คุณจะระบุเขตเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ จากนั้นห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลานั้นในการกำหนดช่วงของวันที่ในการแสดงและส่งออกผลการค้นหานั้น
สำคัญ: การค้นหาอาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ในบางเขตเวลา ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ระยะเวลาการส่ง Gmail และข้อความจาก Groups จะปัดเศษขึ้น เนื่องจากวิธีการจัดเก็บและเข้าถึงข้อความบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google ดังนั้นข้อความที่ส่ง เช่น ในวันที่ 31 ธันวาคม เวลา 23.30 น. จะรวมอยู่ในห้องนิรภัยสำหรับการค้นหาที่เริ่มในวันที่ 1 มกราคม การปัดเศษนี้ไม่ส่งผลต่อการค้นหาในไดรฟ์
ถ้าการค้นหารวมวันที่ไว้ด้วย ขอบเขตการค้นหาจะเป็นดังนี้
| Gmail และ Groups | ไดรฟ์ | |
|---|---|---|
| เริ่ม | 23:30:00 น. (วันก่อนหน้า) |
24:00:00 น. |
| สิ้นสุด | 24:29:59 น. (วันถัดไป) |
23:59:59 น. |
หากคุณไม่ได้เลือกเขตเวลาในการค้นหา ห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลาของคอมพิวเตอร์
เวลาออมแสง
คุณอาจต้องปรับเขตเวลาให้ตรงกับการเปลี่ยนเวลาออมแสง เช่น ถ้ากำลังค้นหาไฟล์ที่ผู้ใช้ในนิวยอร์กสร้างไว้ โปรดทำดังนี้
-
เลือก GMT-5 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคมถึง 31 มกราคม (ใช้เวลามาตรฐาน)
- เลือก GMT-4 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายนถึง 31 กรกฎาคม (ใช้เวลาออมแสง)
เขตเวลาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผลการค้นหาไม่ถูกต้องได้
เขตเวลาที่เลือกอาจเปลี่ยนแปลงผลการค้นหาได้ เช่น ถ้าคุณค้นหาข้อความจากพนักงานในฝรั่งเศส (GMT+1) โดยใช้เขตเวลาแปซิฟิก (GMT-8) ช่วงเวลาการค้นหาที่ใช้จะเริ่มจาก 16.00 น. ของวันก่อนวันที่เริ่มต้นจนถึง 15.59 น. ของวันที่สิ้นสุดที่เลือกไว้
คุณอาจต้องพิจารณาสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาที่ทำ
- ค้นหาหลายครั้ง หากข้อมูลที่ค้นหานั้นสร้างจากผู้ใช้ที่อยู่ในเขตเวลาหลายเขต
- ใช้เขตเวลาที่สำนักงานใหญ่ขององค์กรตั้งอยู่ หากผู้ที่ทำการค้นหาอยู่ในเขตเวลาอื่น
- ใช้เขตเวลาที่ระบุในคำสั่งศาลหรือเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา
- ตรวจสอบช่วงเวลาของปีและความจำเป็นในการปรับเขตเวลาให้เหมาะสมกับเวลาออมแสง
ตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าเขตเวลามีผลต่อผลการค้นหาอย่างไร องค์กรของคุณต้องระบุกลยุทธ์ในการค้นหาของตัวเองเพื่อรองรับผลกระทบจากเขตเวลาและเวลาออมแสงในผลการค้นหา
บางครั้งการค้นหาจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด เนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้
- ห้องนิรภัยจะค้นหาบัญชีขณะซิงค์ข้อมูลไม่ได้ ปัญหานี้เป็นปัญหาชั่วคราว และข้อมูลควรใช้งานได้ภายในเวลาประมาณ 10 นาที หากยังใช้บัญชีไม่ได้ โปรดติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือ
- ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้ ถ้าการค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ ถ้าเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น ให้จำกัดคำที่ใช้ในการค้นหาเพื่อให้การค้นหาเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้า subj:อา* คืนผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:อาหาร* (เพื่อค้นหา "อาหาร") และ subj:อากา* (เพื่อค้นหา "อาการ" และ "อากาศ")
ใช้ฟีเจอร์การนับเพื่อประเมินขอบเขตของการค้นหาก่อนจะส่งการค้นหาใน Gmail ป้อนข้อความค้นหาและคลิกนับ หลังจากนับเสร็จแล้ว ห้องนิรภัยจะแสดงข้อมูลต่อไปนี้
- จำนวนบัญชีที่ค้นหา
- ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหา
- จำนวนข้อความที่ตรงกับคำค้นหา
- จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน
หมายเหตุ: ระบบจะนับข้อความเป็น 2 ครั้ง เช่น หาก john@solarmora.com ส่งข้อความถึง jane@solarmora.com ห้องนิรภัยจะนับข้อความนั้น 2 ครั้ง เพราะมีข้อความอยู่ในกล่องจดหมายทั้งสองกล่อง เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความถึงบุคคลที่อยู่นอกโดเมน ข้อความนั้นจะนับเพียงครั้งเดียว
คุณดาวน์โหลดไฟล์ CSV ที่มีบัญชีและจำนวนข้อความทั้งหมดสำหรับการค้นหาได้ ไฟล์นี้ประกอบด้วย
- วันที่และเวลา
- คำค้นหาที่สร้างจำนวน
- จำนวนบัญชีที่ค้นหา
- จำนวนบัญชีที่ไม่สามารถค้นหาได้
- จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน
- อีเมลและชื่อของแต่ละบัญชีที่มีข้อมูลตรงกัน
- จำนวนข้อความที่ตรงกันจากแต่ละบัญชี
ห้องนิรภัยรองรับ Hangouts Chat แบบคลาสสิกที่สร้างหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 แบบเต็มรูปแบบ คุณจะเก็บรักษา เก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี ค้นหา และส่งออกแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกที่เปิดการบันทึกประวัติไว้ได้
สำหรับแชทที่เกิดขึ้นก่อนวันที่นี้
- คุณสามารถค้นหา ส่งออก และเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีได้เฉพาะแชทที่เปิดการบันทึกเท่านั้น
- ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษากับข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิกได้ไม่ถูกต้อง
ห้องนิรภัยยังรองรับ Google Chat อย่างเต็มรูปแบบด้วย
- Hangouts แบบคลาสสิก: ผู้ดูแลระบบควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการบันทึกประวัติ ห้องนิรภัยจะเก็บการแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกทั้งหมดที่เกิดขึ้นหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 ได้โดยเปิดประวัติไว้
- Google Talk: ผู้ดูแลระบบจะกำหนดให้แชทเป็น "ปิดการบันทึก" ได้เพียงอย่างเดียว และจะปิดใช้ประวัติการแชทได้
กรณีนี้จะไม่มีผลกับห้องนิรภัย แต่ผู้ใช้ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจนเต็มขีดจำกัดจะรับส่งข้อความอีเมลใหม่ไม่ได้อีก และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของบัญชีอาจลดลง
สำหรับข้อมูลที่ลบก่อนหน้านี้ไม่เกิน 25 วัน เราขอแนะนำให้คุณใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อกู้คืนข้อมูล Google ไดรฟ์หรือ Gmail ของผู้ใช้
หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -label:^r_ad ในข้อความค้นหา
หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่ถูกลบทิ้ง ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -(label:^deleted AND label:drafts) ในข้อความค้นหา
ได้ เมื่อค้นหา ให้เลือกหน่วยขององค์กร จากนั้นเลือกหน่วยขององค์กรที่จะค้นหา โดยจะเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดไม่ได้และจะเพิ่มบัญชีผู้ใช้แต่ละรายการในการค้นหาตามหน่วยขององค์กรไม่ได้เช่นกัน แต่คุณยังจะระบุช่วงวันที่และข้อความค้นหาได้อีกด้วย
เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -label:^admin_quarantine ในข้อความค้นหา
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ