有关保险柜搜索功能的常见问题解答

保险柜搜索

保险柜如何处理时区和夏令时问题?

时区

您可以在搜索数据时指定时区,保险柜随即会根据所选时区确定要显示和导出的结果的日期范围。

重要提示:指定某些时区进行搜索操作时,可能带来意外结果。了解详情

受 Google 服务器上的邮件存储和访问方式的影响,Gmail 邮件和群组帖子的发送时间均会四舍五入至最接近的小时。因此,如果某封邮件的发送时间是 12 月 31 日晚上 11:30,那么如果用户在保险柜内搜索的时间范围从隔年 1 月 1 日开始,这封邮件也会出现在搜索结果中。但是,这种四舍五入的机制不会影响云端硬盘中的搜索结果。

如果您的搜索条件包含日期,则搜索范围如下:

  Gmail 和网上论坛 云端硬盘
开始 晚上 11:30:00
(前一天)
凌晨 12:00:00
结束 凌晨 12:29:59
(第二天)
晚上 11:59:59

如果您在搜索数据时没有选择时区,保险柜就会使用您计算机报告的时区。

夏令时

您可能需要根据夏令时调整时区。例如,如果您要搜索位于纽约的用户创建的文件:

  • 对于 12 月 1 日至 1 月 31 日创建的所有文件,请选择 GMT-5(使用标准时间)。

  • 对于 6 月 1 日至 7 月 31 日创建的所有文件,请选择 GMT-4(使用夏令时)。

时区不正确可能会导致搜索结果出错

您选择的时区可能会改变搜索结果。例如,如果您要搜索位于法国 (GMT+1) 的员工发送的邮件,但您在搜索数据时使用的是太平洋时区 (GMT-8),那么有效搜索结果的时间范围就是开始日期前一天下午 4:00 至结束日期下午 3:59。

执行搜索操作时,为了满足您单位的需求和法律要求,您可能需要考虑以下情况:

  • 如果要搜索的数据是由位于多个时区的用户生成的,请执行多次搜索操作。
  • 如果执行搜索的人位于不同的时区,请使用单位总部所在地的时区。
  • 使用与搜索操作相关的法院命令或其他法律文档中指定的时区。
  • 根据不同的年度时段,考虑是否要根据夏令时调整时区。

以上仅提供几个示例,以便我们说明时区对搜索结果的影响。您的单位必须确定自己的搜索策略,以解决时区和夏令时对搜索结果造成的影响。

为什么有些保险柜搜索结果会出错?

搜索偶尔会产生以下错误:

  • 帐号数据进行同步时,保险柜无法搜索该帐号。这是一个暂时性的问题,数据在大约 10 分钟后便可供访问。如果仍然无法搜索帐号,请联系我们以获取帮助。
  • 如果用户帐号中有不少于 100 个字词与通配符搜索运算符匹配,保险柜就无法返回搜索结果。如果发生这种情况,请优化搜索字词,使用更具体的条件进行搜索。例如,如果使用 subj:foo* 搜索时产生过多匹配的结果,您可以尝试搜索 subj:food*(以查找“food”),或者搜索 subj:foot*(以查找“foot”或“football”)。
计数功能是如何运作的?

在提交 Gmail 搜索时,使用计数功能评估查询范围。输入搜索字词,然后点击计数。完成计数后,保险柜会显示以下信息:

  • 搜索到的帐号数量
  • 完成搜索所需的时间
  • 与查询匹配的邮件数量
  • 包含匹配邮件的帐号数量。
    注意:邮件可以计算两次。例如,如果 john@solarmora.com 向 jane@solarmora.com 发送邮件,那么保险柜会重复计算邮件两次,因为双方的邮箱中都有这封邮件。如果用户向网域外部的某人发送邮件,那么该邮件只会计算一次。

您可以下载包含与查询相关的帐号和邮件总数的 CSV 文件。此文件包括:

  • 日期和时间
  • 生成计数的查询
  • 搜索到的帐号数量
  • 无法搜索的帐号数量
  • 包含匹配邮件的帐号数量
  • 包含匹配邮件的每个帐号的电子邮件地址和姓名
  • 每个帐号中匹配邮件的数量

Gmail 和传统版 Hangouts 搜索


我可以使用保险柜搜索聊天消息吗?

保险柜全面支持 2015 年 4 月 8 日之前的传统版 Hangouts 聊天消息。如果在 Hangouts 中启用了历史记录功能,您就可以保留、保全、搜索和导出相应的聊天记录。

对于此日期前进行的 Hangouts 聊天:

  • 只有已记录的聊天可被搜索、导出和设置保全
  • 保留政策不会正确应用于 Hangouts 消息

此外,保险柜还完全支持 Hangouts Chat

管理员能否将聊天强制设为“保存聊天记录”,以便保险柜将聊天内容保存下来?
  • Google Hangouts:管理员可以控制启用还是停用聊天记录。如果启用聊天记录,保险柜可以保留 2015 年 4 月 8 日之后发生的所有 Hangouts 聊天记录。
  • Google Talk:管理员仅能将聊天强制设为“不保存聊天记录”,并可以停用聊天记录
如果保险柜用户超出了 G Suite 存储空间上限,会发生什么?

这种情况不会对保险柜产生影响。不过,如果用户帐号达到存储空间上限,用户就无法继续发送或接收任何新邮件,而且可能会遇到帐号整体性能降低的情况。

我可以将保险柜保留的邮件恢复到 Gmail 吗?

如果数据删除的天数不满 25 天,我们建议您使用 Google 管理控制台恢复用户的 Google 云端硬盘或 Gmail 数据

如何在保险柜搜索结果中排除自动保存和已舍弃的草稿?

将以下运算符添加到搜索字词中:-(label:^deleted AND label:drafts)

我可以针对特定的单位部门执行保险柜搜索吗?

是。在针对某项诉讼或调查执行搜索时,请选择单位,然后选择您要搜索的单位部门。针对单位部门的搜索中不能包含帐号,但您仍然可以(选择)指定日期范围和搜索字词

如何排除被隔离的邮件?

将以下运算符添加到搜索字词中:-label:^admin_quarantine

详细了解管理员隔离区

Google 云端硬盘搜索

保险柜如何搜索云端硬盘中的文件?

保险柜会搜索云端硬盘,找出您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其共享的所有文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件,无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。

保险柜还会搜索:

  • 您在搜索查询中指定的用户所拥有或他人与其直接共享的所有文件。
  • 贵单位中,与您在搜索查询中指定的用户直接共享的共享云端硬盘。
  • 与您在搜索查询中指定的用户直接共享的共享云端硬盘文件。
  • 与您在搜索查询中指定的用户直接共享的外部共享云端硬盘文件。请注意,保险柜无法搜索与您单位中的用户共享的归外部所有的共享云端硬盘,即使共享云端硬盘中包含与这些用户直接共享的文件也不例外。
我可以搜索共享云端硬盘中的内容吗?

可以。您可以通过以下两种方式搜索共享云端硬盘中的文件:

  • 如果您要搜索特定用户或单位部门拥有的文件,可以选中相应复选框,在搜索范围中纳入相关联的共享云端硬盘。
  • 您可以先使用保险柜查找共享云端硬盘,然后在选定的共享云端硬盘中搜索文件。
云端硬盘中文件的哪个部分是可以搜索的?

您可以搜索出现在文件名和文件内容中的字词和短语。保险柜会将文本文件的前 100 页内容和图片 PDF 的前 10 页文字编入索引。

您可以搜索下列类型的文件中的文字:

注意:G Suite 政府版客户无法搜索文件内容,但可以搜索文件名和其他文件属性。

保险柜不会将视频、音频、图片或二进制文件编入索引。

对于云端硬盘,通过保险柜可以预览哪些类型的文件?

您可以预览这些文件:

  • Google 文件,例如 Google 文档、表格、幻灯片和绘图
  • 用户上传的文件,例如 .docx、.pdf 和 .xslx
搜索和导出云端硬盘文件时,可能不包含链接的文件

用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如,用户在 Google 文档中撰写内容时,可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。每当电子表格更新时,文档中的图表也会更新。

当您在云端硬盘中搜索文件时,保险柜只会返回符合搜索条件的文件。如果这些文件包含的链接文件不在您的查询范围内,则搜索结果中就不会纳入链接的文件。

我可以搜索文档的历史修订记录吗?

不可以。您目前只能搜索文件的最新版本。但是,您可以在搜索时输入版本日期。此操作会检索每个文件的快照,而快照显示了指定日期结束前文件的所有更改。只有 Google 文档、表格、幻灯片和绘图支持版本设置功能。
文件的版本历史记录不会包含对以下内容的更改:

  • 标题
  • 共享对象
  • 评论(仅包含最新版本的未解决评论)
保险柜可以针对整个网域搜索 Google 云端硬盘吗?

对于 Google 云端硬盘,保险柜可搜索多达 5000 位用户(单位部门的各个用户或成员)。

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