكل دائم بالرسائل التي تُطابق معلمات هذه القاعدة. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية.
    • للمحو النهائي للرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500.
  8. انقر على معاينة لعرض قائمة بالرسائل أو الملفات التي ستكون مشمولةً في قاعدة الاحتفاظ هذه. راجع القائمة للتحقق من أنك قمت بإعداد القاعدة بشكل صحيحة. وتأكد من أنها لا تحذف نهائيًا البيانات التي قد يحتاجها المستخدمون.
    تحذير: تبدأ أداة Vault على الفور في عملية الإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات فور إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة. 
  9. حسب نوع القاعدة التي تُنشئها، عليك:
    • النقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تحتفظ بالرسائل والملفات إلى أجل غير مُسمّى.
    • النقر على "المتابعة" لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو نهائيًا الرسائل والملفات. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضع علامة في مربّعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع الرسائل والملفات التي لا تغطيها قاعدة مخصّصة أو عملية تجميد بيانات. 

لإعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك:

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. ضمن قاعدة الاحتفاظ التلقائية، انقر على البريد، أو Drive، أو مجموعات Google.
  4. ضع علامة في المربّع إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
  5. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:
    • اختر إلى أجل غير مُسمّى للاحتفاظ بالبيانات بصفة دائمة. انقر على حفظ لإنشاء القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية.
    • أدخِل عدد الأيام، بدءًا من يوم واحد حتى 36500 يوم:
      • البريد والمجموعات: عدد الأيام من وقت إرسال الرسالة.
      • Drive: عدد الأيام من وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
  6. اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه على الرسائل أو الملفات التي تجاوزت المدة المحدّدة كما يلي:
    • حدِّد الخيار الأول للمحو النهائي للرسائل أو الملفات التي حذفها المستخدمون من قَبل فقط.
    • حدِّد الخيار الثاني للمحو النهائي لجميع الرسائل أو الملفات. ويشمل ذلك الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين ومساحات Drive. ويشمل ذلك أيضًا البيانات المحذوفة سابقًا.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ التلقائية فور إرسالك لهذه القاعدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي من المتوقع أن يقوم المستخدمون بالاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على المواصلة لإنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تمحو البيانات نهائيًا. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضع علامة في مربّعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟