控管可登入保管箱的人員

您可以透過 Google 保管箱管理員身分控制貴機構中有哪些使用者能在自己的帳戶中看到保管箱服務,只要在 Google 管理控制台中為這些使用者分別開啟或關閉保管箱即可。舉例來說,請為有權執行保管箱功能的帳戶開啟保管箱,但為其他人關閉這項服務。

變更這項設定前,請注意下列事項...
  • 無論開啟或關閉保管箱,都不會對可由保管箱封存的帳戶造成任何影響。系統可封存所有具備保管箱授權的使用者帳戶。
  • 這項設定不會對可變更保留、搜尋資料或執行其他保管箱功能的帳戶造成任何影響。使用者必須擁有適當的保管箱權限才能使用保管箱進行作業。
  • 如果您選擇 [為所有人啟用],那麼所有人的應用程式清單中都會顯示保管箱圖示,部分使用者可能會因為這個似乎沒有作用的應用程式而感到困惑。如果您的網域中設有機構單位,建議您利用保管箱權限來限制使用者的存取權。
如何變更可登入保管箱的人員

事前準備:如要為特定使用者開啟或關閉服務,請將他們的帳戶加入同一個機構單位 (依部門控管存取權),或將他們加入同一個存取權群組 (跨部門控制使用者的存取權)。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中,依序前往 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Google 保管箱]
  3. 在灰色方塊右上角按一下「編輯服務」圖示 撰寫
    左側會顯示頂層機構及現有的任何機構單位。

  4. 如要為機構中的所有使用者開啟或關閉服務,請按一下 [為所有人啟用] 或 [為所有人關閉],接著再點選 [儲存]

  5. 如何單獨為某個機構單位的使用者開啟或關閉服務:

    1. 在左側選取機構單位。
    2. 選取 [啟用] 或 [關閉]
    3. 如果不想讓這項服務的開關狀態受到上層機構單位的設定影響,請點選 [覆寫]
    4. 如果該機構的狀態為「已覆寫」,請選擇下列其中一個選項:
      • 沿用:還原成與上層機構相同的設定。
      • 儲存:儲存您的新設定 (即使上層設定發生變更,仍會套用新設定)。

    進一步瞭解機構架構

  6. 如要為一組屬於相同或不同機構單位的使用者開啟服務,請選取存取權群組。詳情請參閱為群組開啟服務
變更通常過幾分鐘就會生效,但也可能需要經過 24 小時才會生效。詳情請參閱 Google 服務的變更如何生效。  
禁止超級管理員登入保管箱

系統會自動授予超級管理員所有 G Suite 服務的完整存取權,包括保管箱在內。如要禁止超級管理員登入保管箱,請按照下列說明操作:

  • 如果您的網域使用了機構單位,請務必確認網域的保管箱存取權已設定為 [為部份機構開啟],然後將超級管理員帳戶移至沒有保管箱登入權限的機構單位中。
  • 確保超級管理員帳戶沒有保管箱權限

超級管理員無法變更自己帳戶所屬的機構單位,如要進行變更,需要至少兩名超級管理員配合操作。超級管理員依然能夠為自己的機構單位新增保管箱存取權,不過這項操作也會反映在您的保管箱稽核報告中。

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