控管可登入保管箱的人員

Google 保管箱管理員可以控管機構中的哪些使用者能透過自己的帳戶使用保管箱服務,只要在 Google 管理控制台中為這些使用者分別開啟或關閉保管箱即可。舉例來說,請為有權執行保管箱功能的帳戶開啟保管箱,但為其他人關閉這項服務。

注意:

  • 保管箱開啟與否並不影響保管箱會將哪些帳戶封存。系統可封存所有具備保管箱授權的使用者帳戶。
  • 這項設定不會對可變更保留、搜尋資料或執行其他保管箱功能的帳戶造成任何影響。使用者必須擁有相應的保管箱權限,才能使用保管箱。
  • 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱,保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。不過,有些使用者可能會因為沒有任何保管箱權限,而疑惑這個應用程式怎麼沒有作用。為了避免造成使用者困擾,如果網域中有多個機構單位,建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。

如何變更可登入保管箱的人員

事前準備:如要為特定使用者開啟或關閉服務,請將他們的帳戶加入同一個機構單位 (依部門控管存取權),或將他們加入同一個存取權群組 (跨部門控制使用者的存取權)。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中,依序前往 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Google 保管箱]
  3. 按一下 [服務狀態]
  4. 如要為機構中的所有使用者開啟或關閉服務,請按一下 [為所有人啟用] 或 [為所有人關閉],接著再點選 [儲存]

  5. 如何單獨為某個機構單位的使用者開啟或關閉服務:

    1. 在左側選取機構單位。
    2. 選取 [啟用] 或 [關閉]
    3. 如果不想讓這項服務的開關狀態受到上層機構單位的設定影響,請點選 [覆寫]
    4. 如果該機構的狀態為「已覆寫」,請選擇下列其中一個選項:
      • 沿用:還原成與上層機構相同的設定。
      • 儲存:儲存您的新設定 (即使上層設定發生變更,仍會套用新設定)。

    進一步瞭解 機構架構

  6. 如要為一組屬於相同或不同機構單位的使用者開啟服務,請選取存取權群組。詳情請參閱為群組開啟服務
變更通常過幾分鐘就會生效,但也可能需要經過 24 小時才會生效。詳情請參閱 Google 服務的變更如何生效。  
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